Dokumenthvelvet

En delt stasjon er lagring. Et dokumentområde er lagring pluss informasjonen som gjør hver fil søkbar om to år. IDup holder filene i mapper og kobler den samme mappen til kunden, prosjektet eller fakturaen den tilhører.

Trinn for trinn

1. Åpen Dokumenthåndtering. Lagringen din opprettes første gang du åpner den.
2. Klikk Ny mappe, eller dra filer inn på siden for å laste opp flere samtidig.
3. Bruk Mappe fra mal for en klar struktur. Tre maler finnes: Byggeprosjekt, Leietaker og Kundegenerelt. Du kan lage din egen under Administrer maler.
4. Koble mappen til en kunde, et prosjekt, en faktura, et tilbud, en kontrakt eller en lead under Lenker. Den samme mappen vises deretter i den posten uten en kopi.
5. Legg til Etiketter. Søk etter navn, etikett eller teksten inne i PDF-er.

Versjoner

Last opp en fil med samme navn til samme mappe, og det blir en ny versjon. Den gamle forblir tilgjengelig. Bruk Gjenopprett for å gå tilbake.

Hvem ser hva

• Under Tilgang en mappe er åpen for alle ansatte med dokumenttillatelse, eller kun for utvalgte ansatte og roller. Undermapper arver dette.
• Hake Synlig for kunder i portalen for å dele en mappe med en kunde. De kan bare se og laste ned.
• Filer som ligger i en kundepost vises i mappetreet som en lenke. De kopieres ikke.

Lagre PDF-er automatisk

Inn Innstillinger du kan få PDF-en av en faktura eller et tilbud lagret når du sender den, og en kontrakt etter at den er signert. Dette fungerer bare hvis den tilhørende undermappen finnes for kunden eller prosjektet. Du kan også få bygget en mappe fra en mal for hvert nytt prosjekt.

Deling og signatur

Klikk Ny og deretter Klassisk visning for deling, e-signatur, godkjenningsflyt og påminnelser.

Filer teller mot lagringsgrensen for din plan.

Relaterte områder

• Filbesparer — rask lagring uten mappestruktur.
• Regneark online — regneark redigert inne i arbeidsområdet.
• Skann og arkiver dokumenter — fotografer et dokument og få det arkivert.