Penyimpanan dokumen
Satu tempat untuk file perusahaan, dengan folder, template, label, dan tautan ke pelanggan dan proyek.
Drive bersama adalah penyimpanan. Area dokumen adalah penyimpanan plus informasi yang membuat setiap file dapat ditemukan dalam dua tahun. IDup menyimpan file dalam folder dan menghubungkan folder yang sama ke pelanggan, proyek, atau faktur yang sesuai.
Langkah demi langkah
- Buka Manajemen dokumen. Penyimpanan Anda dibuat saat pertama kali Anda membukanya.
- Klik Folder baru, atau seret file ke halaman untuk mengunggah beberapa sekaligus.
- Gunakan Folder dari template untuk struktur yang siap. Tiga templat tersedia: Proyek konstruksi, Penyewa dan Umum pelanggan. Anda dapat membuat sendiri di bawah Kelola template.
- Tautkan folder ke pelanggan, proyek, faktur, penawaran harga, kontrak, atau prospek di bawah Tautan. Folder yang sama kemudian muncul dalam catatan tersebut tanpa salinan.
- Tambah Label. Cari berdasarkan nama, label, atau teks di dalam PDF.
Versi
Unggah file dengan nama yang sama ke folder yang sama dan itu menjadi versi baru. Yang lama tetap tersedia. Gunakan Pulihkan untuk kembali.
Siapa yang melihat apa
- Di bawah Akses folder terbuka untuk semua staf dengan izin dokumen, atau hanya untuk staf dan peran tertentu. Subfolder mewarisi ini.
- Centang Terlihat oleh pelanggan di portal untuk berbagi folder dengan pelanggan. Mereka hanya dapat melihat dan mengunduh.
- File yang ada dalam catatan pelanggan ditampilkan dalam pohon folder sebagai tautan. Mereka tidak disalin.
Simpan PDF secara otomatis
Di Pengaturan Anda dapat menyimpan PDF faktur atau penawaran harga saat dikirim, dan kontrak setelah ditandatangani. Ini hanya berfungsi jika subfolder yang sesuai ada untuk pelanggan atau proyek tersebut. Anda juga dapat membuat folder dari template untuk setiap proyek baru.
Berbagi dan tanda tangan
Klik Baru dan kemudian Tampilan klasik untuk berbagi, tanda tangan elektronik, alur kerja persetujuan, dan pengingat.
File dihitung terhadap batas penyimpanan dari paket Anda.
Area terkait
- Penyimpan file — penyimpanan cepat tanpa struktur folder.
- Spreadsheet online — spreadsheet yang diedit di dalam ruang kerja.
- Pindai dan arsipkan dokumen — memotret dokumen dan menyimpannya.
Tidak ada yang dilacak — tombol hanya membuka pesan sehingga Anda dapat memberi tahu kami apa yang hilang.
