本日の製品 #1

ドキュメント保管庫

すべてのビジネス文書を安全に、すぐに見つけられるように。IDupのドキュメント保管庫は、契約書、領収書、明細書、ファイルを暗号化し、整理し、どのデバイスからでもすぐに検索可能にします。

多くの企業は書類をなくしているのではありません。見つける力をなくしているのです。署名済みの契約書は誰かのメールボックスに、領収書はスマートフォンの写真に、修正版はデスクトップにあり、どれが最新かを知っている唯一の人は3月に退職しました。銀行や監査人、顧客からの簡単な質問に答えるのに、半日の捜索が必要になり — ときには答えが見つからないままです。

IDup は、すべての書類にひとつの場所、ひとつのバージョン、ひとつの文脈を与えることで、それを終わらせます。アップロードしても、転送しても、スキャンしても、請求書やレシート、署名済み契約から自動的に届いてもかまいません — 書類は暗号化されたアーカイブに収まり、タグが付き、全文検索でき、関係する顧客・プロジェクト・請求書・従業員に紐づきます。何年後でも数秒で見つかり、完全な履歴が残り、権限設定によって適切な人だけが閲覧してきたことが保証されます。

主要機能

暗号化ストレージ

世界中の安全なサーバーで、転送中および保存時に銀行レベルの暗号化。契約書、給与ファイル、財務記録は、クライアントや監査人がデータの取り扱いについて尋ねたときに書面で示せる基準で保護されています。

瞬時の検索

名前、顧客、日付、金額、またはその中の単語で数秒でドキュメントを見つけます。全文検索はスキャンされたPDFにも対応しているので、3年前の領収書も昨日の請求書と同じくらい簡単に取得できます。

レコードと連動

クライアント、請求書、プロジェクト、チケット、従業員にファイルを添付し、すべての文書にコンテキストを持たせます。孤立したPDFを見ることはもうありません。この顧客に属する契約書と、この予約の背後にある領収書が見えます。

どこからでもアクセス

書類はデスクトップ、タブレット、モバイルアプリから、オンラインでも移動中でも参照できます。商談の場で署名済みの契約書を開いたり、工事現場から請求書の控えを送ったり——事務所に戻る必要はありません。

もう書類をなくさない

すべてのデータは保存され、タグ付けされ、検索可能です。必要なファイルを見つけるためにフォルダや共有ドライブ、メールスレッドを探し回る必要はありません。請求書を送信したり、AIが領収書を読み取ったり、クライアントが契約書に署名したり、給与明細が生成されたりすると、ドキュメントは自動的に保管庫に入ります。

ファイリングが通常の作業の副産物として行われるため、アーカイブは完全なままです。「落ち着いたら」整理されるのを待っているファイルのバックログはなく、重要なドキュメントが1人の受信トレイにしか存在しない瞬間もありません。

すべてのファイルについてバージョン履歴が保持されるので、どれが最新で何が変わったかが常に分かります。黙って上書きされることも、いつの間にか消えることもなく、「これが最終版ですか？」と同僚に尋ねる必要もなくなります。

安全で法令に準拠

世界中の安全なサーバーでの暗号化ストレージにより、機密文書を安全かつGDPR準拠で保管し、顧客がデータの物理的な所在やアクセス可能者を尋ねた際に明確な答えを提供します。

きめ細かな権限設定が、誰が何を見られるかを正確に決めます。会計担当者は人事ファイルに触れることなく財務記録にアクセスでき、プロジェクトマネージャーは自分のプロジェクトの契約書を見られ、外部の受託者は共有パスワードではなく専用のログインを持ちます。アクセス権は好意ではなく、設定です。

すべてのビュー、アップロード、変更、削除が記録されるため、アーカイブは単に整然としているだけでなく、監査に耐えられます。保持期間は自動的に尊重され、特定の日付に特定の形式で文書が存在したことを証明する必要があるとき、その証拠はすでに存在しています。

ファイルだけでなくコンテキスト

ドキュメントは、関連する顧客、請求書、またはプロジェクトにリンクされます — 常にコンテキスト内で。クライアントを開くと、これまでに交わされたすべての契約、見積もり、請求書、領収書、メッセージが順番に表示され、別のシステムを開く必要はありません。

その文脈こそが、保管を武器に変えます。スコープをめぐる争いは、署名済みの見積書を開けば決着します。仕訳についての疑問は、それに添付された領収書が答えます。新メンバーへの引き継ぎが数分で済むのは、全履歴が作業の場所にあるからです。

そして、金庫が会計、CRM、プロジェクト、インボックスと同じプラットフォームの一部であるため、どこにもコピーする必要はありません。一度のアップロードで、関連する場所すべてで見られ、一つの権限セット、一つのバージョン、一つの監査証跡があります。

ひとりでに埋まっていくアーカイブ

ドキュメント保管庫は完全である場合にのみ機能し、アーカイブは誰も維持する必要がない場合にのみ完全に保たれます。IDupでのファイリングが作業の副産物であり、誰かのリストのタスクではない理由です。

領収書を撮影すれば、読み取られ、記帳され、仕訳とともに保管されます。請求書を送れば、そのPDFが顧客に紐づけて保存されます。契約を締結する、給与を計算する、チケットを完了する、デジタル私書箱に郵便物が届く — そのどれもが、生まれた瞬間からタグ付けされ、関連づけられ、検索できる書類になります。

結果として、抜けも滞留もないアーカイブができます。靴箱も、「後で整理」フォルダも、四半期ごとの片づけの週末もありません—そして18か月前の出来事の証明を求められたとき、「探しておきます」と約束する代わりに数秒で提示できます。

その他すべてがすでに含まれています

ドキュメント保管庫はIDupの一部であり、製品のすべてではありません—そして残りの機能に追加料金はかかりません。同じログインで、AI領収書取り込み付きの会計、請求とオンライン決済、確定申告と年次決算、財務レポート、リード・見積・契約・プロジェクトを備えた本格的なCRM、ヘルプデスク、クライアントポータル、従業員・給与管理、権限管理、マルチテナント型ワークスペースが使えます。

さらに、たいていのストレージツールにはない現代的なレイヤーも手に入ります。プラットフォーム全体で働くアシスタントとしてのIDup AI、ウェブサイト向けのAIチャットボット、定型業務を代行する自動化ワークフロー、ソーシャルメディアエージェント、マーケティングキャンペーン、そしてWhatsApp・SMS・メール・ソーシャルのやり取りを一か所に集める共有受信箱。

実務上の効果は、書類が別途保守すべきシステムでなくなることです。書類は、それを生み出したワークフローの中に収まります—デスクトップでもモバイルアプリでも、GDPRに準拠し、世界各地の安全なサーバー上で、27言語で、予備知識は不要です。

#顧客がすべて

IDupが信頼される理由

Emily J.

ドキュメント保管庫システムは、機密性の高いクライアント契約の管理方法を一変させました。セキュリティ機能のおかげで完全に安心でき、検索のしやすさで毎週何時間も節約できています。

マーク T.

どこからでもファイルにアクセスできることが、リモートワークフォースを力づけました。コラボレーションツールにより、バージョンの競合を心配せずに簡単に書類を共有および編集できます。

Anita S.

コンプライアンスは私たちにとって重要であり、このシステムの監査証跡と暗号化は、すべての規制審査を容易に通過するのに役立ちました。規制された業界には非常にお勧めです。

Raj P.

ドキュメント保管庫は、当社の書類ワークフロー全体を効率化しました。保管から取り出し、共有まで直感的かつ安全で、成長する企業には必携です。

#質問と回答

よくある質問

IDupで何ができますか？

IDup は、会計、請求と決済、AI によるレシート読み取り、税務申告、年次決算、財務レポートを、フル機能の CRM と統合します — リード、見積と契約、プロジェクト、チケット、カレンダー、クライアントポータル。さらにその上に、IDup AI、AI チャットボット、オートメーションと SNS エージェント、WhatsApp・SMS・メール・ソーシャル向けの共有受信トレイ、マーケティングキャンペーン、従業員・給与管理、権限、マルチテナントのワークスペース、ドキュメント保管庫、クラウドアクセス、iOS・Android 向けモバイルアプリが載ります。

すべてが一つのログイン、一つのデータベース、一つの価格で動作します — 送信した請求書、記録されたエントリー、関連する顧客、証明する文書が四つの異なるツールではなく、同じ記録として扱われます。

どんな種類の書類を保管できますか？

ビジネスが生産または受け取るものすべて: 契約、オファー、レシート、サプライヤーの請求書、銀行明細書、税務書類、給与ファイル、証明書、保険契約、ID文書、画像、スキャン。PDF、Word、Excel、JPG、PNGなどの形式がネイティブに処理され、スキャンされたページは読み取られてテキストが検索可能になります。

ドキュメントはさまざまな方法で到着します — ドラッグ＆ドロップ、モバイルアプリからのアップロード、携帯電話での撮影、デジタルメールボックスへのメール転送、または請求書の送信や給与計算の実行時にIDup自体が自動生成します。実際には、アーカイブの大部分が自動的に埋まります。

ドキュメント保管庫のセキュリティはどの程度ですか？

ファイルは転送中および保存時に暗号化され、世界中の安全なサーバーに保存されます。アクセスは詳細な役割と権限によって制御されており、チームの各メンバーはその役割に必要なドキュメントにのみアクセスできます。

すべてのアクションが監査証跡に記録されます — 誰がファイルを開き、変更し、ダウンロードし、削除したか、そしていつ。それにより、アーカイブは監査や紛争で防御可能になり、単に整理されるだけではありません。機密文書はメールの添付ファイルや個人のドライブを通じて移動することがなくなり、現実世界のデータ保護が通常破綻する場所です。

古いドキュメントをすぐに見つけられますか？

はい。ファイル名、顧客、プロジェクト、日付、金額、書類内の文言で検索できます。全文検索はスキャンしたPDFにも対応しているので、2年前に撮影した領収書も、そこに印字された取引先名で探し出せます。

すべてのファイルが関連する記録にリンクされているため、クライアント、請求書、プロジェクトを開いて、関連するすべてのドキュメントを1つのリストで確認できます。ほとんどの検索は、ドキュメントがすでに探している場所にあるため、始まる前に終了します。

事前知識は必要ですか？

いいえ。IDup はすぐに使い始められるよう作られています — 会計や IT の知識は不要です。書類のアップロードは写真を撮るのと同じくらい簡単で、どこに属する何の書類かはプラットフォームが提案します。

インターフェースは専門用語ではなく平易な言葉で話しかけ、IDup AIはどんな数字、仕訳、書類も一文で説明できます。フォルダにファイルを入れたことがあるなら、ここでアーカイブを管理するのに十分な知識はすでにお持ちです—ただし今回は暗号化され、検索でき、あなたが選んだ人とだけ共有されます。

はい。IDupはGDPRに準拠し、世界各地の安全でGDPR準拠のサーバーでホストされ、通信時も保存時も暗号化されています。細かな役割と権限により、チームのだれが何を見られるかを正確に決められ、すべての変更を追跡できます。

ドキュメントと領収書は監査証跡のあるアーカイブに保存され、予約の証拠は数年後でも常に取り出せます。すべてが1つのプラットフォームにあるため、機密データがメールボックス、USBドライブ、プライベートクラウドフォルダに散らばることはありません。

会計士や信託会社がドキュメントにアクセスできますか？

はい、専用ログインと専用の権限レベルで招待できます。必要な財務書類——領収書、請求書、明細——だけが見え、人事ファイルや無関係な顧客データには触れられません。

それは、3月にフォルダを圧縮してメールで送るという毎年の儀式をなくします。税理士は稼働中の仕訳に紐づいた最新の書類を扱うため、質問は減り、請求されるのは整理作業ではなく判断に対してになります。

使い始めるまでどれくらいかかりますか？

数か月ではなく数分で。アカウントを作成し、最初の書類をアップロードまたは転送すればすぐに業務開始 — インストールもサーバー設定も不要です。既存のフォルダー構成はそのままドラッグして取り込めます。

価値を得るために何年分もの履歴を移行する必要はありません。当期から始め、過去の書類は都合のよいときに追加すれば、今日以降の新しいファイルは通常の業務の中でひとりでに整理されます。