Todos tus documentos de negocio, seguros y fácilmente localizables. La bóveda de documentos de IDup mantiene contratos, recibos, estados de cuenta y archivos encriptados, organizados y a un solo búsqueda — en cualquier dispositivo, en cualquier lugar.
La mayoría de las empresas no pierden documentos. Pierden la capacidad de encontrarlos. El contrato firmado está en el buzón de alguien, el recibo es una foto en un teléfono, la versión modificada está en un escritorio, y la única persona que sabe cuál es la actual dejó la empresa en marzo. Cuando un banco, un auditor o un cliente hace una pregunta simple, la respuesta cuesta medio día de búsqueda — y a veces nunca llega.
IDup termina con eso al dar a cada documento un lugar, una versión y un contexto. Súbelo, reenvíalo, escanéalo o deja que llegue automáticamente desde una factura, un recibo o un contrato firmado — aterriza en un archivo cifrado, etiquetado y buscable por texto completo, adjunto al cliente, proyecto, factura o empleado al que pertenece. Años después, lo encuentras en segundos, con su historial completo intacto y permisos que aseguran que solo las personas adecuadas lo hayan visto.
Cifrado de grado bancario en tránsito y en reposo, en servidores seguros en todo el mundo. Tus contratos, archivos de nómina y registros financieros están protegidos con un estándar que puedes documentar cuando un cliente o auditor pregunte cómo se maneja su información.
Encuentra cualquier documento en segundos por nombre, cliente, fecha, cantidad o las palabras dentro de él. La búsqueda de texto completo también alcanza PDFs escaneados, por lo que un recibo de hace tres años es tan fácil de recuperar como la factura de ayer.
Adjunta archivos a clientes, facturas, proyectos, tickets y empleados para que cada documento tenga su contexto. Nunca más verás un PDF huérfano — verás el contrato que pertenece a este cliente y el recibo detrás de esta reserva.
Tus documentos en el escritorio, tablet y la app móvil, en línea y en movimiento. Accede a un acuerdo firmado en una reunión con un cliente o envía una factura duplicada desde un sitio de construcción sin volver a la oficina.
Todo se almacena, etiqueta y es buscable — no más buscar en carpetas, unidades compartidas o hilos de correo para encontrar el archivo que importa ahora. Los documentos entran en la bóveda automáticamente mientras trabajas: una factura que envías, un recibo que la IA lee, un contrato que un cliente firma, una nómina que se produce.
Porque el archivo ocurre como un subproducto del trabajo normal en lugar de como una tarea separada, el archivo se mantiene completo. No hay retraso de archivos sueltos esperando ser ordenados “cuando las cosas se calmen”, y no hay momento en que un documento importante exista solo en la bandeja de entrada de una persona.
El historial de versiones se mantiene para cada archivo, por lo que siempre sabes cuál es la versión actual y qué cambió. Nada se sobrescribe en silencio, nada desaparece sin más, y la respuesta a “¿es esta la versión final?” deja de ser una pregunta que le haces a un colega.
El almacenamiento cifrado en servidores seguros en todo el mundo mantiene los documentos sensibles seguros y compatibles con GDPR — y te da una respuesta clara cuando un cliente pregunta dónde reside físicamente su información y quién puede acceder a ella.
Permisos granulares deciden exactamente quién ve qué. Tu contable accede a los registros financieros sin tocar archivos de RRHH, un gestor de proyectos ve los contratos de sus propios proyectos, y un fideicomisario externo obtiene su propio acceso en lugar de una contraseña compartida. El acceso es una configuración, no un favor.
Cada vista, carga, cambio y eliminación se registra, por lo que el archivo es a prueba de auditorías en lugar de simplemente ordenado. Los períodos de retención se respetan automáticamente, y cuando es el momento de demostrar que un documento existía en una cierta forma en una cierta fecha, la evidencia ya está ahí.
Los documentos están vinculados al cliente, factura o proyecto al que pertenecen — siempre en contexto. Abre un cliente y ves cada contrato, presupuesto, factura, recibo y mensaje que haya pasado entre vosotros, en orden, sin abrir un segundo sistema.
Ese contexto es lo que convierte el almacenamiento en apalancamiento. Una disputa sobre el alcance se resuelve abriendo el presupuesto firmado. Una pregunta sobre una reserva se responde con el recibo adjunto. Un traspaso a un nuevo miembro del equipo toma minutos porque toda la historia está donde está el trabajo.
Y como el almacén es parte de la misma plataforma que tu contabilidad, CRM, proyectos y bandeja de entrada, nada tiene que ser copiado a ningún lado. Una carga es visible en todas partes donde es relevante, con un conjunto de permisos, una versión y un rastro de auditoría.
Un archivo de documentos solo funciona si está completo, y los archivos permanecen completos solo cuando nadie tiene que mantenerlos. Por eso, archivar en IDup es un efecto secundario del trabajo en lugar de una tarea en la lista de alguien.
Fotografía un recibo y se lee, registra y almacena con la entrada. Envía una factura y el PDF se archiva contra el cliente. Firma un contrato, ejecuta la nómina, cierra un ticket o recibe correo en tu buzón digital — cada uno produce un documento que ya está etiquetado, vinculado y es buscable en el momento en que existe.
El resultado es un archivo sin huecos y sin retrasos. No hay caja de zapatos, ni carpeta de “por archivar” ni fin de semana de limpieza trimestral — y cuando alguien pide prueba de algo que ocurrió hace dieciocho meses, lo produces en segundos en lugar de prometer buscarlo.
La bóveda de documentos es una parte de IDup, no todo el producto — y no pagas extra por el resto. El mismo inicio de sesión te da contabilidad con captura de recibos por IA, facturación y pagos en línea, declaración de impuestos y estados anuales, informes financieros, un CRM completo con clientes potenciales, presupuestos, contratos y proyectos, un servicio de asistencia, un portal de clientes, gestión de empleados y nóminas, permisos y espacios de trabajo multiusuario.
También te ofrece la capa moderna que la mayoría de las herramientas de almacenamiento simplemente no tienen: IDup AI como asistente en toda la plataforma, un chatbot de IA para tu sitio web, flujos de trabajo automatizados que gestionan el trabajo recurrente por ti, un agente de redes sociales, campañas de marketing y un buzón compartido que reúne WhatsApp, SMS, correo electrónico y conversaciones sociales en un solo lugar.
El efecto práctico es que tus documentos dejan de ser un sistema separado para mantener. Se encuentran dentro del flujo de trabajo que los creó — en el escritorio y en la aplicación móvil, compatible con GDPR, en servidores seguros en todo el mundo, en 27 idiomas, sin necesidad de conocimientos previos.
Emily J.
El Sistema de Bóveda de Documentos ha transformado cómo gestionamos contratos sensibles de clientes. Las características de seguridad nos brindan total tranquilidad, y la búsqueda fácil nos ahorra horas cada semana.
Mark T.
Poder acceder a nuestros archivos desde cualquier lugar ha empoderado a nuestra fuerza laboral remota. Las herramientas de colaboración hacen que sea sencillo compartir y editar documentos sin preocuparse por conflictos de versiones.
Anita S.
El cumplimiento es crítico para nosotros, y las pistas de auditoría y el cifrado de este sistema nos han ayudado a pasar cada revisión regulatoria con facilidad. Altamente recomendado para cualquier industria regulada.
Raj P.
La Bóveda de Documentos ha optimizado todo nuestro flujo de trabajo de documentos. Desde el almacenamiento hasta la recuperación y el intercambio, es intuitivo y seguro, imprescindible para cualquier negocio en crecimiento.
IDup unifica contabilidad, facturación y pagos, captura de recibos con IA, declaración de impuestos, estados anuales e informes financieros con un CRM completo — leads, presupuestos y contratos, proyectos, tickets, calendario y un portal para clientes. Además, cuenta con IDup AI, un chatbot de IA, automatización y un agente de redes sociales, una bandeja de entrada compartida para WhatsApp, SMS, correo electrónico y redes sociales, campañas de marketing, gestión de empleados y nóminas, permisos, espacios de trabajo multiusuario, una bóveda de documentos, acceso en la nube y una app móvil para iOS y Android.
Todo funciona con un solo inicio de sesión, en una sola base de datos, por un solo precio — así que la factura que envías, el asiento que registra, el cliente al que pertenece y el documento que lo prueba son el mismo registro en lugar de cuatro herramientas desconectadas.
Cualquier cosa que tu empresa produzca o reciba: contratos, ofertas, recibos, facturas de proveedores, extractos bancarios, documentos fiscales, archivos de nómina, certificados, pólizas de seguro, documentos de identificación, imágenes y escaneos. Se manejan formatos como PDF, Word, Excel, JPG y PNG de forma nativa, y las páginas escaneadas se leen para que su texto sea buscable.
Los documentos pueden llegar de varias maneras — arrastrar y soltar, subir desde la aplicación móvil, fotografiar con tu teléfono, reenviar por correo electrónico a tu buzón digital, o generados automáticamente por IDup cuando envías una factura o ejecutas la nómina. En la práctica, la mayor parte de tu archivo se llena solo.
Los archivos están cifrados en tránsito y en reposo y se almacenan en servidores seguros en todo el mundo. El acceso está controlado por roles y permisos granulares, de modo que cada persona de tu equipo accede exactamente a los documentos que su rol requiere y nada más.
Cada acción se registra en un rastro de auditoría — quién abrió, cambió, descargó o eliminó un archivo, y cuándo. Eso hace que el archivo sea defendible en una auditoría o disputa, no solo organizado. Los documentos sensibles dejan de viajar a través de adjuntos de correo electrónico y unidades personales, que es donde la protección de datos en el mundo real suele fallar.
Sí. Busca por nombre de archivo, cliente, proyecto, fecha, cantidad o las palabras dentro del documento. La búsqueda de texto completo cubre PDFs escaneados, por lo que un recibo fotografiado hace dos años es recuperable por el nombre del proveedor impreso en él.
Porque cada archivo está vinculado al registro al que pertenece, también puedes trabajar al revés: abre un cliente, una factura o un proyecto y ve todos los documentos asociados en una lista. La mayoría de las búsquedas terminan antes de comenzar, simplemente porque el documento ya está donde estás buscando.
No. IDup está diseñado para que puedas empezar de inmediato — no necesitas experiencia en contabilidad o TI. Subir un documento es tan sencillo como tomar una foto, y la plataforma propone dónde pertenece y qué es.
La interfaz habla en lenguaje sencillo en lugar de jerga, y IDup AI puede explicar cualquier cifra, entrada o documento en una frase. Si alguna vez has guardado archivos en carpetas, ya sabes lo suficiente para gestionar tu archivo aquí — solo que ahora está cifrado, es buscable y se comparte con exactamente las personas que elijas.
Sí. IDup cumple con GDPR, alojado en servidores seguros y compatibles con GDPR en todo el mundo, con cifrado en tránsito y en reposo. Tú decides exactamente quién en tu equipo ve qué a través de roles y permisos granulares, y cada cambio es rastreable.
Documentos y recibos se almacenan en un archivo a prueba de auditorías, por lo que la evidencia detrás de una reserva siempre es recuperable años después. Como todo está en una sola plataforma, los datos sensibles dejan de estar dispersos en buzones de correo, unidades USB y carpetas en la nube privada.
Sí, con su propio inicio de sesión y nivel de permiso. Ven los documentos financieros que necesitan — recibos, facturas, extractos — sin tocar archivos de recursos humanos o datos de clientes que no les conciernen.
Eso elimina el ritual anual de comprimir carpetas y enviarlas por correo electrónico en marzo. Tu asesor trabaja en documentos en vivo adjuntos a reservas en vivo, hace menos preguntas y te factura por juicio en lugar de por ordenar.
Minutos, no meses. Crea tu cuenta, sube o reenvía tus primeros documentos y comienza a trabajar — no hay nada que instalar ni servidor que configurar. Las estructuras de carpetas existentes se pueden arrastrar tal como están.
No tienes que migrar años de historia antes de obtener valor. Empieza con el período actual, añade documentos antiguos cuando te convenga, y cada nuevo archivo desde hoy en adelante se archiva como parte del trabajo normal.
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