Datenschutzerklärung
Ihre Daten, einfach erklärt

Zuletzt aktualisiert: 21. September 2026

IDup nimmt den Schutz Ihrer Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher Grundlage und wie lange – auf der Website idup.com, auf der Plattform login.idup.com, im AI Studio ai.idup.com und in der IDup-App für iOS und Android.

1. Verantwortlicher und Kontakt

2. Geltungsbereich und Rollen

2.1 Diese Richtlinie gilt für alle IDup-Dienste. Das schweizerische Datenschutzgesetz (revDSG) ist massgebend. Für Personen in der EU und im EWR gilt ergänzend die DSGVO; weitere Informationen finden Sie auf unserer DSGVO-Seite.

2.2 Für die Website, die Registrierung, die Abrechnung, den Support und den Betrieb der Plattform ist IDup verantwortliche Person.

2.3 Für die Inhalte, die Kundinnen und Kunden in ihrer eigenen Umgebung bearbeiten – Kundendaten, Buchhaltung, Mitarbeitende, Nachrichten, Dokumente –, ist die jeweilige Kundin oder der jeweilige Kunde verantwortliche Person. IDup ist insoweit Auftragsbearbeiterin und handelt nur auf Weisung. Es gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Fragen zu solchen Daten richten Sie bitte an die Firma, welche die Umgebung betreibt.

3. Daten, die wir verarbeiten

• Stammdaten: Name, Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache, Rolle, Abonnement.
• Zugriffs- und Sicherheitsdaten: Benutzername, Passwort-Hash, Zwei-Faktor-Attribute, Sitzungen, Geräte- und Browserinformationen, IP-Adresse, Anmelde- und Abmeldezeiten.
• Vertrags- und Zahlungsdaten: Abonnement, Mengen, Rechnungen, Zahlungsstatus, Zahlungsmethode (nur Referenz), Mahnungen.
• Inhaltsdaten: alles, was Sie im Dienst erfassen oder hochladen – Belege, Rechnungen, Verträge, Dokumente, Kontakte, Aufgaben, Termine, Arbeitszeiten, Nachrichten.
• Kommunikationsdaten: Supportanfragen, E-Mails, Chatnachrichten, Einladungen.
• Nutzungsdaten: aufgerufene Seiten und Funktionen, Zeitstempel, Fehler- und Protokolldaten, Push- Tokens.
• Website-Daten: Server-Protokolle, Statistikdaten, Formulareingaben, gewählte Sprache.

Wir verarbeiten sensible personenbezogene Daten nur, wenn Sie oder Ihr Unternehmen sie im Service erfassen – in diesem Fall als Auftragsverarbeiter – oder wenn Sie sie uns selbst offenlegen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel über den Abmeldelink in jeder Marketing-E-Mail oder indem Sie an info@idup.com schreiben.

5. Die Website idup.com

5.1 Server-Protokolle. Beim Zugriff auf die Seite protokollieren wir die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die angeforderte Adresse, den Statuscode, das übertragene Volumen, die verweisende Seite sowie Browser- und Systemdetails. Protokolle dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche, werden täglich rotiert und nach 90 Tagen gelöscht.

5.2 Statistik. Wir verwenden Google Analytics 4 (Property G-L1M46D59XK). Cookies werden gesetzt und pseudonymisierte Nutzungsdaten ausgewertet. Die IP-Adresse wird gekürzt. Einzelheiten und die gesetzten Cookies sind in der Cookie-Richtlinie aufgeführt. Sie können die Erfassung mit dem Browser-Add-on von Google oder über die Einstellungen Ihres Browsers verhindern.

5.3 Kontakt- und Newsletter-Formular. Ihre Eingaben werden übermittelt und in unserem System gespeichert. Wenn Sie auch das Newsletter-Kästchen ankreuzen, übermitteln wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an systeme.io und kennzeichnen den Eintrag mit "IDup.com Newsletter". Ohne dieses Häkchen erfolgt keine Übertragung an systeme.io. Zur Spam-Vermeidung nutzen wir unsere eigene Methode ohne externen Dienst (verstecktes Feld und Zeitmessung).

5.4 Sprachumschaltung. Die Website wird mit GTranslate automatisch in 27 Sprachen übersetzt. Dabei wird der Seitentext an den Übersetzungsdienst übermittelt und Ihre Sprachwahl in einem Cookie gespeichert.

5.5 Schriften und Einbindungen. Die Website lädt Schriften von Google Fonts; dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Ferner werden Abzeichen der App-Stores von Apple und Google geladen.

6. Die Plattform login.idup.com und AI Studio ai.idup.com

6.1 Nach der Anmeldung setzen wir technisch notwendige Cookies für Sitzung und CSRF-Schutz. Sie werden für den Betrieb benötigt und lassen sich nicht abwählen.

6.2 Wir protokollieren sicherheitsrelevante Ereignisse – Anmeldungen, Geräte und Browser, aktive Sitzungen, Änderungen an Berechtigungen und Stammdaten. Diese Protokolle dienen der Nachvollziehbarkeit und der Abwehr von Missbrauch. Sie können Ihre aktiven Sitzungen im Konto einsehen und beenden.

6.3 Kundinnen und Kunden arbeiten in einer eigenen, getrennten Datenumgebung (Mandant). Ein Zugriff durch IDup erfolgt nur zur Behebung von Störungen, zur Sicherheit, auf Ihre Anweisung oder aufgrund gesetzlicher Pflicht – und immer nur durch dafür berechtigte Personen.

6.4 Echtzeit-Funktionen wie der Chat laufen über einen von IDup selbst betriebenen Dienst auf demselben Server. Die Nachrichteninhalte verlassen die Infrastruktur von IDup dabei nicht.

6.5 Wenn Sie eigene Konten von Drittanbietern verbinden – etwa WhatsApp Business, Facebook, Instagram, Google Kalender, Google Drive, YouTube oder ein Shop-System –, werden die dafür nötigen Daten mit dem jeweiligen Anbieter ausgetauscht. Diese Verbindungen stellen Sie selbst her und können sie jederzeit wieder trennen.

7. Die IDup-App für iOS und Android

7.1 Die App greift auf dieselben Daten zu wie die Plattform. Zusätzlich verarbeiten wir:

• Push-Tokens zur Zustellung von Benachrichtigungen (Apple APNs, Google Firebase Cloud Messaging);
• Absturz- und Fehlerberichte über Firebase Crashlytics – Gerätetyp, Betriebssystemversion, Zeit und technische Stack-Trace;
• Geräteberechtigungen, die Sie einzeln erteilen und jederzeit in den Systemeinstellungen widerrufen können: Kamera (Belegscannen, QR-Codes), Mikrofon (Sprachaufnahmen), Standort (standortbasierte Funktionen), Biometrie (Anmeldung mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung), Benachrichtigungen.

7.2 Ohne die entsprechende Berechtigung wird die jeweilige Funktion nicht ausgeführt. Die App überträgt keine Standortdaten im Hintergrund.

8. Künstliche Intelligenz

8.1 Für KI-Funktionen (IDup AI, AI Studio, Chatbots, Belegerkennung, Textvorschläge) übermitteln wir die jeweilige Eingabe und den zur Beantwortung nötigen Kontext an OpenAI. Nur die für die konkrete Anfrage benötigten Daten werden übermittelt.

8.2 Vor der Übermittlung werden sensible Felder soweit möglich automatisch unkenntlich gemacht; zudem ist die Zahl der einbezogenen Datensätze begrenzt. Geben Sie in Eingabefeldern dennoch keine Daten ein, deren Bekanntgabe Sie nicht verantworten können.

8.3 Gemäss den Bedingungen der eingesetzten Programmierschnittstelle werden die Eingaben nicht zum Training der Modelle verwendet.

8.4 KI-Ausgaben können falsch sein. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO bzw. Art. 21 revDSG statt; jede Ausgabe ist ein Vorschlag, über dessen Verwendung ein Mensch entscheidet.

9. Eingeladene Personen

9.1 Firmen können Mitarbeitende, Kontakte und Kundinnen und Kunden per E-Mail in den Dienst einladen. Die Einladung erfolgt im Namen der einladenden Firma, welche für die Rechtmässigkeit und die Herkunft der Kontaktdaten verantwortlich ist.

9.2 IDup versendet die Einladung technisch und speichert dafür E-Mail-Adresse, Name, den einmaligen Einladungs-Code, den Zeitpunkt sowie den Status. Ohne Aktivierung wird kein Konto eröffnet; nicht eingelöste Einladungen verfallen.

9.3 Aktivieren Sie die Einladung, entsteht Ihr persönliches, kostenloses Konto. Ihre persönlichen Daten sind von den Daten der einladenden Firma getrennt. Daten, die Sie im Auftrag der Firma erfassen – etwa Arbeitszeiten und geschäftliche Termine –, liegen in der Umgebung der Firma und unterstehen deren Verantwortung.

9.4 Sie können die Verbindung zur Firma jederzeit beenden und Ihr Konto jederzeit löschen.

10. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben Daten nur weiter, wo es für den Betrieb notwendig ist, Sie zugestimmt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Derzeit verwenden wir:

Darüber hinaus können Daten an Behörden, Gerichte, Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Inkassodienstleister übermittelt werden, wo dies gesetzlich zulässig und notwendig ist. Bei einer Umstrukturierung oder Übernahme können Daten an den Rechtsnachfolger übergehen.

Ein Zahlungsdienst von Datatrans AG (Schweiz) ist technisch vorbereitet, aber derzeit nicht in Betrieb; es werden keine Daten an Datatrans übermittelt.

11. Übermittlungen ins Ausland

11.1 Sämtliche Server von IDup stehen in Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg). Ihre Inhaltsdaten werden dort gespeichert.

11.2 Einzelne Anbieter gemäss Ziff. 10 bearbeiten Daten in den USA oder können von dort darauf zugreifen. Diese Übermittlungen stützen wir auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, auf das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie auf ergänzende Schutzmassnahmen (Verschlüsselung, Datensparsamkeit, Zweckbindung).

11.3 Der Bundesrat anerkennt nicht alle Zielländer als Staaten mit angemessenem Datenschutz. In diesen Fällen kann trotz der genannten Garantien ein Restrisiko bestehen, namentlich der Zugriff ausländischer Behörden.

12. Aufbewahrung und Löschung

• Konto- und Inhaltsdaten: für die Laufzeit des Vertrags. Nach Vertragsende bleiben die Daten 30 Tage lang für den Export verfügbar und werden spätestens 90 Tage nach Vertragsende gelöscht.
• Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: zehn Jahre (Art. 958f OR).
• Webserver-Protokolle: tägliche Rotation, Aufbewahrung 90 Tage.
• Anwendungs- und Sicherheitsprotokolle der Plattform (Anmeldungen, Sitzungen, Berechtigungsänderungen): bis zu zwölf Monate.
• Sitzungsdaten: bis zum Ende der Sitzung, spätestens nach acht Stunden.
• Zustellungsprotokolle für Website-E-Mails: 14 Tage.
• Newsletter-Daten: bis zum Widerruf der Einwilligung.
• Support-Korrespondenz: bis zu drei Jahre nach Abschluss des Anliegens.

Sicherungskopien werden im Rahmen der regulären Sicherungszyklen überschrieben. Daten, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden gesperrt statt gelöscht.

13. Datensicherheit

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Massnahmen: ausschliesslich verschlüsselte Übertragung (TLS), Passwörter als Hashes gespeichert, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen, separate Datenumgebungen pro Kunde, regelmässige Backups, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, kontinuierliches Patchen der verwendeten Software und Zugriff nur für Mitarbeiter, die ihn für ihre Arbeit benötigen. Niemand kann absolute Sicherheit garantieren.

14. Ihre Rechte

Innerhalb der Grenzen des anwendbaren Rechts haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenfreigabe und -übertragbarkeit sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung und auf Widerruf der Einwilligung.

Bitte schreiben Sie an info@idup.com. Aus Sicherheitsgründen können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen; bei komplexen Anfragen informieren wir Sie über eine Verlängerung.

Wenn Ihre Daten die Umgebung eines IDup-Kunden betreffen, leiten wir Ihre Anfrage an die zuständige Firma weiter oder verweisen Sie an diese.

Sie können eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einreichen. Personen in der EU oder im EWR können sich an ihre zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

15. Cookies

Die von uns verwendeten Cookies und vergleichbaren Speicher, mit Name, Anbieter, Zweck und Dauer, sind in der Cookie-Richtlinie beschrieben.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die gesetzlichen Anforderungen ändern. Die auf dieser Seite veröffentlichte Version gilt. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir zusätzlich registrierte Nutzer per E-Mail oder im Konto.

Diese Datenschutzerklärung existiert auf Deutsch und Englisch; Übersetzungen in andere Sprachen werden maschinell erstellt. Die deutsche Version ist massgebend.