Kaikki liiketoimintadokumenttisi, turvassa ja heti löydettävissä. IDup’n dokumenttivarasto pitää sopimukset, kuitit, tiliotteet ja tiedostot salattuina, järjestettyinä ja yhden haun päässä — millä tahansa laitteella, missä tahansa.
Useimmat yritykset eivät menetä asiakirjoja. He menettävät kyvyn löytää ne. Allekirjoitettu sopimus on jonkun postilaatikossa, kuitti on valokuva puhelimessa, muutettu versio on työpöydällä, ja ainoa henkilö, joka tietää, mikä niistä on ajankohtainen, lähti yrityksestä maaliskuussa. Kun pankki, tilintarkastaja tai asiakas kysyy yksinkertaista kysymystä, vastaus maksaa puoli päivää etsintää — ja joskus se ei koskaan saavu lainkaan.
IDup lopettaa tämän antamalla jokaiselle asiakirjalle yhden paikan, yhden version ja yhden kontekstin. Lataa se, välitä se, skannaa se tai anna sen saapua automaattisesti laskusta, kuitista tai allekirjoitetusta sopimuksesta — se päätyy salattuun arkistoon, merkittynä ja täystekstihaettavana, liitettynä asiakkaaseen, projektiin, laskuun tai työntekijään, jolle se kuuluu. Vuosia myöhemmin löydät sen sekunneissa, täydellinen historia tallessa ja käyttöoikeudet varmistavat, että vain oikeat henkilöt ovat koskaan nähneet sen.
Pankkitason salaus siirron aikana ja levossa, turvallisilla palvelimilla maailmanlaajuisesti. Sopimuksesi, palkkatiedostosi ja talousasiakirjasi ovat suojattuja standardilla, jonka voit kirjata ylös, kun asiakas tai tarkastaja kysyy, miten heidän tietojaan käsitellään.
Löydä mikä tahansa asiakirja sekunneissa nimen, asiakkaan, päivämäärän, summan tai sisällön perusteella. Kokotekstihaku ulottuu myös skannattuihin PDF-tiedostoihin, joten kolmen vuoden takainen kuitti on yhtä helppo löytää kuin eilinen lasku.
Liitä tiedostoja asiakkaisiin, laskuihin, projekteihin, lippuihin ja työntekijöihin, jotta jokaisella asiakirjalla on kontekstinsa. Et koskaan näe orpoa PDF:ää enää — näet sopimuksen, joka kuuluu tälle asiakkaalle ja kuitin tämän varauksen takana.
Asiakirjasi työpöydällä, tabletilla ja mobiilisovelluksessa, verkossa ja liikkeellä. Hae allekirjoitettu sopimus asiakastapaamisessa tai lähetä kopiolasku rakennustyömaalta palaamatta toimistoon.
Kaikki tallennetaan, merkitään ja haetaan — ei enää kansioiden, jaettujen asemien tai sähköpostiketjujen penkomista löytääksesi sen yhden tärkeän tiedoston. Asiakirjat siirtyvät holviin automaattisesti työskennellessäsi: lähettämäsi lasku, AI:n lukema kuitti, asiakkaan allekirjoittama sopimus, palkanlaskennan tuottama palkkalaskelma.
Koska arkistointi tapahtuu normaalin työn sivutuotteena eikä erillisenä tehtävänä, arkisto pysyy täydellisenä. Ei ole irrallisten tiedostojen jonoa odottamassa lajittelua “kun asiat rauhoittuvat”, eikä hetkeä, jolloin tärkeä dokumentti on olemassa vain yhden henkilön postilaatikossa.
Versiohistoria säilytetään jokaiselle tiedostolle, joten tiedät aina, mikä versio on ajankohtainen ja mitä on muuttunut. Mitään ei ylikirjoiteta hiljaa, mitään ei katoa huomaamatta, ja vastaus kysymykseen “onko tämä lopullinen?” lakkaa olemasta kysymys, jonka esität kollegalle.
Salattu tallennus turvallisilla palvelimilla maailmanlaajuisesti pitää arkaluontoiset asiakirjat turvassa ja GDPR-yhteensopivina — ja antaa sinulle suoran vastauksen, kun asiakas kysyy, missä heidän tietonsa fyysisesti sijaitsevat ja kuka niihin pääsee käsiksi.
Tarkat käyttöoikeudet päättävät tarkalleen, kuka näkee mitä. Kirjanpitäjäsi pääsee talousasiakirjoihin koskematta HR-tiedostoihin, projektipäällikkö näkee omien projektiensa sopimukset, ja ulkopuolinen valvoja saa oman kirjautumisensa jaetun salasanan sijaan. Pääsy on asetus, ei palvelus.
Jokainen näkymä, lataus, muutos ja poisto kirjataan, joten arkisto on tarkastuskestävä eikä vain siisti. Säilytysajat huomioidaan automaattisesti, ja kun on aika todistaa, että dokumentti oli olemassa tietyssä muodossa tiettynä päivänä, todisteet ovat jo olemassa.
Asiakirjat linkitetään asiakkaaseen, laskuun tai projektiin, johon ne kuuluvat — aina kontekstissa. Avaa asiakas ja näet jokaisen sopimuksen, tarjouksen, laskun, kuitin ja viestin, joka on koskaan kulkenut välillänne, järjestyksessä, ilman toisen järjestelmän avaamista.
Tuo konteksti muuttaa tallennuksen vipuvoimaksi. Laajuudesta johtuva kiista ratkaistaan avaamalla allekirjoitettu arvio. Kysymys varauksesta vastataan siihen liitetyllä kuitilla. Uuden tiimin jäsenen perehdytys vie minuutteja, koska koko historia on siellä, missä työ on.
Ja koska holvi on osa samaa alustaa kuin kirjanpitosi, CRM:si, projektisi ja postilaatikkosi, mitään ei tarvitse kopioida minnekään. Yksi lataus on näkyvissä kaikkialla, missä se on merkityksellinen, yhdellä käyttöoikeusasetuksella, yhdellä versiolla ja yhdellä tarkistuspolulla.
Asiakirjavarasto toimii vain, jos se on täydellinen, ja arkistot pysyvät täydellisinä vain, kun kukaan ei joudu ylläpitämään niitä. Siksi IDupissa arkistointi on työn sivutuote eikä tehtävä jonkun listalla.
Valokuvaa kuitti ja se luetaan, kirjataan ja tallennetaan merkinnän yhteyteen. Lähetä lasku ja PDF arkistoidaan asiakasta vastaan. Allekirjoita sopimus, suorita palkanlaskenta, sulje tiketti tai vastaanota postia digitaalisessa postilaatikossasi — jokainen tuottaa asiakirjan, joka on jo merkitty, linkitetty ja haettavissa heti sen syntyessä.
Tuloksena on arkisto ilman aukkoja ja viivettä. Ei ole kenkälaatikkoa, ei “arkistoitavaa” kansiota eikä neljännesvuosittaista siivousviikonloppua — ja kun joku pyytää todisteita jostain, joka tapahtui kahdeksantoista kuukautta sitten, tuotat sen sekunneissa sen sijaan, että lupaisit etsiä.
Dokumenttivarasto on osa IDupia, ei koko tuote — etkä maksa ylimääräistä muusta. Sama kirjautuminen antaa sinulle kirjanpidon AI-kuittien tunnistuksella, laskutuksen ja verkkomaksut, verotuksen ja vuosiraportit, talousraportit, täydellisen CRM:n liideillä, tarjouksilla, sopimuksilla ja projekteilla, tukipalvelun, asiakasportaalin, työntekijä- ja palkkahallinnan, käyttöoikeudet ja monikäyttäjäympäristöt.
Se tarjoaa myös modernin kerroksen, jota useimmilta tallennustyökaluilta puuttuu: IDup AI avustajana koko alustalla, AI-chatbot verkkosivustollesi, automatisoidut työnkulut, jotka hoitavat toistuvat työt puolestasi, sosiaalisen median agentti, markkinointikampanjat ja jaettu postilaatikko, joka yhdistää WhatsAppin, SMS:n, sähköpostin ja sosiaaliset keskustelut yhteen paikkaan.
Käytännön vaikutus on, että asiakirjasi eivät enää ole erillinen ylläpidettävä järjestelmä. Ne ovat osa työnkulkua, joka ne loi — työpöydällä ja mobiilisovelluksessa, GDPR-yhteensopivana, turvallisilla palvelimilla maailmanlaajuisesti, 27 kielellä, ilman ennakkotietoja.
Emily J.
Document Vault System on muuttanut tapamme hallita arkaluonteisia asiakassopimuksia. Turvaominaisuudet antavat meille täydellisen mielenrauhan, ja helppo haku säästää meiltä tunteja joka viikko.
Mark T.
Mahdollisuus käyttää tiedostojamme mistä tahansa on voimaannuttanut etätyövoimaamme. Yhteistyötyökalut tekevät asiakirjojen jakamisesta ja muokkaamisesta yksinkertaista ilman huolta versioristiriidoista.
Anita S.
Yhteensopivuus on meille kriittistä, ja tämän järjestelmän audit trailit ja salaus ovat auttaneet meitä läpäisemään jokaisen sääntelytarkastuksen vaivatta. Suosittelen lämpimästi kaikille säännellyille toimialoille.
Raj P.
Document Vault on virtaviivaistanut koko asiakirjatyönkulkuamme. Tallennuksesta hakemiseen ja jakamiseen, se on intuitiivinen ja turvallinen, välttämätön kaikille kasvaville yrityksille.
IDup yhdistää kirjanpidon, laskutuksen ja maksut, AI-kuittien tallennuksen, veroilmoitukset, vuosikertomukset ja talousraportit täyteen CRM:ään — liidit, arviot ja sopimukset, projektit, tiketit, kalenterin ja asiakasportaalin. Tämän lisäksi on IDup AI, AI-chatbot, automaatio ja sosiaalisen median agentti, jaettu postilaatikko WhatsAppille, SMS:lle, sähköpostille ja sosiaaliselle medialle, markkinointikampanjat, työntekijöiden ja palkanlaskennan hallinta, käyttöoikeudet, monivuokralaisympäristöt, dokumenttivarasto, pilvipääsy ja mobiilisovellus iOS:lle ja Androidille.
Kaikki toimii yhden kirjautumisen takana, yhdellä tietokannalla, yhdellä hinnalla — joten lähettämäsi lasku, siitä tehty kirjaus, asiakas johon se kuuluu ja dokumentti joka sen todistaa ovat sama tietue neljän erillisen työkalun sijaan.
Kaikki, mitä yrityksesi tuottaa tai vastaanottaa: sopimukset, tarjoukset, kuitit, toimittajalaskut, tiliotteet, verodokumentit, palkkatiedostot, todistukset, vakuutuskäytännöt, henkilöllisyystodistukset, kuvat ja skannaukset. Formaatit kuten PDF, Word, Excel, JPG ja PNG käsitellään natiivisti, ja skannatut sivut luetaan, jotta niiden teksti tulee haettavaksi.
Asiakirjat voivat saapua useilla tavoilla — vedä ja pudota, lataa mobiilisovelluksesta, valokuvaa puhelimellasi, välitä sähköpostitse digitaaliseen postilaatikkoosi tai IDup luo ne automaattisesti, kun lähetät laskun tai suoritat palkanlaskennan. Käytännössä suurin osa arkistostasi täyttyy itsestään.
Tiedostot salataan siirron aikana ja levossa ja tallennetaan turvallisille palvelimille maailmanlaajuisesti. Pääsyä hallitaan tarkkojen roolien ja oikeuksien avulla, joten jokainen tiimisi jäsen pääsee juuri niihin asiakirjoihin, joita heidän roolinsa vaatii, eikä enempään.
Jokainen toiminto tallennetaan tarkastuspöytäkirjaan — kuka avasi, muutti, latasi tai poisti tiedoston, ja milloin. Tämä tekee arkistosta puolustettavan tarkastuksessa tai kiistassa, ei vain järjestetyn. Arkaluontoiset asiakirjat lakkaavat matkustamasta sähköpostiliitteiden ja henkilökohtaisten asemien kautta, mikä on yleensä se paikka, jossa tietosuoja murtuu.
Kyllä. Hae tiedoston nimellä, asiakkaalla, projektilla, päivämäärällä, summalla tai asiakirjan sisällä olevilla sanoilla. Kokotekstihaku kattaa skannatut PDF:t, joten kaksi vuotta sitten valokuvattu kuitti on haettavissa myyjän nimellä.
Koska jokainen tiedosto on linkitetty siihen liittyvään tietueeseen, voit myös työskennellä toisinpäin: avaa asiakas, lasku tai projekti ja näe kaikki siihen liittyvät dokumentit yhdessä listassa. Useimmat haut päättyvät ennen kuin ne alkavat, koska dokumentti on jo siellä, mistä etsit.
Ei. IDup on rakennettu niin, että voit aloittaa heti — et tarvitse kirjanpito- tai IT-taustaa. Asiakirjan lataaminen on yhtä helppoa kuin valokuvan ottaminen, ja alusta ehdottaa, mihin se kuuluu ja mitä se on.
Käyttöliittymä puhuu selkokieltä jargonin sijaan, ja IDup AI voi selittää minkä tahansa luvun, merkinnän tai asiakirjan yhdellä lauseella. Jos olet koskaan säilyttänyt tiedostoja kansioissa, osaat jo tarpeeksi hoitaaksesi arkistosi täällä — nyt se on vain salattu, haettavissa ja jaettu juuri niiden ihmisten kanssa, jotka valitset.
Kyllä. IDup on GDPR-yhteensopiva, isännöity turvallisilla, GDPR-yhteensopivilla palvelimilla maailmanlaajuisesti, salauksella siirrossa ja levossa. Sinä päätät tarkasti, kuka tiimissäsi näkee mitäkin yksityiskohtaisten roolien ja käyttöoikeuksien avulla, ja jokainen muutos on jäljitettävissä.
Asiakirjat ja kuitit tallennetaan tarkastuskestävään arkistoon, joten varauksen taustalla oleva näyttö on aina saatavilla vuosienkin jälkeen. Koska kaikki on yhdessä alustassa, arkaluontoinen data ei enää leviä postilaatikoihin, USB-tikuille ja yksityisiin pilvikansioihin.
Kyllä, omalla kirjautumisella ja omalla käyttöoikeustasolla. He näkevät tarvitsemansa talousasiakirjat — kuitit, laskut, tiliotteet — ilman, että he koskevat HR-tiedostoihin tai asiakastietoihin, jotka eivät heille kuulu.
Se poistaa vuosittaisen rituaalin kansioiden pakkaamisesta ja niiden lähettämisestä sähköpostitse maaliskuussa. Neuvonantajasi työskentelee reaaliaikaisilla asiakirjoilla, jotka on liitetty reaaliaikaisiin varauksiin, kysyy vähemmän kysymyksiä ja laskuttaa sinua arvostelusta eikä lajittelusta.
Minuutteja, ei kuukausia. Luo tilisi, lataa tai lähetä ensimmäiset asiakirjasi ja aloita työskentely — ei ole mitään asennettavaa eikä palvelinta konfiguroitavana. Olemassa olevat kansiorakenteet voidaan vetää sellaisenaan.
Sinun ei tarvitse siirtää vuosien historiaa ennen kuin saat arvoa. Aloita nykyisestä kaudesta, lisää vanhempia asiakirjoja aina kun se sopii sinulle, ja jokainen uusi tiedosto tästä päivästä eteenpäin arkistoituu osana normaalia työtä.
Tekijänoikeus © 2026 - IDup. Kaikki oikeudet pidätetään.
Käytämme evästeitä
Käytämme välttämättömiä evästeitä tämän verkkosivuston toimintaan. Suostumuksellasi käytämme myös Google Analyticsia ymmärtääksemme, miten verkkosivustoamme käytetään. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa. Evästekäytäntö · Tietosuojakäytäntö
