خزينة المستندات

محرك الأقراص المشترك هو تخزين. منطقة المستندات هي تخزين بالإضافة إلى المعلومات التي تجعل كل ملف يمكن العثور عليه بعد عامين. يحتفظ IDup بالملفات في مجلدات ويربط نفس المجلد بالعميل أو المشروع أو الفاتورة التي ينتمي إليها.

خطوة بخطوة

1. فتح إدارة الوثائق. يتم إنشاء التخزين الخاص بك في المرة الأولى التي تفتحه فيها.
2. انقر مجلد جديد، أو سحب الملفات إلى الصفحة لتحميل عدة ملفات مرة واحدة.
3. استخدام مجلد من قالب لهيكل جاهز. توجد ثلاثة قوالب: مشروع البناء, المستأجر و عام العميل. يمكنك إنشاء خاص بك تحت إدارة القوالب.
4. اربط المجلد بعميل أو مشروع أو فاتورة أو عرض سعر أو عقد أو عميل محتمل ضمن روابط. يظهر نفس المجلد بعد ذلك في ذلك السجل بدون نسخة.
5. إضافة التسميات. ابحث بالاسم أو العلامة أو النص داخل ملفات PDF.

الإصدارات

قم بتحميل ملف بنفس الاسم إلى نفس المجلد ليصبح نسخة جديدة. يبقى القديم متاحًا. استخدم استعادة للعودة.

من يرى ماذا

• تحت الوصول مجلد مفتوح لجميع الموظفين الذين لديهم إذن الوصول إلى المستند، أو فقط لموظفين وأدوار محددة. ترث المجلدات الفرعية هذا.
• ضع علامة مرئي للعملاء في البوابة لمشاركة مجلد مع عميل. يمكنهم فقط العرض والتنزيل.
• الملفات الموجودة في سجل العميل تظهر في شجرة المجلدات كرابط. لا يتم نسخها.

حفظ ملفات PDF تلقائيًا

في الإعدادات يمكنك حفظ ملف PDF لفاتورة أو عرض سعر عند إرساله، وحفظ العقد بعد توقيعه. يعمل ذلك فقط إذا كان المجلد الفرعي المطابق موجوداً لهذا العميل أو المشروع. يمكنك أيضاً إنشاء مجلد من قالب لكل مشروع جديد.

المشاركة والتوقيع

انقر جديد ثم عرض كلاسيكي للمشاركة، التوقيع الإلكتروني، سير العمل للموافقة والتذكيرات.

تُحسب الملفات ضمن حد التخزين لخطة اشتراكك.

المناطق ذات الصلة

• حافظ الملفات — تخزين سريع بدون هيكل المجلدات.
• جدول بيانات عبر الإنترنت — جداول البيانات المعدلة داخل مساحة العمل.
• مسح وتخزين المستندات — تصوير مستند وتقديمه.