Todos os seus documentos empresariais, seguros e instantaneamente localizáveis. O cofre de documentos da IDup mantém contratos, recibos, extratos e arquivos criptografados, organizados e a uma busca de distância — em qualquer dispositivo, em qualquer lugar.
A maioria das empresas não perde documentos. Elas perdem a capacidade de encontrá-los. O contrato assinado está na caixa de correio de alguém, o recibo é uma foto no celular, a versão alterada está no desktop, e a única pessoa que sabe qual é a atual deixou a empresa em março. Quando um banco, um auditor ou um cliente faz uma pergunta simples, a resposta custa meio dia de busca — e às vezes nunca chega.
IDup acaba com isso dando a cada documento um lugar, uma versão e um contexto. Carregue, encaminhe, escaneie ou deixe que ele chegue automaticamente de uma fatura, um recibo ou um contrato assinado — ele aterrissa em um arquivo criptografado, etiquetado e pesquisável por texto completo, anexado ao cliente, projeto, fatura ou funcionário a que pertence. Anos depois, você o encontra em segundos, com todo o histórico intacto e permissões que garantem que apenas as pessoas certas o viram.
Criptografia de nível bancário em trânsito e em repouso, em servidores seguros em todo o mundo. Seus contratos, arquivos de folha de pagamento e registros financeiros são protegidos com um padrão que você pode documentar quando um cliente ou auditor perguntar como seus dados são tratados.
Encontre qualquer documento em segundos pelo nome, cliente, data, valor ou palavras dentro dele. A busca por texto completo também alcança PDFs escaneados, então um recibo de três anos atrás é tão fácil de recuperar quanto a fatura de ontem.
Anexe arquivos a clientes, faturas, projetos, tickets e funcionários para que cada documento tenha seu contexto. Você nunca mais verá um PDF órfão — verá o contrato que pertence a este cliente e o recibo por trás desta reserva.
Seus documentos no desktop, tablet e no aplicativo móvel, online e em movimento. Acesse um acordo assinado em uma reunião com o cliente ou envie uma fatura duplicada de um canteiro de obras sem voltar ao escritório.
Tudo é armazenado, etiquetado e pesquisável — nada de vasculhar pastas, drives compartilhados ou threads de e-mail para encontrar o arquivo que importa agora. Documentos entram no cofre automaticamente enquanto você trabalha: uma fatura que você envia, um recibo que a IA lê, um contrato que um cliente assina, um holerite que uma execução produz.
Como o arquivamento acontece como um subproduto do trabalho normal em vez de uma tarefa separada, o arquivo permanece completo. Não há acúmulo de arquivos soltos esperando para serem organizados “quando as coisas se acalmarem”, e nenhum momento em que um documento importante existe apenas na caixa de entrada de uma pessoa.
O histórico de versões é mantido para cada arquivo, então você sempre sabe qual versão é a atual e o que mudou. Nada é sobrescrito silenciosamente, nada desaparece sem aviso, e a resposta para “esta é a versão final?” deixa de ser uma pergunta que você faz a um colega.
Armazenamento criptografado em servidores seguros em todo o mundo mantém documentos sensíveis seguros e em conformidade com o GDPR — e dá a você uma resposta direta quando um cliente pergunta onde seus dados estão fisicamente e quem pode acessá-los.
Permissões granulares decidem exatamente quem vê o quê. Seu contador acessa os registros financeiros sem tocar nos arquivos de RH, um gerente de projeto vê os contratos de seus próprios projetos, e um fiduciário externo recebe seu próprio login em vez de uma senha compartilhada. Acesso é uma configuração, não um favor.
Cada visualização, upload, alteração e exclusão é registrada, para que o arquivo seja à prova de auditoria em vez de apenas organizado. Os períodos de retenção são respeitados automaticamente, e quando é hora de provar que um documento existia em uma certa forma em uma certa data, a evidência já está lá.
Documentos estão vinculados ao cliente, fatura ou projeto a que pertencem — sempre em contexto. Abra um cliente e veja todos os contratos, cotações, faturas, recibos e mensagens que já passaram entre vocês, em ordem, sem abrir um segundo sistema.
Esse contexto é o que transforma armazenamento em alavancagem. Uma disputa sobre escopo é resolvida abrindo a estimativa assinada. Uma pergunta sobre uma reserva é respondida pelo recibo anexado a ela. Uma transferência para um novo membro da equipe leva minutos porque todo o histórico está onde o trabalho está.
E porque o cofre faz parte da mesma plataforma que sua contabilidade, CRM, projetos e caixa de entrada, nada precisa ser copiado para lugar nenhum. Um upload é visível em todos os lugares relevantes, com um conjunto de permissões, uma versão e um histórico de auditoria.
Um cofre de documentos só funciona se estiver completo, e os arquivos permanecem completos apenas quando ninguém precisa mantê-los. É por isso que arquivar no IDup é um efeito colateral do trabalho, e não uma tarefa na lista de alguém.
Fotografe um recibo e ele é lido, registrado e armazenado com a entrada. Envie uma fatura e o PDF é arquivado contra o cliente. Assine um contrato, execute a folha de pagamento, feche um ticket ou receba correspondência na sua caixa de correio digital — cada ação gera um documento que já está etiquetado, vinculado e pesquisável no momento em que existe.
O resultado é um arquivo sem lacunas e sem pendências. Não há caixa de sapatos, pasta “a ser arquivada” nem fim de semana de limpeza trimestral — e quando alguém pede prova de algo que aconteceu há dezoito meses, você a apresenta em segundos em vez de prometer procurar.
O cofre de documentos é uma parte do IDup, não o produto inteiro — e você não paga extra pelo resto. O mesmo login oferece contabilidade com captura de recibos por IA, faturamento e pagamentos online, declaração de impostos e demonstrações anuais, relatórios financeiros, um CRM completo com leads, estimativas, contratos e projetos, um helpdesk, um portal do cliente, gestão de funcionários e folha de pagamento, permissões e espaços de trabalho multiusuário.
Ele também oferece a camada moderna que a maioria das ferramentas de armazenamento simplesmente não tem: IDup AI como assistente em toda a plataforma, um chatbot de IA para seu site, fluxos de trabalho automatizados que executam trabalhos recorrentes para você, um agente de mídia social, campanhas de marketing e uma caixa de entrada compartilhada que reúne WhatsApp, SMS, e-mail e conversas sociais em um só lugar.
O efeito prático é que seus documentos deixam de ser um sistema separado para manter. Eles ficam dentro do fluxo de trabalho que os criou — no desktop e no aplicativo móvel, compatível com GDPR, em servidores seguros em todo o mundo, em 27 idiomas, sem necessidade de conhecimento prévio.
Emily J.
O Sistema de Cofre de Documentos transformou a forma como gerenciamos contratos sensíveis de clientes. Os recursos de segurança nos dão total tranquilidade, e a busca fácil nos economiza horas toda semana.
Mark T.
Poder acessar nossos arquivos de qualquer lugar capacitou nossa força de trabalho remota. As ferramentas de colaboração tornam simples compartilhar e editar documentos sem se preocupar com conflitos de versão.
Anita S.
Conformidade é crítica para nós, e as trilhas de auditoria e criptografia deste sistema nos ajudaram a passar por todas as revisões regulatórias com facilidade. Altamente recomendado para qualquer indústria regulamentada.
Raj P.
O Cofre de Documentos otimizou todo o nosso fluxo de trabalho de documentos. Do armazenamento à recuperação e compartilhamento, é intuitivo e seguro, um item indispensável para qualquer empresa em crescimento.
IDup unifica contabilidade, faturamento e pagamentos, captura de recibos por IA, declaração de impostos, demonstrações anuais e relatórios financeiros com um CRM completo — leads, estimativas e contratos, projetos, tickets, calendário e um portal do cliente. Além disso, há o IDup AI, um chatbot de IA, automação e um agente de mídia social, uma caixa de entrada compartilhada para WhatsApp, SMS, e-mail e redes sociais, campanhas de marketing, gestão de funcionários e folha de pagamento, permissões, espaços de trabalho multiusuário, um cofre de documentos, acesso em nuvem e um aplicativo móvel para iOS e Android.
Tudo funciona com um único login, em um único banco de dados, por um único preço — assim, a fatura que você envia, o lançamento que ela registra, o cliente a que pertence e o documento que a comprova são o mesmo registro em vez de quatro ferramentas desconectadas.
Qualquer coisa que sua empresa produza ou receba: contratos, ofertas, recibos, contas de fornecedores, extratos bancários, documentos fiscais, arquivos de folha de pagamento, certificados, apólices de seguro, documentos de identidade, imagens e digitalizações. Formatos como PDF, Word, Excel, JPG e PNG são tratados nativamente, e páginas digitalizadas são lidas para que seu texto se torne pesquisável.
Documentos podem chegar de várias maneiras — arrastar e soltar, fazer upload pelo aplicativo móvel, fotografar com seu telefone, encaminhar por e-mail para sua caixa de correio digital, ou gerados automaticamente pelo próprio IDup quando você envia uma fatura ou executa a folha de pagamento. Na prática, a maior parte do seu arquivo se preenche sozinho.
Os arquivos são criptografados em trânsito e em repouso e armazenados em servidores seguros em todo o mundo. O acesso é controlado por funções e permissões granulares, para que cada pessoa em sua equipe acesse exatamente os documentos que sua função requer e nada mais.
Toda ação é registrada em um rastro de auditoria — quem abriu, alterou, baixou ou excluiu um arquivo, e quando. Isso torna o arquivo defensável em uma auditoria ou disputa, não apenas organizado. Documentos sensíveis param de viajar por anexos de e-mail e drives pessoais, onde a proteção de dados do mundo real geralmente falha.
Sim. Pesquise por nome de arquivo, cliente, projeto, data, valor ou palavras dentro do documento. A busca em texto completo cobre PDFs escaneados, então um recibo fotografado há dois anos é recuperável pelo nome do fornecedor impresso nele.
Como cada arquivo está vinculado ao registro ao qual pertence, você também pode trabalhar ao contrário: abra um cliente, uma fatura ou um projeto e veja todos os documentos associados em uma lista. A maioria das buscas termina antes de começar, simplesmente porque o documento já está onde você está procurando.
Não. O IDup é feito para você começar imediatamente — sem necessidade de conhecimento em contabilidade ou TI. Carregar um documento é tão simples quanto tirar uma foto, e a plataforma propõe onde ele pertence e o que é.
A interface fala em linguagem simples em vez de jargão, e o IDup AI pode explicar qualquer número, lançamento ou documento em uma frase. Se você já guardou arquivos em pastas, já sabe o suficiente para gerenciar seu arquivo aqui — só que agora ele é criptografado, pesquisável e compartilhado com exatamente as pessoas que você escolher.
Sim. O IDup é compatível com GDPR, hospedado em servidores seguros e compatíveis com GDPR em todo o mundo, com criptografia em trânsito e em repouso. Você decide exatamente quem na sua equipe vê o quê através de funções e permissões granulares, e toda mudança é rastreável.
Documentos e recibos são armazenados em um arquivo à prova de auditoria, então a evidência por trás de uma reserva é sempre recuperável anos depois. Como tudo está em uma plataforma, dados sensíveis deixam de estar espalhados por caixas de correio, pen drives e pastas na nuvem privada.
Sim, com seu próprio login e nível de permissão. Eles veem os documentos financeiros de que precisam — recibos, faturas, extratos — sem tocar em arquivos de RH ou dados de clientes que não são da conta deles.
Isso elimina o ritual anual de compactar pastas e enviá-las por e-mail em março. Seu consultor trabalha em documentos ao vivo anexados a reservas ao vivo, faz menos perguntas e cobra por julgamento em vez de por organização.
Minutos, não meses. Crie sua conta, faça upload ou encaminhe seus primeiros documentos e comece a trabalhar — não há nada para instalar e nenhum servidor para configurar. Estruturas de pastas existentes podem ser arrastadas como estão.
Você não precisa migrar anos de histórico antes de obter valor. Comece com o período atual, adicione documentos antigos quando for conveniente, e cada novo arquivo a partir de hoje se arquiva como parte do trabalho normal.
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