Todos os seus documentos empresariais, seguros e instantaneamente localizáveis. O cofre de documentos da IDup mantém contratos, recibos, extratos e arquivos encriptados, organizados e a uma pesquisa de distância — em qualquer dispositivo, em qualquer lugar.
A maioria das empresas não perde documentos. Perdem a capacidade de os encontrar. O contrato assinado está na caixa de correio de alguém, o recibo é uma foto num telemóvel, a versão alterada está num desktop, e a única pessoa que sabe qual é a atual deixou a empresa em março. Quando um banco, um auditor ou um cliente faz uma pergunta simples, a resposta custa meio dia de procura — e às vezes nunca chega.
A IDup acaba com isso dando a cada documento um lugar, uma versão e um contexto. Carregue, encaminhe, digitalize ou deixe-o chegar automaticamente de uma fatura, um recibo ou um contrato assinado — ele aterrissa num arquivo criptografado, etiquetado e pesquisável por texto completo, anexado ao cliente, projeto, fatura ou funcionário a que pertence. Anos depois, você o encontra em segundos, com todo o seu histórico intacto e permissões que garantem que apenas as pessoas certas o viram.
Encriptação de nível bancário em trânsito e em repouso, em servidores seguros em todo o mundo. Os seus contratos, ficheiros de folha de pagamento e registos financeiros estão protegidos a um padrão que pode documentar quando um cliente ou auditor pergunta como os seus dados são tratados.
Encontre qualquer documento em segundos pelo nome, cliente, data, montante ou palavras dentro dele. A pesquisa de texto completo alcança até PDFs digitalizados, por isso um recibo de há três anos é tão fácil de recuperar como a fatura de ontem.
Anexe ficheiros a clientes, faturas, projetos, tickets e funcionários para que cada documento tenha o seu contexto. Nunca mais verá um PDF órfão — verá o contrato que pertence a este cliente e o recibo por trás desta reserva.
Os seus documentos no desktop, tablet e na app móvel, online e em movimento. Aceda a um acordo assinado numa reunião com um cliente ou envie uma fatura duplicada de um local de construção sem voltar ao escritório.
Tudo é armazenado, etiquetado e pesquisável — não há mais necessidade de vasculhar pastas, drives compartilhados ou conversas de e-mail para encontrar o arquivo que importa agora. Documentos entram no cofre automaticamente enquanto trabalha: uma fatura que envia, um recibo que a IA lê, um contrato que um cliente assina, um recibo de pagamento que uma execução produz.
Porque o arquivamento acontece como um subproduto do trabalho normal em vez de uma tarefa separada, o arquivo permanece completo. Não há atraso de ficheiros soltos à espera de serem organizados “quando as coisas acalmarem”, e nenhum momento em que um documento importante existe apenas na caixa de entrada de uma pessoa.
O histórico de versões é mantido para cada arquivo, então você sempre sabe qual versão é a atual e o que mudou. Nada é sobrescrito silenciosamente, nada desaparece sem aviso, e a resposta para “esta é a versão final?” deixa de ser uma pergunta que você faz a um colega.
Armazenamento encriptado em servidores seguros em todo o mundo mantém documentos sensíveis seguros e em conformidade com o GDPR — e dá-lhe uma resposta direta quando um cliente pergunta onde os seus dados estão fisicamente e quem pode aceder a eles.
Permissões granulares decidem exatamente quem vê o quê. O seu contabilista acede aos registos financeiros sem tocar nos ficheiros de RH, um gestor de projeto vê os contratos dos seus próprios projetos, e um fiduciário externo recebe o seu próprio login em vez de uma senha partilhada. O acesso é uma configuração, não um favor.
Cada visualização, upload, alteração e eliminação é registada, para que o arquivo seja à prova de auditoria em vez de apenas arrumado. Os períodos de retenção são respeitados automaticamente, e quando é hora de provar que um documento existia em certa forma numa certa data, a evidência já está lá.
Documentos estão ligados ao cliente, fatura ou projeto a que pertencem — sempre no contexto. Abra um cliente e veja todos os contratos, cotações, faturas, recibos e mensagens que já passaram entre vocês, em ordem, sem abrir um segundo sistema.
Esse contexto é o que transforma armazenamento em alavancagem. Uma disputa sobre escopo é resolvida ao abrir o orçamento assinado. Uma pergunta sobre uma reserva é respondida pelo recibo anexado a ela. Uma transferência para um novo membro da equipe leva minutos porque todo o histórico está onde o trabalho está.
E porque o cofre faz parte da mesma plataforma que a sua contabilidade, CRM, projetos e caixa de entrada, nada precisa ser copiado para qualquer lugar. Um upload é visível em todo o lado onde é relevante, com um conjunto de permissões, uma versão e um rastro de auditoria.
Um cofre de documentos só funciona se estiver completo, e os arquivos permanecem completos apenas quando ninguém tem que mantê-los. É por isso que arquivar no IDup é um efeito colateral do trabalho em vez de uma tarefa na lista de alguém.
Fotografe um recibo e ele é lido, registado e armazenado com a entrada. Envie uma fatura e o PDF é arquivado contra o cliente. Assine um contrato, execute a folha de pagamento, feche um ticket ou receba correio na sua caixa de correio digital — cada ação gera um documento que já está etiquetado, ligado e pesquisável no momento em que existe.
O resultado é um arquivo sem lacunas e sem atrasos. Não há caixa de sapatos, nem pasta “a arquivar” e nem fim de semana de limpeza trimestral — e quando alguém pede prova de algo que aconteceu há dezoito meses, você a produz em segundos em vez de prometer procurar.
O cofre de documentos é uma parte da IDup, não o produto inteiro — e você não paga extra pelo resto. O mesmo login oferece contabilidade com captura de recibos por IA, faturamento e pagamentos online, declaração de impostos e demonstrações anuais, relatórios financeiros, um CRM completo com leads, orçamentos, contratos e projetos, um helpdesk, um portal do cliente, gestão de funcionários e folha de pagamento, permissões e espaços de trabalho multi-inquilino.
Também oferece a camada moderna que a maioria das ferramentas de armazenamento simplesmente não tem: IDup AI como assistente em toda a plataforma, um chatbot de IA para o seu site, fluxos de trabalho automatizados que realizam trabalhos recorrentes para você, um agente de redes sociais, campanhas de marketing e uma caixa de entrada compartilhada que reúne WhatsApp, SMS, e-mail e conversas sociais em um só lugar.
O efeito prático é que os seus documentos deixam de ser um sistema separado para manter. Eles estão dentro do fluxo de trabalho que os criou — no desktop e na app móvel, em conformidade com o GDPR, em servidores seguros em todo o mundo, em 27 idiomas, sem necessidade de conhecimentos prévios.
Emily J.
O Sistema de Cofre de Documentos transformou a forma como gerimos contratos sensíveis de clientes. As funcionalidades de segurança dão-nos total tranquilidade, e a pesquisa fácil poupa-nos horas todas as semanas.
Mark T.
Poder acessar nossos arquivos de qualquer lugar capacitou nossa força de trabalho remota. As ferramentas de colaboração tornam simples compartilhar e editar documentos sem se preocupar com conflitos de versão.
Anita S.
A conformidade é crítica para nós, e as trilhas de auditoria e a encriptação deste sistema ajudaram-nos a passar todas as revisões regulatórias com facilidade. Altamente recomendado para qualquer indústria regulada.
Raj P.
O Cofre de Documentos otimizou todo o nosso fluxo de trabalho de documentos. Desde o armazenamento à recuperação e partilha, é intuitivo e seguro, essencial para qualquer empresa em crescimento.
A IDup unifica contabilidade, faturação e pagamentos, captura de recibos por IA, declaração de impostos, demonstrações anuais e relatórios financeiros com um CRM completo — leads, orçamentos e contratos, projetos, tickets, calendário e um portal para clientes. Além disso, há o IDup AI, um chatbot de IA, automação e um agente de redes sociais, uma caixa de entrada compartilhada para WhatsApp, SMS, email e redes sociais, campanhas de marketing, gestão de funcionários e folha de pagamento, permissões, espaços de trabalho multi-inquilino, um cofre de documentos, acesso à nuvem e um aplicativo móvel para iOS e Android.
Tudo funciona com um único login, numa única base de dados, por um único preço — assim, a fatura que envia, o lançamento que regista, o cliente a que pertence e o documento que o comprova são o mesmo registo em vez de quatro ferramentas desconectadas.
Qualquer coisa que o seu negócio produza ou receba: contratos, ofertas, recibos, faturas de fornecedores, extratos bancários, documentos fiscais, arquivos de folha de pagamento, certificados, apólices de seguro, documentos de identificação, imagens e digitalizações. Formatos como PDF, Word, Excel, JPG e PNG são tratados nativamente, e páginas digitalizadas são lidas para que seu texto se torne pesquisável.
Documentos podem chegar de várias formas — arrastar e soltar, carregar a partir da app móvel, fotografar com o seu telemóvel, encaminhar por e-mail para a sua caixa de correio digital, ou gerados automaticamente pelo próprio IDup quando envia uma fatura ou processa a folha de pagamento. Na prática, a maior parte do seu arquivo preenche-se sozinho.
Os ficheiros são encriptados em trânsito e em repouso e armazenados em servidores seguros em todo o mundo. O acesso é controlado por papéis e permissões granulares, para que cada pessoa na sua equipa aceda exatamente aos documentos que o seu papel requer e nada mais.
Cada ação é registada numa trilha de auditoria — quem abriu, alterou, descarregou ou eliminou um ficheiro, e quando. Isso torna o arquivo defensável numa auditoria ou disputa, não apenas organizado. Documentos sensíveis deixam de viajar por anexos de e-mail e drives pessoais, onde a proteção de dados no mundo real geralmente falha.
Sim. Pesquise por nome de arquivo, cliente, projeto, data, valor ou as palavras dentro do documento. A pesquisa de texto completo cobre PDFs digitalizados, então um recibo fotografado há dois anos é recuperável pelo nome do fornecedor impresso nele.
Porque cada ficheiro está ligado ao registo a que pertence, também pode trabalhar ao contrário: abrir um cliente, uma fatura ou um projeto e ver todos os documentos associados numa lista. A maioria das pesquisas termina antes de começar, simplesmente porque o documento já está onde está a procurar.
Não. O IDup é feito para que você comece imediatamente — sem necessidade de experiência em contabilidade ou TI. Carregar um documento é tão simples quanto tirar uma foto, e a plataforma propõe onde ele pertence e o que é.
A interface fala uma linguagem simples em vez de jargão, e o IDup AI pode explicar qualquer número, entrada ou documento em uma frase. Se você já guardou arquivos em pastas, já sabe o suficiente para gerir seu arquivo aqui — só que agora ele é criptografado, pesquisável e compartilhado com exatamente as pessoas que você escolher.
Sim. O IDup é compatível com o GDPR, hospedado em servidores seguros e compatíveis com o GDPR em todo o mundo, com criptografia em trânsito e em repouso. Você decide exatamente quem na sua equipe vê o quê através de funções e permissões granulares, e cada alteração é rastreável.
Documentos e recibos são armazenados num arquivo à prova de auditoria, para que a evidência por trás de uma reserva seja sempre recuperável anos depois. Como tudo está numa única plataforma, dados sensíveis deixam de estar espalhados por caixas de correio, pen drives e pastas na nuvem privada.
Sim, com seu próprio login e nível de permissão. Eles veem os documentos financeiros de que precisam — recibos, faturas, extratos — sem tocar em arquivos de RH ou dados de clientes que não lhes dizem respeito.
Isso remove o ritual anual de compactar pastas e enviá-las por e-mail em março. O seu consultor trabalha em documentos ao vivo anexados a registos ao vivo, faz menos perguntas e cobra-lhe por julgamento em vez de por organização.
Minutos, não meses. Crie sua conta, carregue ou encaminhe seus primeiros documentos e comece a trabalhar — não há nada para instalar e nenhum servidor para configurar. Estruturas de pastas existentes podem ser arrastadas como estão.
Não precisa migrar anos de histórico antes de obter valor. Comece com o período atual, adicione documentos mais antigos quando lhe convier, e cada novo ficheiro a partir de hoje arquiva-se como parte do trabalho normal.
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