Ρόλοι και δικαιώματα

Η ρύθμιση δικαιωμάτων ανά άτομο φαίνεται ευέλικτη αλλά γίνεται μη διαχειρίσιμη περίπου στον πέμπτο υπάλληλο, διότι κανείς δεν μπορεί να απαντήσει «ποιος μπορεί να δει τα τιμολόγια;» πλέον.

Βήμα προς βήμα

1. Ανοιχτό Ασφάλεια / διαχειριστής → Ρυθμίσεις → Ρόλοι.
2. Δημιουργήστε έναν ρόλο για κάθε είδος ατόμου που έχετε — για παράδειγμα γραφείο, πωλήσεις, τεχνικός, λογιστήριο.
3. Ορίστε τα δικαιώματα στον ρόλο. Οι περισσότερες περιοχές διακρίνουν προβολή, δημιουργία, επεξεργασία και διαγραφή, και πολλές διακρίνουν το «όλα» από το «δικά σας».
4. Αναθέστε τον ρόλο στο αρχείο κάθε ατόμου κάτω από Κεντρικό → Ομάδα.
5. Αλλάξτε τον ρόλο όταν αλλάζει η εργασία, αντί να επεξεργάζεστε τα δικαιώματα ενός ατόμου.

Τρεις αρχές που αξίζει να ακολουθήσετε

1. Ξεκινήστε στενά. Η προσθήκη ενός δικαιώματος όταν κάποιος το ζητά είναι εύκολη· η ανακάλυψη ότι όλοι μπορούσαν να διαγράψουν τιμολόγια δεν είναι.
2. Προτιμήστε το «δικό σας» από το «όλα» όταν η εργασία είναι προσωπική — δικές σας επαφές, δικές σας εργασίες, δικός σας χρόνος.
3. Αναθεωρήστε τους ρόλους όταν η ομάδα αλλάζει μορφή, όχι όταν κάτι πάει στραβά.

Δύο παραγόντων στην κορυφή

Οι ρόλοι αποφασίζουν τι μπορεί να κάνει κάποιος μόλις εισέλθει. Ασφάλεια / διαχειριστής → MFA αποφασίζει πόσο σίγουροι είστε ότι είναι αυτοί — διαχείριση MFA, αναφορές και ρυθμίσεις. Δείτε Συνδεθείτε με κωδικό e-mail.

Το υπόλοιπο της εγκατάστασης

Ασφάλεια / διαχειριστής → Ρύθμιση περιλαμβάνει επίσης προσωπικό, ενοικιαστές, βοήθεια, δυνητικούς πελάτες, οικονομικά, τύπους συμβάσεων, αιτήματα προσφοράς, ενότητες, πρότυπα e-mail, προσαρμοσμένα πεδία και GDPR. Ρυθμίσεις δίπλα σε αυτό είναι η διαμόρφωση για ολόκληρο τον χώρο εργασίας.