Alle Ihre Geschäftsdokumente, sicher und sofort auffindbar. Der Dokumentensafe von IDup hält Verträge, Belege, Kontoauszüge und Dateien verschlüsselt, organisiert und nur eine Suche entfernt — auf jedem Gerät, überall.
Die meisten Unternehmen verlieren keine Dokumente. Sie verlieren die Fähigkeit, sie zu finden. Der unterschriebene Vertrag ist in jemandes Mailbox, der Beleg ist ein Foto auf einem Handy, die geänderte Version ist auf einem Desktop, und die einzige Person, die weiss, welche Version aktuell ist, hat das Unternehmen im März verlassen. Wenn eine Bank, ein Prüfer oder ein Kunde eine einfache Frage stellt, kostet die Antwort einen halben Tag Suche — und manchmal kommt sie überhaupt nicht.
IDup beendet das, indem es jedem Dokument einen Platz, eine Version und einen Kontext gibt. Laden Sie es hoch, leiten Sie es weiter, scannen Sie es oder lassen Sie es automatisch von einer Rechnung, einem Beleg oder einem unterschriebenen Vertrag ankommen — es landet in einem verschlüsselten Archiv, getaggt und volltextdurchsuchbar, angehängt an den Kunden, das Projekt, die Rechnung oder den Mitarbeiter, zu dem es gehört. Jahre später finden Sie es in Sekunden, mit seiner vollständigen Historie intakt und Berechtigungen, die sicherstellen, dass nur die richtigen Personen es je gesehen haben.
Verschlüsselung auf Bankniveau bei der Übertragung und Speicherung, auf sicheren Servern weltweit. Ihre Verträge, Gehaltsdateien und Finanzunterlagen sind so geschützt, dass Sie es schriftlich festhalten können, wenn ein Kunde oder Prüfer fragt, wie seine Daten behandelt werden.
Finden Sie jedes Dokument in Sekunden nach Name, Kunde, Datum, Betrag oder den darin enthaltenen Wörtern. Die Volltextsuche erfasst auch gescannte PDFs, sodass ein Beleg von vor drei Jahren genauso leicht abzurufen ist wie die Rechnung von gestern.
Füge Dateien zu Kunden, Rechnungen, Projekten, Tickets und Mitarbeitern hinzu, damit jedes Dokument seinen Kontext hat. Du siehst nie wieder ein verwaistes PDF — du siehst den Vertrag, der zu diesem Kunden gehört, und den Beleg hinter dieser Buchung.
Ihre Dokumente auf Desktop, Tablet und der mobilen App, online und unterwegs. Ziehen Sie ein unterschriebenes Abkommen in einem Kundengespräch hervor oder senden Sie eine Duplikatrechnung von einer Baustelle aus, ohne ins Büro zurückzukehren.
Alles wird gespeichert, getaggt und durchsuchbar — kein Durchwühlen von Ordnern, gemeinsamen Laufwerken oder E-Mail-Threads mehr, um die eine Datei zu finden, die jetzt wichtig ist. Dokumente gelangen automatisch in den Tresor, während Sie arbeiten: eine Rechnung, die Sie senden, ein Beleg, den die KI liest, ein Vertrag, den ein Kunde unterschreibt, eine Gehaltsabrechnung, die ein Lauf erzeugt.
Da die Ablage als Nebenprodukt der normalen Arbeit erfolgt und nicht als separate Aufgabe, bleibt das Archiv vollständig. Es gibt keinen Rückstand an losen Dateien, die darauf warten, sortiert zu werden, „wenn es ruhiger wird“, und keinen Moment, in dem ein wichtiges Dokument nur in einer Person’s Posteingang existiert.
Die Versionshistorie wird für jede Datei gespeichert, sodass Sie immer wissen, welche Version aktuell ist und was sich geändert hat. Nichts wird stillschweigend überschrieben, nichts verschwindet leise, und die Frage “ist das die endgültige Version?” hört auf, eine Frage zu sein, die Sie einem Kollegen stellen.
Verschlüsselter Speicher auf sicheren Servern weltweit hält sensible Dokumente sicher und DSGVO-konform — und gibt Ihnen eine klare Antwort, wenn ein Kunde fragt, wo seine Daten physisch gespeichert sind und wer darauf zugreifen kann.
Granulare Berechtigungen entscheiden genau, wer was sieht. Ihr Buchhalter erreicht die Finanzunterlagen, ohne HR-Dateien zu berühren, ein Projektleiter sieht die Verträge für seine eigenen Projekte, und ein externer Treuhänder erhält einen eigenen Login anstelle eines geteilten Passworts. Zugriff ist eine Einstellung, kein Gefallen.
Jeder Zugriff, Upload, jede Änderung und Löschung wird protokolliert, sodass das Archiv prüfungssicher ist statt nur ordentlich. Aufbewahrungsfristen werden automatisch eingehalten, und wenn es Zeit ist zu beweisen, dass ein Dokument in einer bestimmten Form an einem bestimmten Datum existierte, sind die Beweise bereits vorhanden.
Dokumente sind mit dem Kunden, der Rechnung oder dem Projekt verknüpft, zu dem sie gehören — immer im Kontext. Öffnen Sie einen Kunden und Sie sehen jeden Vertrag, jedes Angebot, jede Rechnung, jeden Beleg und jede Nachricht, die jemals zwischen Ihnen ausgetauscht wurde, in der richtigen Reihenfolge, ohne ein zweites System zu öffnen.
Dieser Kontext verwandelt Speicherung in Hebelwirkung. Ein Streit über den Umfang wird durch das Öffnen des unterschriebenen Kostenvoranschlags beigelegt. Eine Frage zu einer Buchung wird durch den daran angehängten Beleg beantwortet. Eine Übergabe an ein neues Teammitglied dauert Minuten, weil die gesamte Historie dort ist, wo die Arbeit ist.
Und weil der Tresor Teil derselben Plattform wie Ihre Buchhaltung, CRM, Projekte und Postbox ist, muss nichts irgendwohin kopiert werden. Ein Upload ist überall dort sichtbar, wo er relevant ist, mit einem Satz Berechtigungen, einer Version und einem Prüfpfad.
Ein Dokumentenarchiv funktioniert nur, wenn es vollständig ist, und Archive bleiben nur vollständig, wenn niemand sie pflegen muss. Deshalb ist das Ablegen in IDup ein Nebeneffekt der Arbeit und keine Aufgabe auf jemandes Liste.
Fotografiere einen Beleg und er wird gelesen, gebucht und mit dem Eintrag gespeichert. Sende eine Rechnung und das PDF wird beim Kunden archiviert. Unterschreibe einen Vertrag, führe die Lohnabrechnung durch, schliesse ein Ticket oder erhalte Post in deinem digitalen Postfach — jedes erzeugt ein Dokument, das bereits getaggt, verknüpft und durchsuchbar ist, sobald es existiert.
Das Ergebnis ist ein Archiv ohne Lücken und Rückstände. Es gibt keine Schuhschachtel, keinen “abzuheften” Ordner und kein vierteljährliches Aufräumwochenende — und wenn jemand einen Nachweis für etwas verlangt, das vor achtzehn Monaten passiert ist, liefern Sie ihn in Sekunden statt zu versprechen, nachzusehen.
Das Dokumentenarchiv ist ein Teil von IDup, nicht das ganze Produkt — und Sie zahlen nicht extra für den Rest. Der gleiche Login bietet Ihnen Buchhaltung mit AI-Belegerfassung, Rechnungsstellung und Online-Zahlungen, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse, Finanzberichte, ein komplettes CRM mit Leads, Angeboten, Verträgen und Projekten, ein Helpdesk, ein Kundenportal, Mitarbeiter- und Lohnmanagement, Berechtigungen und Multi-Tenant-Arbeitsbereiche.
Es bietet Ihnen auch die moderne Ebene, die den meisten Speicher-Tools einfach fehlt: IDup AI als Assistent auf der gesamten Plattform, ein AI-Chatbot für Ihre Website, automatisierte Workflows, die wiederkehrende Arbeiten für Sie erledigen, ein Social-Media-Agent, Marketingkampagnen und ein gemeinsamer Posteingang, der WhatsApp, SMS, E-Mail und soziale Gespräche an einem Ort vereint.
Der praktische Effekt ist, dass Ihre Dokumente aufhören, ein separates System zu sein, das gepflegt werden muss. Sie befinden sich im Workflow, der sie erstellt hat — auf dem Desktop und in der mobilen App, DSGVO-konform, auf sicheren Servern weltweit, in 27 Sprachen, ohne Vorkenntnisse erforderlich.
Emily J.
Das Document Vault System hat unsere Verwaltung sensibler Kundenverträge revolutioniert. Die Sicherheitsfunktionen geben uns vollkommene Sicherheit, und die einfache Suche spart uns jede Woche Stunden.
Mark T.
Die Möglichkeit, von überall auf unsere Dateien zuzugreifen, hat unsere Remote-Mitarbeiter gestärkt. Die Kollaborationstools machen es einfach, Dokumente zu teilen und zu bearbeiten, ohne sich um Versionskonflikte zu sorgen.
Anita S.
Compliance ist für uns entscheidend, und die Audit-Trails und Verschlüsselung dieses Systems haben uns geholfen, jede regulatorische Überprüfung mühelos zu bestehen. Sehr empfehlenswert für jede regulierte Branche.
Raj P.
Das Document Vault hat unseren gesamten Dokumenten-Workflow optimiert. Von der Speicherung über die Abrufung bis hin zum Teilen ist es intuitiv und sicher – ein Muss für jedes wachsende Unternehmen.
IDup vereint Buchhaltung, Rechnungsstellung und Zahlungen, KI-Belegerfassung, Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Finanzberichte mit einem vollständigen CRM — Leads, Angebote und Verträge, Projekte, Tickets, Kalender und ein Kundenportal. Darüber hinaus bietet IDup AI, einen KI-Chatbot, Automatisierung und einen Social-Media-Agenten, einen gemeinsamen Posteingang für WhatsApp, SMS, E-Mail und Social Media, Marketingkampagnen, Mitarbeiter- und Lohnmanagement, Berechtigungen, Multi-Tenant-Arbeitsbereiche, ein Dokumentenarchiv, Cloud-Zugriff und eine mobile App für iOS und Android.
Alles läuft hinter einem Login, auf einer Datenbank, zu einem Preis — sodass die Rechnung, die Sie senden, der Eintrag, den sie bucht, der Kunde, zu dem sie gehört, und das Dokument, das sie beweist, derselbe Datensatz sind, anstatt vier getrennte Tools.
Alles, was Ihr Unternehmen produziert oder erhält: Verträge, Angebote, Quittungen, Lieferantenrechnungen, Kontoauszüge, Steuerdokumente, Gehaltsabrechnungen, Zertifikate, Versicherungspolicen, Ausweisdokumente, Bilder und Scans. Formate wie PDF, Word, Excel, JPG und PNG werden nativ verarbeitet, und gescannte Seiten werden gelesen, sodass ihr Text durchsuchbar wird.
Dokumente können auf verschiedene Weise ankommen — per Drag-and-Drop, Upload von der mobilen App, Fotografieren mit Ihrem Telefon, Weiterleiten per E-Mail an Ihre digitale Mailbox oder automatisch von IDup selbst generiert, wenn Sie eine Rechnung senden oder die Gehaltsabrechnung durchführen. In der Praxis füllt sich der grösste Teil Ihres Archivs von selbst.
Dateien werden während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und auf sicheren Servern weltweit gespeichert. Der Zugriff wird durch detaillierte Rollen und Berechtigungen kontrolliert, sodass jede Person in Ihrem Team genau die Dokumente erreicht, die ihre Rolle erfordert, und nicht mehr.
Jede Aktion wird in einem Prüfpfad aufgezeichnet — wer eine Datei geöffnet, geändert, heruntergeladen oder gelöscht hat und wann. Das macht das Archiv in einem Audit oder Streitfall verteidigungsfähig, nicht nur organisiert. Empfindliche Dokumente hören auf, über E-Mail-Anhänge und persönliche Laufwerke zu reisen, was normalerweise der Punkt ist, an dem der Datenschutz in der realen Welt scheitert.
Ja. Suchen Sie nach Dateinamen, Kunden, Projekt, Datum, Betrag oder den Wörtern im Dokument. Die Volltextsuche umfasst gescannte PDFs, sodass ein vor zwei Jahren fotografierter Beleg anhand des darauf gedruckten Anbieternamens abrufbar ist.
Da jede Datei mit dem zugehörigen Datensatz verknüpft ist, können Sie auch andersherum arbeiten: Öffnen Sie einen Kunden, eine Rechnung oder ein Projekt und sehen Sie alle zugehörigen Dokumente in einer Liste. Die meisten Suchen enden, bevor sie beginnen, einfach weil das Dokument bereits dort ist, wo Sie suchen.
Nein. IDup ist so gebaut, dass Sie sofort loslegen können — keine Buchhaltungs- oder IT-Kenntnisse nötig. Ein Dokument hochzuladen ist so einfach wie ein Foto zu machen, und die Plattform schlägt vor, wohin es gehört und was es ist.
Die Oberfläche spricht Klartext statt Jargon, und IDup AI kann jede Zahl, jeden Eintrag oder jedes Dokument in einem Satz erklären. Wenn Sie jemals Dateien in Ordnern abgelegt haben, wissen Sie bereits genug, um Ihr Archiv hier zu führen — nur ist es jetzt verschlüsselt, durchsuchbar und mit genau den Personen geteilt, die Sie auswählen.
Ja. IDup ist DSGVO-konform, gehostet auf sicheren, DSGVO-konformen Servern weltweit, mit Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand. Sie entscheiden genau, wer in Ihrem Team was sieht, durch detaillierte Rollen und Berechtigungen, und jede Änderung ist nachvollziehbar.
Dokumente und Belege werden in einem revisionssicheren Archiv gespeichert, sodass der Nachweis hinter einer Buchung auch Jahre später abrufbar ist. Da alles auf einer Plattform sitzt, sind sensible Daten nicht mehr über Postfächer, USB-Sticks und private Cloud-Ordner verstreut.
Ja, mit eigenem Login und eigener Berechtigungsstufe. Sie sehen die Finanzdokumente, die sie benötigen — Belege, Rechnungen, Kontoauszüge — ohne HR-Dateien oder Kundendaten zu berühren, die sie nichts angehen.
Das entfernt das jährliche Ritual, Ordner zu zippen und sie im März zu mailen. Ihr Berater arbeitet an Live-Dokumenten, die an Live-Buchungen angehängt sind, stellt weniger Fragen und berechnet Ihnen Urteilsvermögen statt Sortieren.
Minuten, nicht Monate. Erstellen Sie Ihr Konto, laden Sie Ihre ersten Dokumente hoch oder leiten Sie sie weiter und legen Sie los — es gibt nichts zu installieren und keinen Server zu konfigurieren. Bestehende Ordnerstrukturen können unverändert hineingezogen werden.
Sie müssen nicht Jahre der Geschichte migrieren, bevor Sie Wert erhalten. Beginnen Sie mit dem aktuellen Zeitraum, fügen Sie ältere Dokumente hinzu, wann es Ihnen passt, und jede neue Datei ab heute wird als Teil der normalen Arbeit abgelegt.
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