Όλα τα επιχειρηματικά σας έγγραφα, ασφαλή και άμεσα ανιχνεύσιμα. Το θησαυροφυλάκιο εγγράφων της IDup κρατά συμβόλαια, αποδείξεις, καταστάσεις και αρχεία κρυπτογραφημένα, οργανωμένα και ένα αναζήτηση μακριά — σε οποιαδήποτε συσκευή, οπουδήποτε.
Οι περισσότερες εταιρείες δεν χάνουν έγγραφα. Χάνουν την ικανότητα να τα βρουν. Το υπογεγραμμένο συμβόλαιο βρίσκεται στο γραμματοκιβώτιο κάποιου, η απόδειξη είναι μια φωτογραφία σε ένα τηλέφωνο, η τροποποιημένη έκδοση είναι σε έναν υπολογιστή, και το μόνο άτομο που ξέρει ποιο είναι το τρέχον έφυγε από την εταιρεία τον Μάρτιο. Όταν μια τράπεζα, ένας ελεγκτής ή ένας πελάτης κάνει μια απλή ερώτηση, η απάντηση κοστίζει μισή μέρα αναζήτησης — και μερικές φορές δεν φτάνει ποτέ.
Το IDup το λύνει δίνοντας σε κάθε έγγραφο ένα μέρος, μία έκδοση και ένα πλαίσιο. Ανεβάστε το, προωθήστε το, σαρώστε το ή αφήστε το να φτάσει αυτόματα από ένα τιμολόγιο, μια απόδειξη ή ένα υπογεγραμμένο συμβόλαιο — καταλήγει σε ένα κρυπτογραφημένο αρχείο, ετικετοποιημένο και πλήρως αναζητήσιμο, συνδεδεμένο με τον πελάτη, το έργο, το τιμολόγιο ή τον υπάλληλο στον οποίο ανήκει. Χρόνια αργότερα, το βρίσκετε σε δευτερόλεπτα, με όλο το ιστορικό του άθικτο και με δικαιώματα που διασφαλίζουν ότι μόνο οι σωστοί άνθρωποι το είδαν ποτέ.
Κρυπτογράφηση τραπεζικού επιπέδου κατά τη μεταφορά και σε κατάσταση ηρεμίας, σε ασφαλείς διακομιστές παγκοσμίως. Τα συμβόλαιά σας, τα αρχεία μισθοδοσίας και τα οικονομικά αρχεία προστατεύονται σε ένα πρότυπο που μπορείτε να καταγράψετε όταν ένας πελάτης ή ελεγκτής ρωτά πώς διαχειρίζεστε τα δεδομένα τους.
Βρείτε οποιοδήποτε έγγραφο σε δευτερόλεπτα με βάση το όνομα, τον πελάτη, την ημερομηνία, το ποσό ή τις λέξεις μέσα σε αυτό. Η αναζήτηση πλήρους κειμένου φτάνει και σε σαρωμένα PDF, οπότε μια απόδειξη από πριν τρία χρόνια είναι τόσο εύκολο να ανακτηθεί όσο το τιμολόγιο του χθες.
Συνδέστε αρχεία με πελάτες, τιμολόγια, έργα, εισιτήρια και υπαλλήλους ώστε κάθε έγγραφο να φέρει το πλαίσιο του. Δεν θα ξαναδείτε ποτέ ένα ορφανό PDF — βλέπετε το συμβόλαιο που ανήκει σε αυτόν τον πελάτη και την απόδειξη πίσω από αυτήν την κράτηση.
Τα έγγραφά σας στον υπολογιστή, το tablet και την εφαρμογή για κινητά, online και εν κινήσει. Ανακαλέστε μια υπογεγραμμένη συμφωνία σε μια συνάντηση με πελάτη ή στείλτε ένα αντίγραφο τιμολογίου από ένα εργοτάξιο χωρίς να επιστρέψετε στο γραφείο.
Όλα αποθηκεύονται, επισημαίνονται και είναι αναζητήσιμα — τέλος το ψάξιμο σε φακέλους, κοινόχρηστους δίσκους ή νήματα email για να βρείτε το ένα αρχείο που έχει σημασία τώρα. Τα έγγραφα εισέρχονται στο θησαυροφυλάκιο αυτόματα καθώς εργάζεστε: ένα τιμολόγιο που στέλνετε, μια απόδειξη που διαβάζει το AI, ένα συμβόλαιο που υπογράφει ένας πελάτης, μια μισθοδοσία που παράγει μια εκτέλεση.
Επειδή η αρχειοθέτηση γίνεται ως παραπροϊόν της κανονικής εργασίας αντί για ξεχωριστή αγγαρεία, το αρχείο παραμένει πλήρες. Δεν υπάρχει καθυστέρηση από χαλαρά αρχεία που περιμένουν να ταξινομηθούν “όταν ηρεμήσουν τα πράγματα”, και καμία στιγμή όπου ένα σημαντικό έγγραφο υπάρχει μόνο στο inbox ενός ατόμου.
Το ιστορικό εκδόσεων διατηρείται για κάθε αρχείο, ώστε να γνωρίζετε πάντα ποια έκδοση είναι τρέχουσα και τι άλλαξε. Τίποτα δεν αντικαθίσταται σιωπηλά, τίποτα δεν εξαφανίζεται ήσυχα, και η απάντηση στο “είναι αυτή η τελική;” σταματά να είναι μια ερώτηση που κάνετε σε έναν συνάδελφο.
Κρυπτογραφημένη αποθήκευση σε ασφαλείς διακομιστές παγκοσμίως κρατά τα ευαίσθητα έγγραφα ασφαλή και συμβατά με το GDPR — και σας δίνει μια άμεση απάντηση όταν ένας πελάτης ρωτά πού βρίσκονται φυσικά τα δεδομένα τους και ποιος μπορεί να τα φτάσει.
Οι λεπτομερείς άδειες αποφασίζουν ακριβώς ποιος βλέπει τι. Ο λογιστής σας έχει πρόσβαση στα οικονομικά αρχεία χωρίς να αγγίζει αρχεία HR, ένας διαχειριστής έργου βλέπει τα συμβόλαια για τα δικά του έργα, και ένας εξωτερικός διαχειριστής αποκτά δική του σύνδεση αντί για κοινόχρηστο κωδικό πρόσβασης. Η πρόσβαση είναι μια ρύθμιση, όχι μια χάρη.
Κάθε προβολή, μεταφόρτωση, αλλαγή και διαγραφή καταγράφεται, ώστε το αρχείο να είναι ανθεκτικό σε ελέγχους αντί απλώς τακτοποιημένο. Οι περίοδοι διατήρησης τηρούνται αυτόματα, και όταν είναι ώρα να αποδείξετε ότι ένα έγγραφο υπήρχε σε μια συγκεκριμένη μορφή σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, η απόδειξη είναι ήδη εκεί.
Τα έγγραφα συνδέονται με τον πελάτη, το τιμολόγιο ή το έργο στο οποίο ανήκουν — πάντα σε πλαίσιο. Ανοίξτε έναν πελάτη και βλέπετε κάθε σύμβαση, προσφορά, τιμολόγιο, απόδειξη και μήνυμα που πέρασε ποτέ μεταξύ σας, με σειρά, χωρίς να ανοίξετε δεύτερο σύστημα.
Αυτό το πλαίσιο είναι που μετατρέπει την αποθήκευση σε μοχλό. Μια διαφωνία για το εύρος επιλύεται ανοίγοντας την υπογεγραμμένη εκτίμηση. Μια ερώτηση για μια κράτηση απαντάται από την απόδειξη που επισυνάπτεται σε αυτήν. Η παράδοση σε ένα νέο μέλος της ομάδας διαρκεί λεπτά γιατί όλη η ιστορία είναι εκεί που βρίσκεται η εργασία.
Και επειδή το θησαυροφυλάκιο είναι μέρος της ίδιας πλατφόρμας με τη λογιστική σας, το CRM, τα έργα και το inbox, τίποτα δεν χρειάζεται να αντιγραφεί πουθενά. Μία μεταφόρτωση είναι ορατή παντού όπου είναι σχετική, με ένα σύνολο αδειών, μία έκδοση και ένα ίχνος ελέγχου.
Ένα θησαυροφυλάκιο εγγράφων λειτουργεί μόνο αν είναι πλήρες, και τα αρχεία παραμένουν πλήρη μόνο όταν κανείς δεν χρειάζεται να τα διατηρεί. Γι’ αυτό η αρχειοθέτηση στο IDup είναι παρενέργεια της εργασίας και όχι μια εργασία στη λίστα κάποιου.
Φωτογραφίστε μια απόδειξη και διαβάζεται, καταχωρείται και αποθηκεύεται με την εγγραφή. Στείλτε ένα τιμολόγιο και το PDF αρχειοθετείται στον πελάτη. Υπογράψτε ένα συμβόλαιο, εκτελέστε μισθοδοσία, κλείστε ένα εισιτήριο ή λάβετε αλληλογραφία στο ψηφιακό σας γραμματοκιβώτιο — το καθένα παράγει ένα έγγραφο που είναι ήδη επισημασμένο, συνδεδεμένο και αναζητήσιμο τη στιγμή που υπάρχει.
Το αποτέλεσμα είναι ένα αρχείο χωρίς κενά και χωρίς εκκρεμότητες. Δεν υπάρχει κουτί παπουτσιών, κανένας φάκελος “προς αρχειοθέτηση” και κανένα τριμηνιαίο Σαββατοκύριακο καθαρισμού — και όταν κάποιος ζητά απόδειξη για κάτι που συνέβη πριν από δεκαοκτώ μήνες, το παράγεις σε δευτερόλεπτα αντί να υποσχεθείς να ψάξεις.
Το θησαυροφυλάκιο εγγράφων είναι ένα μέρος της IDup, όχι ολόκληρο το προϊόν — και δεν πληρώνετε επιπλέον για το υπόλοιπο. Η ίδια σύνδεση σας δίνει λογιστική με AI λήψη αποδείξεων, τιμολόγηση και online πληρωμές, υποβολή φόρων και ετήσιες καταστάσεις, οικονομικές αναφορές, ένα πλήρες CRM με leads, εκτιμήσεις, συμβόλαια και έργα, ένα helpdesk, μια πύλη πελατών, διαχείριση υπαλλήλων και μισθοδοσίας, δικαιώματα και πολυενοικιαζόμενους χώρους εργασίας.
Σας προσφέρει επίσης το σύγχρονο επίπεδο που τα περισσότερα εργαλεία αποθήκευσης απλά δεν έχουν: το IDup AI ως βοηθό σε όλη την πλατφόρμα, ένα AI chatbot για την ιστοσελίδα σας, αυτοματοποιημένες ροές εργασίας που εκτελούν επαναλαμβανόμενες εργασίες για εσάς, έναν πράκτορα κοινωνικών μέσων, καμπάνιες μάρκετινγκ και ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο που συγκεντρώνει WhatsApp, SMS, email και κοινωνικές συνομιλίες σε ένα μέρος.
Η πρακτική συνέπεια είναι ότι τα έγγραφά σας σταματούν να είναι ένα ξεχωριστό σύστημα προς συντήρηση. Βρίσκονται μέσα στη ροή εργασίας που τα δημιούργησε — σε επιτραπέζιο υπολογιστή και στην εφαρμογή για κινητά, συμβατό με το GDPR, σε ασφαλείς διακομιστές παγκοσμίως, σε 27 γλώσσες, χωρίς να απαιτείται προηγούμενη γνώση.
Emily J.
Το Σύστημα Θησαυροφυλακίου Εγγράφων έχει μεταμορφώσει τον τρόπο που διαχειριζόμαστε ευαίσθητα συμβόλαια πελατών. Τα χαρακτηριστικά ασφαλείας μας δίνουν πλήρη ηρεμία, και η εύκολη αναζήτηση μας εξοικονομεί ώρες κάθε εβδομάδα.
Μαρκ Τ.
Η δυνατότητα πρόσβασης στα αρχεία μας από οπουδήποτε έχει ενδυναμώσει το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό μας. Τα εργαλεία συνεργασίας καθιστούν απλό το μοίρασμα και την επεξεργασία εγγράφων χωρίς ανησυχία για συγκρούσεις εκδόσεων.
Ανίτα Σ.
Η συμμόρφωση είναι κρίσιμη για εμάς, και τα ίχνη ελέγχου και η κρυπτογράφηση αυτού του συστήματος μας βοήθησαν να περάσουμε κάθε κανονιστικό έλεγχο με ευκολία. Συνιστάται ανεπιφύλακτα για οποιονδήποτε ρυθμιζόμενο κλάδο.
Raj P.
Το Θησαυροφυλάκιο Εγγράφων έχει απλοποιήσει ολόκληρη τη ροή εργασίας εγγράφων μας. Από την αποθήκευση μέχρι την ανάκτηση και την κοινή χρήση, είναι διαισθητικό και ασφαλές, απαραίτητο για κάθε αναπτυσσόμενη επιχείρηση.
Το IDup ενοποιεί λογιστική, τιμολόγηση και πληρωμές, AI καταγραφή αποδείξεων, φορολογική δήλωση, ετήσιες καταστάσεις και οικονομικές αναφορές με ένα πλήρες CRM — leads, εκτιμήσεις και συμβόλαια, έργα, εισιτήρια, ημερολόγιο και πύλη πελατών. Πάνω από αυτά βρίσκεται το IDup AI, ένα AI chatbot, αυτοματισμοί και ένας πράκτορας κοινωνικών μέσων, ένα κοινόχρηστο inbox για WhatsApp, SMS, email και κοινωνικά δίκτυα, καμπάνιες μάρκετινγκ, διαχείριση υπαλλήλων και μισθοδοσίας, δικαιώματα, πολυενοικιαζόμενοι χώροι εργασίας, θησαυροφυλάκιο εγγράφων, πρόσβαση στο cloud και μια εφαρμογή για κινητά για iOS και Android.
Όλα λειτουργούν πίσω από μία σύνδεση, σε μία βάση δεδομένων, για μία τιμή — έτσι ώστε το τιμολόγιο που στέλνετε, η εγγραφή που καταχωρεί, ο πελάτης στον οποίο ανήκει και το έγγραφο που το αποδεικνύει να είναι η ίδια εγγραφή αντί για τέσσερα αποσυνδεδεμένα εργαλεία.
Οτιδήποτε παράγει ή λαμβάνει η επιχείρησή σας: συμβόλαια, προσφορές, αποδείξεις, λογαριασμοί προμηθευτών, τραπεζικές καταστάσεις, φορολογικά έγγραφα, αρχεία μισθοδοσίας, πιστοποιητικά, ασφαλιστήρια συμβόλαια, έγγραφα ταυτότητας, εικόνες και σαρώσεις. Μορφές όπως PDF, Word, Excel, JPG και PNG υποστηρίζονται εγγενώς και οι σαρωμένες σελίδες διαβάζονται ώστε το κείμενό τους να γίνεται αναζητήσιμο.
Τα έγγραφα μπορούν να φτάσουν με διάφορους τρόπους — μεταφορά και απόθεση, μεταφόρτωση από την εφαρμογή κινητού, φωτογράφηση με το τηλέφωνό σας, προώθηση μέσω email στο ψηφιακό σας γραμματοκιβώτιο ή δημιουργούνται αυτόματα από το IDup όταν στέλνετε ένα τιμολόγιο ή εκτελείτε μισθοδοσία. Στην πράξη, το μεγαλύτερο μέρος του αρχείου σας γεμίζει από μόνο του.
Τα αρχεία είναι κρυπτογραφημένα κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση και φυλάσσονται σε ασφαλείς διακομιστές παγκοσμίως. Η πρόσβαση ελέγχεται από λεπτομερείς ρόλους και δικαιώματα, ώστε κάθε άτομο στην ομάδα σας να φτάνει ακριβώς στα έγγραφα που απαιτεί ο ρόλος του και τίποτα περισσότερο.
Κάθε ενέργεια καταγράφεται σε ένα ίχνος ελέγχου — ποιος άνοιξε, άλλαξε, κατέβασε ή διέγραψε ένα αρχείο, και πότε. Αυτό καθιστά το αρχείο υπερασπίσιμο σε έναν έλεγχο ή μια διαμάχη, όχι απλώς οργανωμένο. Ευαίσθητα έγγραφα σταματούν να ταξιδεύουν μέσω συνημμένων email και προσωπικών δίσκων, όπου συνήθως σπάει η πραγματική προστασία δεδομένων.
Ναι. Αναζητήστε με βάση το όνομα αρχείου, τον πελάτη, το έργο, την ημερομηνία, το ποσό ή τις λέξεις μέσα στο έγγραφο. Η αναζήτηση πλήρους κειμένου καλύπτει σαρωμένα PDFs, ώστε μια απόδειξη που φωτογραφήθηκε πριν από δύο χρόνια να ανακτάται με το όνομα του προμηθευτή που είναι τυπωμένο πάνω της.
Επειδή κάθε αρχείο συνδέεται με την εγγραφή στην οποία ανήκει, μπορείτε επίσης να εργαστείτε αντίστροφα: ανοίξτε έναν πελάτη, ένα τιμολόγιο ή ένα έργο και δείτε κάθε σχετικό έγγραφο σε μια λίστα. Οι περισσότερες αναζητήσεις τελειώνουν πριν ξεκινήσουν, απλά επειδή το έγγραφο είναι ήδη εκεί που ψάχνετε.
Όχι. Το IDup είναι σχεδιασμένο ώστε να ξεκινήσετε αμέσως — δεν χρειάζεται υπόβαθρο λογιστικής ή IT. Η μεταφόρτωση ενός εγγράφου είναι τόσο απλή όσο η λήψη μιας φωτογραφίας, και η πλατφόρμα προτείνει πού ανήκει και τι είναι.
Η διεπαφή μιλά απλή γλώσσα αντί για ορολογία, και το IDup AI μπορεί να εξηγήσει οποιοδήποτε αριθμό, καταχώρηση ή έγγραφο σε μία πρόταση. Αν έχετε κρατήσει ποτέ αρχεία σε φακέλους, ήδη ξέρετε αρκετά για να διαχειριστείτε το αρχείο σας εδώ — μόνο που τώρα είναι κρυπτογραφημένο, αναζητήσιμο και μοιράζεται με ακριβώς τα άτομα που επιλέγετε.
Ναι. Το IDup είναι συμβατό με το GDPR, φιλοξενείται σε ασφαλείς, συμβατούς με το GDPR διακομιστές παγκοσμίως, με κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και σε κατάσταση ηρεμίας. Εσείς αποφασίζετε ακριβώς ποιος στην ομάδα σας βλέπει τι μέσω λεπτομερών ρόλων και αδειών, και κάθε αλλαγή είναι ανιχνεύσιμη.
Τα έγγραφα και οι αποδείξεις αποθηκεύονται σε ένα αρχείο ανθεκτικό σε έλεγχο, έτσι ώστε τα αποδεικτικά στοιχεία πίσω από μια κράτηση να είναι πάντα ανακτήσιμα χρόνια αργότερα. Επειδή όλα βρίσκονται σε μία πλατφόρμα, τα ευαίσθητα δεδομένα σταματούν να διασκορπίζονται σε γραμματοκιβώτια, USB drives και ιδιωτικούς φακέλους cloud.
Ναι, με τη δική τους είσοδο και το δικό τους επίπεδο δικαιωμάτων. Βλέπουν τα οικονομικά έγγραφα που χρειάζονται — αποδείξεις, τιμολόγια, καταστάσεις — χωρίς να αγγίζουν αρχεία HR ή δεδομένα πελατών που δεν τους αφορούν.
Αυτό αφαιρεί το ετήσιο τελετουργικό της συμπίεσης φακέλων και της αποστολής τους μέσω email τον Μάρτιο. Ο σύμβουλός σας εργάζεται σε ζωντανά έγγραφα συνδεδεμένα με ζωντανές κρατήσεις, κάνει λιγότερες ερωτήσεις και σας χρεώνει για κρίση αντί για ταξινόμηση.
Λεπτά, όχι μήνες. Δημιουργήστε τον λογαριασμό σας, ανεβάστε ή προωθήστε τα πρώτα σας έγγραφα και ξεκινήστε να εργάζεστε — δεν υπάρχει τίποτα να εγκαταστήσετε και κανένας διακομιστής να ρυθμίσετε. Οι υπάρχουσες δομές φακέλων μπορούν να μεταφερθούν όπως είναι.
Δεν χρειάζεται να μεταφέρετε χρόνια ιστορίας πριν αποκτήσετε αξία. Ξεκινήστε με την τρέχουσα περίοδο, προσθέστε παλαιότερα έγγραφα όποτε σας βολεύει και κάθε νέο αρχείο από σήμερα και μετά αρχειοθετείται ως μέρος της κανονικής εργασίας.
Πνευματικά δικαιώματα © 2026 - IDup. Όλα τα δικαιώματα διατηρούνται.
Χρησιμοποιούμε cookies
Χρησιμοποιούμε απαραίτητα cookies για τη λειτουργία αυτού του ιστότοπου. Με τη συγκατάθεσή σας, χρησιμοποιούμε επίσης το Google Analytics για να κατανοήσουμε πώς χρησιμοποιείται ο ιστότοπός μας. Μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή σας ανά πάσα στιγμή. Πολιτική Cookies · Πολιτική Απορρήτου
