Al uw zakelijke documenten, veilig en direct vindbaar. IDup’s documentkluis houdt contracten, bonnen, verklaringen en bestanden versleuteld, georganiseerd en binnen één zoekopdracht — op elk apparaat, overal.
De meeste bedrijven verliezen geen documenten. Ze verliezen het vermogen om ze te vinden. Het ondertekende contract zit in iemands mailbox, de bon is een foto op een telefoon, de gewijzigde versie staat op een desktop, en de enige persoon die weet welke actueel is, heeft het bedrijf in maart verlaten. Wanneer een bank, een auditor of een klant een simpele vraag stelt, kost het antwoord een halve dag zoeken — en soms komt het helemaal niet.
IDup beëindigt dat door elk document één plek, één versie en één context te geven. Upload het, stuur het door, scan het of laat het automatisch binnenkomen van een factuur, een bon of een ondertekend contract — het belandt in een versleuteld archief, getagd en full-text doorzoekbaar, gekoppeld aan de klant, het project, de factuur of de medewerker waartoe het behoort. Jaren later vind je het in seconden, met zijn volledige geschiedenis intact en rechten die ervoor zorgen dat alleen de juiste mensen het ooit hebben gezien.
Bankwaardige encryptie tijdens overdracht en in rust, op veilige servers wereldwijd. Uw contracten, loonbestanden en financiële gegevens zijn beschermd volgens een standaard die u kunt vastleggen wanneer een klant of auditor vraagt hoe hun gegevens worden behandeld.
Vind elk document in seconden op naam, klant, datum, bedrag of de woorden erin. Volledige-tekstzoekopdracht reikt ook in gescande PDF's, zodat een bon van drie jaar geleden net zo gemakkelijk te vinden is als de factuur van gisteren.
Voeg bestanden toe aan klanten, facturen, projecten, tickets en medewerkers zodat elk document zijn context heeft. Je ziet nooit meer een verweesde PDF — je ziet het contract dat bij deze klant hoort en de bon achter deze boeking.
Uw documenten op desktop, tablet en de mobiele app, online en onderweg. Haal een ondertekende overeenkomst op in een klantvergadering of stuur een duplicaatfactuur vanaf een bouwplaats zonder terug naar kantoor te gaan.
Alles wordt opgeslagen, getagd en doorzoekbaar — geen gezoek meer door mappen, gedeelde schijven of e-mailthreads om dat ene bestand te vinden dat nu belangrijk is. Documenten komen automatisch in de kluis terwijl je werkt: een factuur die je verstuurt, een bon die de AI leest, een contract dat een klant ondertekent, een loonstrook die een run produceert.
Omdat archivering gebeurt als bijproduct van normaal werk in plaats van als aparte klus, blijft het archief compleet. Er is geen achterstand van losse bestanden die wachten om gesorteerd te worden “wanneer het rustiger is”, en er is geen moment waarop een belangrijk document alleen in iemands inbox bestaat.
Versiegeschiedenis wordt voor elk bestand bewaard, zodat je altijd weet welke versie actueel is en wat er is veranderd. Niets wordt stilletjes overschreven, niets verdwijnt ongemerkt, en het antwoord op “is dit de definitieve?” stopt met een vraag die je aan een collega stelt.
Versleutelde opslag op veilige servers wereldwijd houdt gevoelige documenten veilig en GDPR-conform — en geeft je een duidelijk antwoord wanneer een klant vraagt waar hun gegevens fysiek zijn en wie er toegang toe heeft.
Gedetailleerde permissies bepalen precies wie wat ziet. Uw accountant heeft toegang tot de financiële gegevens zonder HR-bestanden aan te raken, een projectmanager ziet de contracten voor hun eigen projecten, en een externe trustee krijgt een eigen login in plaats van een gedeeld wachtwoord. Toegang is een instelling, geen gunst.
Elke weergave, upload, wijziging en verwijdering wordt gelogd, zodat het archief audit-proof is in plaats van alleen netjes. Bewaartermijnen worden automatisch gerespecteerd, en wanneer het tijd is om te bewijzen dat een document in een bepaalde vorm op een bepaalde datum bestond, is het bewijs er al.
Documenten zijn gekoppeld aan de klant, factuur of project waartoe ze behoren — altijd in context. Open een klant en je ziet elk contract, offerte, factuur, bonnetje en bericht dat ooit tussen jullie is uitgewisseld, in volgorde, zonder een tweede systeem te openen.
Die context is wat opslag in hefboom verandert. Een geschil over de scope wordt opgelost door de ondertekende schatting te openen. Een vraag over een boeking wordt beantwoord door de bon die eraan is gekoppeld. Een overdracht aan een nieuw teamlid duurt minuten omdat de hele geschiedenis daar is waar het werk is.
En omdat de kluis deel uitmaakt van hetzelfde platform als je boekhouding, CRM, projecten en inbox, hoeft er niets ergens heen gekopieerd te worden. Eén upload is overal zichtbaar waar het relevant is, met één set rechten, één versie en één audit trail.
Een documentkluis werkt alleen als deze compleet is, en archieven blijven alleen compleet als niemand ze hoeft te onderhouden. Daarom is archiveren in IDup een bijwerking van werken in plaats van een taak op iemands lijst.
Fotografeer een bon en deze wordt gelezen, geboekt en opgeslagen met de boeking. Stuur een factuur en de PDF wordt gearchiveerd bij de klant. Onderteken een contract, voer de loonlijst uit, sluit een ticket of ontvang post in je digitale postbus — elk produceert een document dat al is getagd, gekoppeld en doorzoekbaar op het moment dat het bestaat.
Het resultaat is een archief zonder hiaten en zonder achterstand. Er is geen schoenendoos, geen “te archiveren” map en geen driemaandelijkse opruimweekend — en wanneer iemand vraagt om bewijs van iets dat achttien maanden geleden is gebeurd, lever je het in seconden in plaats van te beloven te zoeken.
De documentkluis is een onderdeel van IDup, niet het hele product — en je betaalt niet extra voor de rest. Dezelfde login geeft je boekhouding met AI-bonregistratie, facturering en online betalingen, belastingaangifte en jaarrekeningen, financiële rapporten, een complete CRM met leads, offertes, contracten en projecten, een helpdesk, een klantenportaal, personeels- en salarisbeheer, permissies en multi-tenant werkruimtes.
Het biedt je ook de moderne laag die de meeste opslagtools simpelweg niet hebben: IDup AI als assistent over het hele platform, een AI-chatbot voor je website, geautomatiseerde workflows die terugkerend werk voor je uitvoeren, een social media-agent, marketingcampagnes en een gedeelde inbox die WhatsApp, SMS, e-mail en sociale gesprekken op één plek samenbrengt.
Het praktische effect is dat je documenten stoppen een apart systeem te zijn om te onderhouden. Ze zitten binnen de workflow die ze heeft gecreëerd — op desktop en in de mobiele app, GDPR-conform, op veilige servers wereldwijd, in 27 talen, zonder dat voorkennis vereist is.
Emily J.
Het Document Vault System heeft de manier waarop we gevoelige klantcontracten beheren getransformeerd. De beveiligingsfuncties geven ons volledige gemoedsrust en de eenvoudige zoekfunctie bespaart ons elke week uren.
Mark T.
Onze bestanden overal kunnen openen heeft onze externe medewerkers versterkt. De samenwerkingstools maken het eenvoudig om documenten te delen en te bewerken zonder je zorgen te maken over versieconflicten.
Anita S.
Naleving is cruciaal voor ons, en de audit trails en encryptie van dit systeem hebben ons geholpen elke regelgevende toets met gemak te doorstaan. Zeer aan te bevelen voor elke gereguleerde industrie.
Raj P.
De Document Vault heeft onze hele documentworkflow gestroomlijnd. Van opslag tot ophalen en delen, het is intuïtief en veilig, een must-have voor elk groeiend bedrijf.
IDup verenigt boekhouding, facturering en betalingen, AI-bonopname, belastingaangifte, jaarrekeningen en financiële rapporten met een volledige CRM — leads, offertes en contracten, projecten, tickets, agenda en een klantenportaal. Daarbovenop komen IDup AI, een AI-chatbot, automatisering en een social media-agent, een gedeelde inbox voor WhatsApp, SMS, e-mail en sociale media, marketingcampagnes, personeels- en loonbeheer, permissies, multi-tenant werkruimtes, een documentkluis, cloudtoegang en een mobiele app voor iOS en Android.
Alles draait achter één login, op één database, voor één prijs — zodat de factuur die u verstuurt, de boeking die het registreert, de klant waartoe het behoort en het document dat het bewijst dezelfde registratie zijn in plaats van vier losgekoppelde tools.
Alles wat jouw bedrijf produceert of ontvangt: contracten, offertes, bonnen, leveranciersrekeningen, bankafschriften, belastingdocumenten, loonbestanden, certificaten, verzekeringspolissen, ID-documenten, afbeeldingen en scans. Formaten zoals PDF, Word, Excel, JPG en PNG worden native verwerkt, en gescande pagina’s worden gelezen zodat hun tekst doorzoekbaar wordt.
Documenten kunnen op verschillende manieren binnenkomen — slepen en neerzetten, uploaden via de mobiele app, fotograferen met je telefoon, doorsturen per e-mail naar je digitale postbus, of automatisch gegenereerd door IDup zelf wanneer je een factuur verstuurt of de loonlijst draait. In de praktijk vult het grootste deel van je archief zichzelf.
Bestanden worden versleuteld tijdens verzending en opslag en bewaard op beveiligde servers wereldwijd. Toegang wordt beheerd door gedetailleerde rollen en permissies, zodat elk teamlid precies de documenten bereikt die hun rol vereist en niets meer.
Elke actie wordt vastgelegd in een audittrail — wie een bestand heeft geopend, gewijzigd, gedownload of verwijderd, en wanneer. Dat maakt het archief verdedigbaar in een audit of een geschil, niet alleen georganiseerd. Gevoelige documenten stoppen met reizen via e-mailbijlagen en persoonlijke schijven, wat meestal de zwakke plek is in gegevensbescherming.
Ja. Zoek op bestandsnaam, klant, project, datum, bedrag of de woorden in het document. Volledige tekstzoekopdracht dekt gescande PDF’s, zodat een bon die twee jaar geleden is gefotografeerd, op te halen is via de leveranciersnaam die erop staat.
Omdat elk bestand is gekoppeld aan het record waar het bij hoort, kunt u ook andersom werken: open een klant, een factuur of een project en zie elk bijbehorend document in één lijst. De meeste zoekopdrachten eindigen voordat ze beginnen, simpelweg omdat het document al is waar u zoekt.
Nee. IDup is zo gebouwd dat je meteen kunt beginnen — geen boekhoudkundige of IT-achtergrond nodig. Een document uploaden is net zo eenvoudig als een foto maken, en het platform stelt voor waar het thuishoort en wat het is.
De interface spreekt duidelijke taal in plaats van jargon, en IDup AI kan elk cijfer, invoer of document in één zin uitleggen. Als je ooit bestanden in mappen hebt bewaard, weet je al genoeg om hier je archief te beheren — alleen is het nu versleuteld, doorzoekbaar en gedeeld met precies de mensen die jij kiest.
Ja. IDup is GDPR-compliant, gehost op veilige, GDPR-compliant servers wereldwijd, met encryptie tijdens transport en in rust. Jij bepaalt precies wie in je team wat ziet via gedetailleerde rollen en permissies, en elke wijziging is traceerbaar.
Documenten en bonnetjes worden opgeslagen in een audit-proof archief, zodat het bewijs achter een boeking jaren later altijd opvraagbaar is. Omdat alles op één platform staat, wordt gevoelige data niet meer verspreid over postbussen, USB-sticks en privé cloudmappen.
Ja, met hun eigen login en hun eigen toestemmingsniveau. Ze zien de financiële documenten die ze nodig hebben — bonnetjes, facturen, afschriften — zonder HR-bestanden of klantgegevens aan te raken die niet voor hen bedoeld zijn.
Dat verwijdert het jaarlijkse ritueel van het zippen van mappen en het e-mailen ervan in maart. Je adviseur werkt aan live documenten gekoppeld aan live boekingen, stelt minder vragen en rekent je voor oordeelsvorming in plaats van voor sorteren.
Minuten, geen maanden. Maak uw account aan, upload of stuur uw eerste documenten door en begin met werken — er is niets te installeren en geen server om te configureren. Bestaande mappenstructuren kunnen worden gesleept zoals ze zijn.
Je hoeft geen jaren aan geschiedenis te migreren voordat je waarde krijgt. Begin met de huidige periode, voeg oudere documenten toe wanneer het je uitkomt, en elk nieuw bestand vanaf vandaag archiveert zichzelf als onderdeel van normaal werk.
Copyright © 2026 - IDup. Alle rechten voorbehouden.
We gebruiken cookies
We gebruiken noodzakelijke cookies om deze website te laten werken. Met jouw toestemming gebruiken we ook Google Analytics om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen. Cookiebeleid · Privacybeleid
