本日の製品 #1

デジタルメールボックス

郵便物をデジタルに。IDupのデジタルメールボックスは、届いた書類を取り込み、読み取り、仕分けし、そのまま業務フローへ送り込みます——山積みで待つことも、机の上で行方不明になることもありません。

紙とPDFで届く書類こそ、小規模事業者が最も時間とお金を失う場所です。仕入先の請求書が2週間開封されず、早期支払割引が失効する。税務署からの手紙を別の人が開封し、そのまま話題に上らない。納品書が誰も見ない場所に綴じられる。どれも知識の問題ではなく — 振り分けの問題です。

IDup は振り分けを解決します。郵便、スキャン、メール添付はひとつのデジタル Mailbox に届き、自動で読み取られ、種類と差出人で分類され、正しい場所に送られます。仕入請求書は取引先・金額・付加価値税がすでに抽出された記帳可能な費用になり、契約書は顧客’のファイルに収まり、銀行明細は会計へ。何が届き、それが何であり、まだ判断が必要なものはどれかが見えます — どの端末からでも、どこにいても。

主要機能

メール用デジタル受信箱

届いた書類は自動で取り込まれます — スキャンした郵便物、転送されたメール、PDF、写真がすべて一か所に集まります。書類トレイと3つのメールボックスと共有ドライブではなく、ひとつの受信箱を開くだけです。

スマート仕分け

AIが各書類が何であるか、誰からのものであるかを認識し、それを正しい顧客、プロジェクト、従業員、またはアカウントにルーティングします — これにより、気づかれるのを待つのではなく、行動を起こすべき人に届きます。

メールから直接予約

受け取った請求書を、ワンステップで記帳済みの費用に。仕入先、金額、税抜額、税率、支払期日はすでに抽出されており、証憑として原本が仕訳に添付されたまま残ります。

安全なアーカイブ

すべてのデータは暗号化され、全文検索可能で、監査証跡が残る形で世界中の安全なサーバーに保存されます。数年後でも、どのフォルダに入れたかを覚えていなくても、手紙の中に印刷された言葉で検索して取り出せます。

初日からペーパーレス

届いた書類はすぐ処理できる状態でデジタル郵便受けに入ります — スキャンの山も、整理に費やす夜も、誰かの空き時間を待つ封筒の束もありません。届いたものはすでに読み取られ、分類され、必要な人に見える状態になっています。

それは1週間のリズムを変えます。急を要するようになってからまとめて郵便物を処理するのではなく、届いたそばから数分で対応します。承認する、記帳する、転送する、保管する。未処理の山は積み上がりません。そもそも山がないからです。

属人化も解消します。郵便物がデジタル化され、封を開けた人ではなくルールで振り分けられるようになれば、休暇も病欠も在宅勤務の一週間も、期限超過の理由ではなくなります。

メールから予約まで

サプライヤーの請求書が数クリックで入金済みの経費になります。AIはすでにベンダー、金額、VAT率、支払期日を読み取っています。あなたが確認すると、ドキュメントが添付された状態で正しいアカウントに投稿されます。

同じプラットフォームが会計を保持しているため、エントリーは書類のコピーではなく、それに接続されています。VATの状況が更新され、支払うべき金額が未処理項目に表示され、期限が問題になる前にキャッシュビューに表示されます。

支払条件はもう運任せではありません。いつ何が期日を迎えるのか、どの割引がまだ有効なのか、どの請求書に異議が出ているのかが見えます — 3週間後の督促状で初めて知ることはありません。

常に整理整頓

すべてがアーカイブされ、検索可能で、関連する記録 — 顧客、サプライヤー、プロジェクト、または従業員 — にリンクされています。文書は単なるファイルではなく、常に住所を持っています。

検索はスキャンしたページの中身まで届くので、書面に印字された参照番号から手紙を、含まれる条項から契約書を見つけられます。書類棚で1時間かかっていた作業が、検索ボックスで5秒になります。

そして、権限が細かく設定されているため、適切な人が適切な投稿を見ます。財務書類は会計士に届き、HRの手紙はHR内に留まり、機密通信は会社の半分が読める共有インボックスにはありません。

痛みを伴う前にすべての締め切りが見える

受け取る郵便物で高くつくのは、書類そのものではなく、その中に隠れた期限です。支払期日、異議申立期間、更新日、解約通知期限。見逃せば実損が出ます。失われる割引、遅延手数料、もう1年自動更新されてしまった契約。

IDup はそうした期日を書類から読み取り、あなたが実際に目を向ける場所、つまりカレンダー、未処理項目、資金ビューに表示します。今週支払うべきものは今週見えます。督促が届いてからではありません。

自動フォローアップはさらに進みます。誰も行動を起こさない承認は追跡され、定期的な仕入先請求書は到着時に認識され、異常なものは人間にフラグが立てられます。その結果、義務を管理するメールボックスが生まれ、単なる保管場所ではなくなります。

その他すべてがすでに含まれています

デジタルメールボックスはIDupの一部であり、製品のすべてではありません—そして残りの機能に追加料金はかかりません。同じログインで、AI領収書取り込み付きの会計、請求とオンライン決済、確定申告と年次決算、財務レポート、リード・見積・契約・プロジェクトを備えた本格的なCRM、ヘルプデスク、クライアントポータル、従業員・給与管理、権限管理、マルチテナント型ワークスペースが使えます。

さらに、たいていの文書管理ツールにはない現代的なレイヤーも手に入ります。プラットフォーム全体で働くアシスタントとしてのIDup AI、ウェブサイト向けのAIチャットボット、定型業務を代行する自動化ワークフロー、ソーシャルメディアエージェント、マーケティングキャンペーン、そしてWhatsApp・SMS・メール・ソーシャルのやり取りを一か所に集める共有受信箱。

実務上の効果は、届いた1通の手紙がもはや手作業の連鎖の始まりではなくなることです。仕訳、タスク、支払、保管済み書類へと一度の操作で変わります—デスクトップでもモバイルアプリでも、GDPRに準拠し、世界各地の安全なサーバー上で、27言語で、予備知識は不要です。

#顧客がすべて

IDupが信頼される理由

Sarah L.

このデジタルメールボックスシステムへの移行は、当社のリモートワーク体制にとって決定的な転機でした。どこからでもすべての郵便物に即座にアクセスでき、対応の速さが飛躍的に向上しました

Rajiv P.

5つのオフィスにまたがる郵便物の管理は、以前は物流面の悪夢でした。今ではすべてが一元化され、安全に管理されています。複数ユーザー対応のおかげで、共同作業も手間いらずです。

Jessica M.

郵便物に直接アクションの依頼を割り当て、当社のCRMと連携できることで、ワークフローはかつてないほど効率化されました。重要な書類を見落とすことはもうありません。

マイケル T.

スキャンした郵便物がすべて厳格なアクセス管理のもとで安全に保管されていると分かっているのは、大きな安心です。監査証跡はコンプライアンス面でもありがたい利点です。

#質問と回答

よくある質問

IDupで何ができますか？

IDup は、会計、請求と決済、AI によるレシート読み取り、税務申告、年次決算、財務レポートを、フル機能の CRM と統合します — リード、見積と契約、プロジェクト、チケット、カレンダー、クライアントポータル。さらにその上に、IDup AI、AI チャットボット、オートメーションと SNS エージェント、WhatsApp・SMS・メール・ソーシャル向けの共有受信トレイ、マーケティングキャンペーン、従業員・給与管理、権限、マルチテナントのワークスペース、ドキュメント保管庫、クラウドアクセス、iOS・Android 向けモバイルアプリが載ります。

すべてが一つのログイン、一つのデータベース、一つの価格で動作します — 受信した手紙、経費、関連するサプライヤー、支払いが四つの異なるツールではなく、同じ記録として扱われます。

書類はどのようにデジタル Mailbox に入りますか？

方法はいくつもあり、組み合わせられます。メールと添付ファイルをメールボックスのアドレスに転送する、PDFを直接アップロードする、モバイルアプリで紙を撮影する、複合機からまとめてスキャンする。IDup 自身が作成した書類 — 請求書、給与明細、契約書 — は自動で保管されます。

どの経路を通っても結果は同じです。書類は読み取られ、分類され、正しいレコードに結び付けられ、検索できるようになります。どこに属するかをあらかじめ決める必要はありません。システムが提案し、あなたは確認するだけです。

本当にドキュメントを読み取りますか？

はい。IDupは請求書、領収書、明細書、通知文から、差出人、書類の種類、日付、金額、税率、参照番号を抽出します——デジタルPDFだけでなく、紙のスキャンにも対応します。

AIが不確かなものは推測せずにフラグを立てるので、すべてを確認する代わりに短い例外リストをレビューします。修正はシステムにあなたの定期的なサプライヤーの見え方を教えるので、例外リストは時間とともに短くなります。

他の人の対応が必要な書類はどうなりますか？

郵便物は自動的に振り分けられます。ルールが誰に何を見せるかを決めます—仕入先請求書は承認者へ、人事の書簡は人事へ、顧客とのやり取りは担当者へ—そして各人には自分の担当分だけが見えます。

承認はIDup内で行われ、誰が何をいつ承認したかの完全な履歴があります。メールが正しい人に転送されることに依存せず、他の人の受信箱にしかないコピーが未回答のままになることもありません。

事前知識は必要ですか？

いいえ。IDup はすぐに使い始められるよう作られています — 会計や IT の知識は不要です。覚えることは、メールを転送するか、郵便物を撮影するか、それだけです。

インターフェースは専門用語ではなく平易な言葉で話しかけ、IDup AIはどんな書類、数字、仕訳も一文で説明できます。郵便物を開けられる方なら、デジタルメールボックスも使いこなせます。

はい。IDupはGDPRに準拠し、世界各地の安全でGDPR準拠のサーバーでホストされ、通信時も保存時も暗号化されています。細かな役割と権限により、チームのだれが何を見られるかを正確に決められ、すべての変更を追跡できます。

ドキュメントは監査証跡のあるアーカイブに保存され、予約の証拠は数年後でも取り出せます。すべてが1つのプラットフォームにあるため、機密文書がプライベートメールボックス間でメールの添付ファイルとして移動することはなくなります。

IDupを既存のツールに接続できますか？

はい——オープンなREST API、Webhook、既成の連携機能により、IDupはすでにお使いの環境になじみます。スキャンサービスやショップシステムから書類を取り込み、後続のどんな業務にも引き渡せます。

共有受信トレイはWhatsApp、SMS、メール、ソーシャルも1か所にまとめます。だから顧客のメッセージは別のサイロではなく、関連する請求書、プロジェクト、書簡の隣に並びます。

使い始めるまでどれくらいかかりますか？

数か月ではなく数分で。アカウントを作成し、メールボックスのアドレスを設定して転送を始めるだけ — インストールもサーバー設定も不要です。

過去の書類を先にデジタル化する必要はありません。今日届いた郵便から始め、古い書類は都合のよいときに追加してください。初日から、新しいものが山積みになることは二度となくなります。