Tutti i tuoi documenti aziendali, sicuri e immediatamente rintracciabili. Il vault documenti di IDup mantiene contratti, ricevute, estratti conto e file criptati, organizzati e a un passo dalla ricerca — su qualsiasi dispositivo, ovunque.
La maggior parte delle aziende non perde documenti. Perdono la capacità di trovarli. Il contratto firmato è nella casella di posta di qualcuno, la ricevuta è una foto su un telefono, la versione modificata è su un desktop, e l’unica persona che sa quale sia quella corrente ha lasciato l’azienda a marzo. Quando una banca, un revisore o un cliente fa una semplice domanda, la risposta costa mezza giornata di ricerca — e a volte non arriva mai.
IDup pone fine a ciò dando a ogni documento un unico posto, una versione e un contesto. Caricalo, inoltralo, scansiona o lascialo arrivare automaticamente da una fattura, una ricevuta o un contratto firmato — finisce in un archivio crittografato, etichettato e ricercabile a testo completo, allegato al cliente, progetto, fattura o dipendente a cui appartiene. Anni dopo, lo trovi in pochi secondi, con la sua storia completa intatta e permessi che assicurano che solo le persone giuste lo abbiano mai visto.
Crittografia di livello bancario in transito e a riposo, su server sicuri in tutto il mondo. I tuoi contratti, file di buste paga e registri finanziari sono protetti secondo uno standard che puoi mettere per iscritto quando un cliente o un revisore chiede come vengono gestiti i loro dati.
Trova qualsiasi documento in pochi secondi per nome, cliente, data, importo o parole al suo interno. La ricerca a testo completo raggiunge anche i PDF scansionati, così una ricevuta di tre anni fa è facile da recuperare quanto la fattura di ieri.
Allega file a clienti, fatture, progetti, ticket e dipendenti in modo che ogni documento porti il suo contesto. Non vedrai mai più un PDF orfano — vedrai il contratto che appartiene a questo cliente e la ricevuta dietro questa prenotazione.
I tuoi documenti su desktop, tablet e app mobile, online e in movimento. Recupera un accordo firmato in una riunione con un cliente o invia una fattura duplicata da un cantiere senza tornare in ufficio.
Tutto è archiviato, etichettato e ricercabile — non più scavare tra cartelle, unità condivise o thread di email per trovare il file che conta adesso. I documenti entrano automaticamente nel vault mentre lavori: una fattura che invii, una ricevuta che l’AI legge, un contratto che un cliente firma, una busta paga prodotta da un run.
Poiché l’archiviazione avviene come sottoprodotto del lavoro normale piuttosto che come un compito separato, l’archivio rimane completo. Non c’è arretrato di file sparsi in attesa di essere ordinati “quando le cose si calmano”, e nessun momento in cui un documento importante esiste solo nella casella di posta di una persona.
La cronologia delle versioni è mantenuta per ogni file, quindi sai sempre quale versione è corrente e cosa è cambiato. Nulla viene sovrascritto silenziosamente, nulla scompare senza preavviso, e la risposta a “è questa la versione finale?” smette di essere una domanda da fare a un collega.
L’archiviazione criptata su server sicuri in tutto il mondo mantiene i documenti sensibili al sicuro e conformi al GDPR — e ti dà una risposta chiara quando un cliente chiede dove risiedono fisicamente i loro dati e chi può accedervi.
Permessi granulari decidono esattamente chi vede cosa. Il tuo contabile accede ai registri finanziari senza toccare i file delle risorse umane, un project manager vede i contratti per i propri progetti e un fiduciario esterno ottiene il proprio login invece di una password condivisa. L’accesso è un’impostazione, non un favore.
Ogni visualizzazione, caricamento, modifica e cancellazione è registrata, così l’archivio è a prova di audit piuttosto che semplicemente ordinato. I periodi di conservazione sono rispettati automaticamente, e quando è il momento di dimostrare che un documento esisteva in una certa forma in una certa data, le prove sono già lì.
I documenti sono collegati al cliente, fattura o progetto a cui appartengono — sempre nel contesto. Apri un cliente e vedi ogni contratto, preventivo, fattura, ricevuta e messaggio che è mai passato tra voi, in ordine, senza aprire un secondo sistema.
Questo contesto è ciò che trasforma l’archiviazione in leva. Una disputa sull’ambito viene risolta aprendo il preventivo firmato. Una domanda su una prenotazione trova risposta nella ricevuta allegata. Un passaggio di consegne a un nuovo membro del team richiede pochi minuti perché l’intera storia è dove si trova il lavoro.
E poiché il vault fa parte della stessa piattaforma della tua contabilità, CRM, progetti e casella di posta, nulla deve essere copiato altrove. Un upload è visibile ovunque sia rilevante, con un set di permessi, una versione e una traccia di audit.
Un archivio documenti funziona solo se è completo, e gli archivi restano completi solo quando nessuno deve mantenerli. Ecco perché l’archiviazione in IDup è un effetto collaterale del lavoro piuttosto che un compito sulla lista di qualcuno.
Fotografa una ricevuta e viene letta, registrata e archiviata con l’entrata. Invia una fattura e il PDF viene archiviato contro il cliente. Firma un contratto, esegui il libro paga, chiudi un ticket o ricevi posta nella tua casella postale digitale — ognuno produce un documento già etichettato, collegato e ricercabile nel momento in cui esiste.
Il risultato è un archivio senza lacune e senza arretrati. Non c’è una scatola di scarpe, nessuna cartella “da archiviare” e nessun weekend di pulizia trimestrale — e quando qualcuno chiede la prova di qualcosa accaduto diciotto mesi fa, la produci in pochi secondi invece di promettere di cercarla.
La cassaforte documenti è una parte di IDup, non l’intero prodotto — e non paghi extra per il resto. Lo stesso login ti offre contabilità con acquisizione ricevute AI, fatturazione e pagamenti online, dichiarazioni fiscali e bilanci annuali, rapporti finanziari, un CRM completo con lead, preventivi, contratti e progetti, un helpdesk, un portale clienti, gestione dipendenti e paghe, permessi e spazi di lavoro multi-tenant.
Ti offre anche il livello moderno che la maggior parte degli strumenti di archiviazione semplicemente non ha: IDup AI come assistente su tutta la piattaforma, un chatbot AI per il tuo sito web, flussi di lavoro automatizzati che gestiscono il lavoro ricorrente per te, un agente per i social media, campagne di marketing e una casella di posta condivisa che riunisce WhatsApp, SMS, email e conversazioni social in un unico posto.
L’effetto pratico è che i tuoi documenti smettono di essere un sistema separato da mantenere. Si trovano all’interno del flusso di lavoro che li ha creati — su desktop e nell’app mobile, conforme al GDPR, su server sicuri in tutto il mondo, in 27 lingue, senza conoscenze pregresse richieste.
Emily J.
Il sistema Document Vault ha trasformato il modo in cui gestiamo i contratti sensibili dei clienti. Le caratteristiche di sicurezza ci danno completa tranquillità, e la ricerca facile ci fa risparmiare ore ogni settimana.
Mark T.
Essere in grado di accedere ai nostri file da qualsiasi luogo ha potenziato la nostra forza lavoro remota. Gli strumenti di collaborazione rendono semplice condividere e modificare documenti senza preoccuparsi dei conflitti di versione.
Anita S.
La conformità è fondamentale per noi, e le tracce di audit e la crittografia di questo sistema ci hanno aiutato a superare ogni revisione normativa con facilità. Altamente raccomandato per qualsiasi settore regolamentato.
Raj P.
Il Document Vault ha ottimizzato l’intero flusso di lavoro dei documenti. Dallo storage al recupero e alla condivisione, è intuitivo e sicuro, un must per qualsiasi azienda in crescita.
IDup unifica contabilità, fatturazione e pagamenti, acquisizione ricevute con AI, dichiarazioni fiscali, bilanci annuali e rapporti finanziari con un CRM completo — lead, preventivi e contratti, progetti, ticket, calendario e un portale clienti. Inoltre, ci sono IDup AI, un chatbot AI, automazione e un agente social media, una casella di posta condivisa per WhatsApp, SMS, email e social, campagne di marketing, gestione dipendenti e buste paga, permessi, spazi di lavoro multi-tenant, una cassaforte documenti, accesso cloud e un’app mobile per iOS e Android.
Tutto funziona con un unico login, su un unico database, per un unico prezzo — quindi la fattura che invii, la registrazione che effettua, il cliente a cui appartiene e il documento che lo prova sono lo stesso record invece di quattro strumenti scollegati.
Qualsiasi cosa la tua azienda produca o riceva: contratti, offerte, ricevute, fatture dei fornitori, estratti conto bancari, documenti fiscali, file di buste paga, certificati, polizze assicurative, documenti di identità, immagini e scansioni. Formati come PDF, Word, Excel, JPG e PNG vengono gestiti nativamente, e le pagine scansionate vengono lette in modo che il loro testo diventi ricercabile.
I documenti possono arrivare in diversi modi — trascina e rilascia, carica dall’app mobile, fotografa con il tuo telefono, inoltra via email alla tua casella di posta digitale, o generati automaticamente da IDup stesso quando invii una fattura o gestisci le buste paga. In pratica, la maggior parte del tuo archivio si riempie da solo.
I file sono criptati durante il transito e a riposo e sono archiviati su server sicuri in tutto il mondo. L’accesso è controllato da ruoli e permessi granulari, così ogni persona del tuo team accede esattamente ai documenti richiesti dal suo ruolo e nient’altro.
Ogni azione è registrata in un audit trail — chi ha aperto, modificato, scaricato o eliminato un file, e quando. Questo rende l’archivio difendibile in un audit o una disputa, non solo organizzato. I documenti sensibili smettono di viaggiare tramite allegati email e unità personali, che è dove la protezione dei dati nel mondo reale di solito si rompe.
Sì. Cerca per nome file, cliente, progetto, data, importo o le parole all’interno del documento. La ricerca a testo completo copre i PDF scansionati, quindi una ricevuta fotografata due anni fa è recuperabile tramite il nome del fornitore stampato su di essa.
Poiché ogni file è collegato al record a cui appartiene, puoi anche lavorare al contrario: apri un cliente, una fattura o un progetto e vedi ogni documento associato in un’unica lista. La maggior parte delle ricerche termina prima di iniziare, semplicemente perché il documento è già dove stai cercando.
No. IDup è progettato per iniziare subito — non serve un background in contabilità o IT. Caricare un documento è semplice come scattare una foto, e la piattaforma propone dove appartiene e cosa sia.
L’interfaccia parla un linguaggio semplice invece di gergo, e IDup AI può spiegare qualsiasi cifra, voce o documento in una frase. Se hai mai tenuto file in cartelle, sai già abbastanza per gestire il tuo archivio qui — solo che ora è criptato, ricercabile e condiviso con esattamente le persone che scegli.
Sì. IDup è conforme al GDPR, ospitato su server sicuri e conformi al GDPR in tutto il mondo, con crittografia in transito e a riposo. Decidi esattamente chi nel tuo team vede cosa attraverso ruoli e permessi granulari, e ogni modifica è tracciabile.
Documenti e ricevute sono archiviati in un archivio a prova di audit, quindi le prove dietro una registrazione sono sempre recuperabili anni dopo. Poiché tutto si trova su un’unica piattaforma, i dati sensibili smettono di essere sparsi su caselle di posta, chiavette USB e cartelle cloud private.
Sì, con il loro login e livello di permesso. Vedono i documenti finanziari di cui hanno bisogno — ricevute, fatture, estratti conto — senza toccare file HR o dati dei clienti che non li riguardano.
Questo elimina il rituale annuale di zippare cartelle e inviarle via e-mail a marzo. Il tuo consulente lavora su documenti live allegati a prenotazioni live, fa meno domande e ti fattura per il giudizio invece che per l’ordinamento.
Minuti, non mesi. Crea il tuo account, carica o inoltra i tuoi primi documenti e inizia a lavorare — non c’è nulla da installare e nessun server da configurare. Le strutture delle cartelle esistenti possono essere trascinate così come sono.
Non devi migrare anni di storia prima di ottenere valore. Inizia con il periodo corrente, aggiungi documenti più vecchi quando ti conviene, e ogni nuovo file da oggi in poi si archivia come parte del lavoro normale.
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