Toate documentele tale de afaceri, sigure și ușor de găsit. Seiful de documente IDup păstrează contractele, chitanțele, extrasele și fișierele criptate, organizate și la un click distanță — pe orice dispozitiv, oriunde.
Majoritatea companiilor nu pierd documente. Pierd capacitatea de a le găsi. Contractul semnat este în căsuța poștală a cuiva, chitanța este o fotografie pe un telefon, versiunea modificată este pe un desktop, iar singura persoană care știe care este cea actuală a părăsit compania în martie. Când o bancă, un auditor sau un client pune o întrebare simplă, răspunsul costă o jumătate de zi de căutare — și uneori nu ajunge niciodată.
IDup pune capăt acestui lucru oferind fiecărui document un singur loc, o singură versiune și un singur context. Încarcă-l, redirecționează-l, scanează-l sau lasă-l să sosească automat dintr-o factură, un bon sau un contract semnat — ajunge într-un arhivă criptată, etichetată și căutabilă în text complet, atașată clientului, proiectului, facturii sau angajatului căruia îi aparține. Ani mai târziu, îl găsești în câteva secunde, cu întreaga sa istorie intactă și permisiuni care asigură că doar persoanele potrivite l-au văzut vreodată.
Criptare de nivel bancar în tranzit și în repaus, pe servere securizate la nivel mondial. Contractele, fișierele de salarii și înregistrările financiare sunt protejate la un standard pe care îl puteți documenta atunci când un client sau un auditor întreabă cum sunt gestionate datele lor.
Găsește orice document în câteva secunde după nume, client, dată, sumă sau cuvintele din interiorul său. Căutarea full-text ajunge și în PDF-urile scanate, astfel încât un bon de acum trei ani este la fel de ușor de găsit ca factura de ieri.
Atașează fișiere la clienți, facturi, proiecte, tichete și angajați astfel încât fiecare document să aibă contextul său. Nu mai vezi niciodată un PDF orfan — vezi contractul care aparține acestui client și chitanța din spatele acestei rezervări.
Documentele tale pe desktop, tabletă și aplicația mobilă, online și în mișcare. Accesează un acord semnat într-o întâlnire cu un client sau trimite o factură duplicat de pe un șantier fără a te întoarce la birou.
Totul este stocat, etichetat și căutabil — nu mai trebuie să cauți prin dosare, unități partajate sau fire de e-mail pentru a găsi fișierul care contează acum. Documentele intră automat în seif pe măsură ce lucrezi: o factură pe care o trimiți, un bon pe care AI-ul îl citește, un contract pe care un client îl semnează, un fluturaș de salariu pe care îl produce un rulaj.
Pentru că arhivarea se întâmplă ca un produs secundar al muncii normale mai degrabă decât ca o sarcină separată, arhiva rămâne completă. Nu există un restanță de fișiere libere care așteaptă să fie sortate „când lucrurile se liniștesc” și niciun moment în care un document important există doar în inbox-ul unei persoane.
Istoricul versiunilor este păstrat pentru fiecare fișier, astfel încât să știi întotdeauna care versiune este curentă și ce s-a schimbat. Nimic nu este suprascris în tăcere, nimic nu dispare discret, iar răspunsul la “este aceasta versiunea finală?” nu mai este o întrebare pe care o pui unui coleg.
Stocarea criptată pe servere sigure la nivel mondial păstrează documentele sensibile în siguranță și conforme cu GDPR — și vă oferă un răspuns clar când un client întreabă unde se află fizic datele lor și cine poate avea acces la ele.
Permisiunile granulare decid exact cine vede ce. Contabilul dumneavoastră accesează înregistrările financiare fără a atinge fișierele HR, un manager de proiect vede contractele pentru propriile proiecte, iar un trustee extern primește propriul login în loc de o parolă partajată. Accesul este o setare, nu o favoare.
Fiecare vizualizare, încărcare, schimbare și ștergere este înregistrată, astfel încât arhiva să fie auditabilă, nu doar ordonată. Perioadele de păstrare sunt respectate automat, iar când este timpul să demonstrezi că un document a existat într-o anumită formă la o anumită dată, dovezile sunt deja acolo.
Documentele sunt legate de clientul, factura sau proiectul căruia îi aparțin — mereu în context. Deschide un client și vezi fiecare contract, ofertă, factură, chitanță și mesaj care a trecut vreodată între voi, în ordine, fără a deschide un al doilea sistem.
Acest context transformă stocarea în pârghie. O dispută despre domeniu este rezolvată deschizând estimarea semnată. O întrebare despre o rezervare este răspunsă de bonul atașat. O predare către un nou membru al echipei durează câteva minute pentru că întreaga istorie este acolo unde este munca.
Și pentru că seiful face parte din aceeași platformă ca și contabilitatea, CRM-ul, proiectele și căsuța poștală, nimic nu trebuie copiat nicăieri. O singură încărcare este vizibilă oriunde este relevantă, cu un singur set de permisiuni, o singură versiune și un singur traseu de audit.
Un seif de documente funcționează doar dacă este complet, iar arhivele rămân complete doar atunci când nimeni nu trebuie să le întrețină. De aceea, arhivarea în IDup este un efect secundar al muncii, nu o sarcină pe lista cuiva.
Fotografiază o chitanță și aceasta este citită, înregistrată și stocată cu intrarea. Trimite o factură și PDF-ul este arhivat împotriva clientului. Semnează un contract, rulează salariile, închide un tichet sau primește poșta în căsuța ta poștală digitală — fiecare produce un document deja etichetat, legat și căutabil în momentul în care există.
Rezultatul este un arhivă fără goluri și fără restanțe. Nu există nicio cutie de pantofi, niciun dosar “de arhivat” și niciun weekend de curățenie trimestrială — și când cineva cere dovada a ceva ce s-a întâmplat acum optsprezece luni, o produci în câteva secunde în loc să promiți că vei căuta.
Seiful de documente este o parte din IDup, nu întregul produs — și nu plătești în plus pentru restul. Același login îți oferă contabilitate cu captură de chitanțe AI, facturare și plăți online, depunere de taxe și declarații anuale, rapoarte financiare, un CRM complet cu lead-uri, estimări, contracte și proiecte, un helpdesk, un portal pentru clienți, managementul angajaților și al salariilor, permisiuni și spații de lucru multi-chiriaș.
Îți oferă și stratul modern pe care majoritatea instrumentelor de stocare pur și simplu nu îl au: IDup AI ca asistent pe întreaga platformă, un chatbot AI pentru site-ul tău, fluxuri de lucru automate care gestionează munca recurentă pentru tine, un agent de social media, campanii de marketing și o căsuță poștală partajată care aduce WhatsApp, SMS, email și conversații sociale într-un singur loc.
Efectul practic este că documentele tale nu mai sunt un sistem separat de întreținut. Ele stau în interiorul fluxului de lucru care le-a creat — pe desktop și în aplicația mobilă, conform GDPR, pe servere securizate la nivel mondial, în 27 de limbi, fără a fi necesare cunoștințe anterioare.
Emily J.
Sistemul Document Vault a transformat modul în care gestionăm contractele sensibile ale clienților. Caracteristicile de securitate ne oferă liniște totală, iar căutarea ușoară ne economisește ore în fiecare săptămână.
Mark T.
Accesul la fișierele noastre de oriunde a împuternicit forța noastră de muncă la distanță. Instrumentele de colaborare fac simplă partajarea și editarea documentelor fără a ne îngrijora de conflictele de versiune.
Anita S.
Conformitatea este esențială pentru noi, iar traseele de audit și criptarea acestui sistem ne-au ajutat să trecem cu ușurință fiecare revizuire de reglementare. Recomand cu căldură pentru orice industrie reglementată.
Raj P.
Document Vault ne-a simplificat întregul flux de lucru al documentelor. De la stocare la recuperare și partajare, este intuitiv și sigur, un must-have pentru orice afacere în creștere.
IDup unifică contabilitatea, facturarea și plățile, capturarea chitanțelor cu AI, depunerea taxelor, declarațiile anuale și rapoartele financiare cu un CRM complet — lead-uri, estimări și contracte, proiecte, tichete, calendar și un portal pentru clienți. Pe lângă acestea, se află IDup AI, un chatbot AI, automatizare și un agent de social media, o căsuță poștală partajată pentru WhatsApp, SMS, email și social, campanii de marketing, managementul angajaților și al salariilor, permisiuni, spații de lucru multi-chiriaș, un seif de documente, acces cloud și o aplicație mobilă pentru iOS și Android.
Totul funcționează cu un singur login, pe o singură bază de date, pentru un singur preț — astfel încât factura pe care o trimiți, înregistrarea pe care o face, clientul căruia îi aparține și documentul care o dovedește sunt aceeași înregistrare în loc de patru instrumente deconectate.
Orice produce sau primește afacerea ta: contracte, oferte, chitanțe, facturi de la furnizori, extrase bancare, documente fiscale, fișiere de salarii, certificate, polițe de asigurare, documente de identitate, imagini și scanări. Formate precum PDF, Word, Excel, JPG și PNG sunt gestionate nativ, iar paginile scanate sunt citite astfel încât textul lor devine căutabil.
Documentele pot ajunge în mai multe moduri — drag and drop, încărcare din aplicația mobilă, fotografiere cu telefonul, redirecționare prin e-mail către căsuța poștală digitală sau generate automat de IDup însuși când trimiți o factură sau rulezi salariile. În practică, cea mai mare parte a arhivei tale se umple singură.
Fișierele sunt criptate în tranzit și în repaus și sunt stocate pe servere securizate la nivel mondial. Accesul este controlat prin roluri și permisiuni detaliate, astfel încât fiecare persoană din echipa ta ajunge exact la documentele necesare rolului său și nimic mai mult.
Fiecare acțiune este înregistrată într-un traseu de audit — cine a deschis, modificat, descărcat sau șters un fișier și când. Acest lucru face ca arhiva să fie defensibilă într-un audit sau o dispută, nu doar organizată. Documentele sensibile încetează să mai circule prin atașamente de e-mail și unități personale, care sunt locurile unde protecția datelor din lumea reală de obicei eșuează.
Da. Caută după numele fișierului, client, proiect, dată, sumă sau cuvintele din document. Căutarea full-text acoperă PDF-urile scanate, astfel încât un bon fotografiat acum doi ani poate fi găsit după numele furnizorului imprimat pe el.
Pentru că fiecare fișier este legat de înregistrarea căreia îi aparține, puteți lucra și invers: deschideți un client, o factură sau un proiect și vedeți fiecare document asociat într-o singură listă. Majoritatea căutărilor se termină înainte de a începe, pur și simplu pentru că documentul este deja acolo unde căutați.
Nu. IDup este construit astfel încât să poți începe imediat — nu ai nevoie de cunoștințe de contabilitate sau IT. Încărcarea unui document este la fel de simplă ca fotografierea lui, iar platforma propune unde aparține și ce este.
Interfața folosește un limbaj simplu în loc de jargon, iar IDup AI poate explica orice cifră, înregistrare sau document într-o singură propoziție. Dacă ai păstrat vreodată fișiere în dosare, știi deja suficient pentru a-ți gestiona arhiva aici — doar că acum este criptată, căutabilă și partajată exact cu persoanele pe care le alegi.
Da. IDup este conform cu GDPR, găzduit pe servere sigure, conforme cu GDPR la nivel mondial, cu criptare în tranzit și în repaus. Tu decizi exact cine din echipa ta vede ce, prin roluri și permisiuni detaliate, iar fiecare schimbare este trasabilă.
Documentele și chitanțele sunt stocate într-un arhivă rezistentă la audit, astfel încât dovezile din spatele unei rezervări sunt întotdeauna recuperabile ani mai târziu. Deoarece totul se află pe o singură platformă, datele sensibile nu mai sunt împrăștiate pe căsuțe poștale, unități USB și foldere cloud private.
Da, cu propriul login și nivel de permisiune. Ei văd documentele financiare de care au nevoie — chitanțe, facturi, extrase — fără a accesa fișierele HR sau datele clienților care nu îi privesc.
Asta elimină ritualul anual de arhivare a dosarelor și trimiterea lor prin e-mail în martie. Consilierul tău lucrează pe documente live atașate la rezervări live, pune mai puține întrebări și te taxează pentru judecată în loc de sortare.
Minute, nu luni. Creați-vă contul, încărcați sau redirecționați primele documente și începeți să lucrați — nu este nimic de instalat și niciun server de configurat. Structurile existente de foldere pot fi trase așa cum sunt.
Nu trebuie să migrezi ani de istorie înainte de a obține valoare. Începe cu perioada curentă, adaugă documente mai vechi când îți convine și fiecare fișier nou de astăzi înainte se arhivează ca parte a muncii normale.
Copyright © 2026 - IDup. Toate drepturile rezervate.
Folosim cookie-uri
Folosim cookie-uri necesare pentru a rula acest site web. Cu consimțământul tău, folosim și Google Analytics pentru a înțelege cum este utilizat site-ul nostru. Poți schimba alegerea ta în orice moment. Politica de Cookie-uri · Politica de confidențialitate
