Kasaforta e dokumenteve

Një disk i përbashkët është ruajtje. Një zonë dokumentesh është ruajtje plus informacioni që bën çdo skedar të gjendet pas dy vitesh. IDup i mban skedarët në dosje dhe lidh të njëjtën dosje me klientin, projektin ose faturën që i përket.

Hap pas hapi

1. Hap Menaxhimi i dokumenteve. Ruajtja juaj krijohet herën e parë që e hapni.
2. Klikoni Dosje e re, ose tërhiqni skedarët në faqe për të ngarkuar disa njëherësh.
3. Përdorni Dosje nga modeli për një strukturë të gatshme. Ekzistojnë tre shabllone: Projekt ndërtimi, Qiramarrësi dhe Klienti i përgjithshëm. Ju mund të krijoni tuajin nën Menaxhoni shabllonet.
4. Lidhni dosjen me një klient, projekt, faturë, ofertë, kontratë ose klient të mundshëm te Lidhjet. Dosja e njëjtë pastaj shfaqet në atë rekord pa një kopje.
5. Shto Etiketa. Kërkoni sipas emrit, etiketës ose tekstit brenda PDF-ve.

Versione

Ngarkoni një skedar me të njëjtin emër në të njëjtën dosje dhe ai bëhet një version i ri. I vjetri mbetet i disponueshëm. Përdorni Rikthe për t'u kthyer.

Kush sheh çfarë

• Nën Qasje një dosje është e hapur për të gjithë stafin me lejen e dokumentit, ose vetëm për stafin dhe rolet e përzgjedhura. Nëndosjet e trashëgojnë këtë.
• Shëno E dukshme për klientët në portal për të ndarë një dosje me një klient. Ata mund të shikojnë dhe shkarkojnë vetëm.
• Skedarët që ndodhen në një regjistër klienti shfaqen në pemën e dosjeve si një lidhje. Ata nuk kopjohen.

Ruaj PDF-të automatikisht

Në Vendosjet mund ta ruani PDF-në e një fature ose oferte kur e dërgoni, dhe të një kontrate pasi të nënshkruhet. Kjo funksionon vetëm nëse ekziston nënfolderi përkatës për atë klient ose projekt. Mund të ndërtoni gjithashtu një folder nga një shabllon për çdo projekt të ri.

Ndarja dhe nënshkrimi

Klikoni E re dhe pastaj Pamje klasike për ndarjen, nënshkrimin elektronik, rrjedhën e miratimit dhe kujtuesit.

Skedarët llogariten drejt kufirit të ruajtjes së planit tuaj.

Zonat e lidhura

• Ruajtës i skedarëve — ruajtje e shpejtë pa strukturën e dosjeve.
• Fletëllogaritje online — tabela të dhënash të redaktuara brenda hapësirës së punës.
• Skanoni dhe arkivoni dokumentet — fotografoni një dokument dhe e arkivoni.