Ihr Team, organisiert. IDup hält Mitarbeiterdaten, Verträge, Rollen, Abwesenheiten und Berechtigungen an einem sicheren Ort — so ist die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter einfach, konform und nicht mehr auf vier Systeme und einen Aktenschrank verteilt.
HR in einem kleinen oder mittelgrossen Unternehmen sieht meist gleich aus: Verträge im Ordner, Adressen in einer Tabelle, Ferien im gemeinsamen Kalender, Stunden im Notizbuch und Gehaltsdaten in dem, was der Lohnanbieter nutzt. Jede davon ist eine separate Kopie der Wahrheit und veraltet nach ihrem eigenen Zeitplan. Wenn jemand umzieht, seine Arbeitszeit ändert oder geht, erfolgt die Aktualisierung an drei Stellen und wird an der vierten vergessen.
IDup macht die Mitarbeiterakte zur einzigen Quelle. Persönliche Daten, Vertrag, Rolle, Berechtigungen, Dokumente, Arbeitszeit, Abwesenheiten, Projekte und Gehaltsabrechnung hängen alle vom selben Profil ab, und alles, was sich ändert, wird einmal erfasst. Ihr Team kann ihre eigenen Daten über Self-Service pflegen, sensible Daten bleiben hinter granularen Berechtigungen, und Onboarding oder Offboarding wird zu einer Checkliste statt zu einem Archäologieprojekt.
Profile, Verträge, Rollen, Qualifikationen und Dokumente an einem Ort — verschlüsselt, durchsuchbar und immer aktuell. Keine parallele Tabelle, kein Ordner auf einem Laptop, keine Version, die nur eine Person kennt.
Kontrollieren Sie genau, wer was sieht und tut. Gehaltsdaten bleiben bei den Personen, die sie benötigen, Projektmanager sehen ihre eigenen Teams, und der Zugriff wird mit einem Klick am Tag des Ausscheidens widerrufen.
Mitarbeiter aktualisieren ihre eigene Adresse, Bankdaten und Dokumente, beantragen Absenzen und laden Gehaltsabrechnungen selbst herunter — was überraschend viel Verwaltung aus Ihrer Woche entfernt und die Daten genau hält.
Ein Schritt von Mitarbeiterdaten zu Gehalt. Verträge, Tarife, Abwesenheiten und Stunden fliessen direkt in die Lohnabrechnung ein, sodass nichts zwischen HR und Zahltag neu eingegeben wird und die Zahlen nicht auseinanderdriften können.
Mitarbeiterakten, Verträge, Zertifikate und Dokumente sind zusammen — sicher, durchsuchbar und vollständig. Wenn Sie einen unterschriebenen Vertrag, ein Qualifikationszertifikat oder eine Kopie der Vereinbarung vom letzten Jahr benötigen, dauert es Sekunden statt einer E-Mail an drei Personen.
Onboarding wird wiederholbar. Ein neuer Mitarbeiter erhält ein Profil, einen Vertrag, die richtigen Berechtigungen, die richtige Ausrüstungsliste und die richtigen Einführungstasks in einer definierten Reihenfolge, sodass der zehnte neue Kollege die gleiche Erfahrung wie der erste hat — selbst wenn die Person, die es normalerweise bearbeitet, im Urlaub ist.
Offboarding wird genauso behandelt, denn hier sind die meisten Unternehmen wirklich exponiert. Zugriff entfernt, Dokumente archiviert, letzte Gehaltsabrechnung vorbereitet, Ausrüstung zurückgegeben — dokumentiert, nicht erinnert.
Granulare Berechtigungen halten sensible Daten sicher, während Ihr Team das bekommt, was es braucht. Gehaltsinformationen, persönliche Dokumente und Leistungsnotizen sind nur für die von Ihnen definierten Rollen sichtbar, und jeder Zugriff wird protokolliert.
Das ist nicht nur gute Praxis, es ist eine gesetzliche Verpflichtung in den meisten Teilen Europas, wenn Sie Mitarbeiterdaten halten. Ein gemeinsames Laufwerk mit einem Ordner namens “HR” und ein Ehrensystem erfüllen dies nicht; rollenbasierte Berechtigungen mit einem Prüfpfad schon.
Es beseitigt auch Unbehagen. Niemand muss darauf vertrauen, dass ein Kollege einfach keine Datei öffnet, die er technisch erreichen könnte, weil er sie erst gar nicht erreichen kann.
Mitarbeiterdaten fliessen direkt in Lohnabrechnung, Projekte und Buchhaltung — keine erneute Eingabe, kein Export, keine Abstimmung zwischen Systemen, die nie miteinander kommunizieren sollten.
Eine Änderung der Arbeitsbelastung aktualisiert gleichzeitig den Vertrag, die Lohnabrechnung und die Kapazität in der Projektplanung. Erfasste Stunden landen sowohl in den Projektkosten als auch im Lohnlauf. Abwesenheiten verringern die Verfügbarkeit und spiegeln sich im Gehalt wider, ohne dass jemand einen zweiten Kalender pflegen muss.
Das Ergebnis ist, dass Personalkosten keine monatliche Überraschung mehr sind. Sie können sehen, was Ihr Team kostet, wo diese Kosten eingesetzt werden und was sie produzieren — live, pro Projekt und pro Abteilung.
Die beiden riskantesten Tage in jeder Arbeitsbeziehung sind der erste und der letzte. Am ersten Tag benötigt ein neuer Kollege einen Vertrag, ein Profil, Zugang zu den richtigen Systemen, einen Einführungsplan und Ausrüstung. Am letzten Tag muss alles sauber rückgängig gemacht werden — und genau das ist der Teil, den Unternehmen routinemässig falsch machen.
In IDup sind beide Checklisten, die sich selbst ausführen. Automatisierte Workflows erstellen die Aufgaben, weisen die Verantwortlichen zu, gewähren genau die Berechtigungen, die die Rolle erfordert, und zeichnen auf, was wann getan wurde. Nichts hängt davon ab, dass die Person, die es „normalerweise erledigt“, verfügbar ist.
Wenn jemand geht, wird der Zugriff mit einer Aktion auf der gesamten Plattform widerrufen — Buchhaltung, CRM, Dokumente, Posteingang, mobile App — und ihre Aufzeichnungen werden archiviert statt gelöscht, sodass Verpflichtungen erfüllt werden, ohne offene Türen zu hinterlassen.
Mitarbeiterverwaltung ist ein Teil von IDup, nicht das gesamte Produkt — und Sie zahlen nicht extra für den Rest. Der gleiche Login bietet Ihnen Buchhaltung mit AI-Belegerfassung, Rechnungsstellung und Online-Zahlungen, Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse, Finanzberichte, ein komplettes CRM mit Leads, Angeboten, Verträgen und Projekten, ein Helpdesk, ein Kundenportal, Berechtigungen und Multi-Tenant-Arbeitsbereiche.
Es bietet Ihnen auch die moderne Ebene, die den meisten HR-Tools einfach fehlt: IDup AI als Assistent auf der gesamten Plattform, ein AI-Chatbot für Ihre Website, automatisierte Workflows, die das Onboarding und wiederkehrende Aufgaben für Sie erledigen, ein Social-Media-Agent, Marketingkampagnen und ein gemeinsamer Posteingang für WhatsApp, SMS, E-Mail und soziale Gespräche.
Der praktische Effekt ist, dass Menschen, Arbeit und Geld endlich im selben System sind. Stunden werden zu Projektkosten und Gehalt, Verträge werden zu Verpflichtungen, die Sie in Ihrer Cash-Ansicht sehen können, und Ihr Team läuft mit einem Login — auf dem Desktop und in der mobilen App, DSGVO-konform, auf sicheren Servern weltweit, in 27 Sprachen.
Sarah J.
Seit der Einführung des AI Assistant ist unsere Support-Reaktionszeit um über 70% gesunken. Er bearbeitet täglich tausende Kundenanfragen ohne Unterbrechung.
Mark T.
Wir hatten Schwierigkeiten mit Kundenanfragen ausserhalb der Geschäftszeiten. Jetzt arbeitet der AI Assistant rund um die Uhr, gibt sofort Antworten und bucht sogar Termine für uns.
Amina K.
Das AI-System hat sich perfekt an unsere Geschäftsbedürfnisse angepasst. Wir schätzten, wie anpassbar es war — von der Markenbildung bis zu den Arbeitsabläufen.
Rajeev T.
Wir konnten die Gehaltsabrechnungsfehler um fast 90% reduzieren, seit wir auf dieses System umgestiegen sind. Die Berichte sind detailliert und helfen bei unserer Compliance und den Prüfungen. Sehr empfehlenswert.
IDup vereint Buchhaltung, Rechnungsstellung und Zahlungen, KI-Belegerfassung, Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Finanzberichte mit einem vollständigen CRM — Leads, Angebote und Verträge, Projekte, Tickets, Kalender und ein Kundenportal. Darüber hinaus bietet IDup AI, einen KI-Chatbot, Automatisierung und einen Social-Media-Agenten, einen gemeinsamen Posteingang für WhatsApp, SMS, E-Mail und Social Media, Marketingkampagnen, Mitarbeiter- und Lohnmanagement, Berechtigungen, Multi-Tenant-Arbeitsbereiche, ein Dokumentenarchiv, Cloud-Zugriff und eine mobile App für iOS und Android.
Alles läuft hinter einem Login, auf einer Datenbank, zu einem Preis — sodass ein Mitarbeiter, sein Vertrag, seine Stunden, seine Gehaltsabrechnung und die Projekte, an denen er arbeitet, derselbe Datensatz sind, anstatt fünf getrennte Systeme.
Persönliche und Kontaktdaten, Verträge und Änderungen, Rollen und Verantwortlichkeiten, Qualifikationen und Zertifikate, Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten und Ferien, Ausrüstung, Notizen, Dokumente und lohnrelevante Daten wie Tarife, Zulagen und Bankdaten.
Alles wird in einem Profil mit einer vollständigen Änderungshistorie gespeichert, sodass Sie sehen können, wie ein Vertrag vor einer Änderung aussah und wann eine Änderung wirksam wurde — genau das, was Sie in einem Streitfall oder einer Prüfung benötigen.
Ja. Das Self-Service-Portal ermöglicht es Ihrem Team, Adressen, Telefonnummern, Bankdaten und Notfallkontakte zu aktualisieren, Dokumente hochzuladen, Abwesenheiten zu beantragen und ihre Gehaltsabrechnungen herunterzuladen, ohne über Sie gehen zu müssen.
Änderungen, die wichtig sind, können eine Genehmigung erfordern, sodass Selbstbedienung nicht gleichbedeutend mit Kontrollverlust ist. In der Praxis beseitigt es einen grossen Teil der routinemässigen HR-Anfragen und hält die Stammdaten genauer als jeder zentrale Prozess es je schafft.
Abwesenheitsanträge, Genehmigungen und Salden werden am selben Ort wie die Mitarbeiterakte und der Kalender verwaltet, sodass die Verfügbarkeit für die Arbeitsplanung immer sichtbar ist.
Erfasste Stunden fliessen in Projekte und in die Lohnabrechnung ein, was bedeutet, dass ein Eintrag gleichzeitig der Kostenrechnung, der Kundenabrechnung und dem Gehalt dient. Es gibt kein zweites Zeiterfassungssystem und keine monatliche Transkriptionsübung.
Ja. IDup ist DSGVO-konform, gehostet auf sicheren, DSGVO-konformen Servern weltweit, mit Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand. Mitarbeiterdaten sind durch granulare Rollen und Berechtigungen geschützt und jeder Zugriff wird in einem Prüfpfad aufgezeichnet.
Personendaten können auf Anfrage exportiert oder gelöscht werden, Aufbewahrungsregeln werden eingehalten, und sensible Dokumente hören auf, als E-Mail-Anhänge zu zirkulieren — dort, wo der Mitarbeiterschutz in der Praxis am häufigsten scheitert.
Nein. IDup ist so aufgebaut, dass Sie sofort loslegen können — keine HR-Software oder IT-Hintergrund nötig. Einen Mitarbeiter hinzuzufügen dauert ein paar Minuten und der Rest des Datensatzes baut sich auf, während Verträge, Stunden und Lohnläufe stattfinden.
Die Oberfläche spricht Klartext, und IDup AI kann Fragen zu Ihrem Team in Ihren eigenen Worten beantworten — wer nächste Woche abwesend ist, wessen Vertrag bald erneuert wird, was eine Abteilung kostet.
Ja — über eine offene REST-API, Webhooks und fertige Integrationen, damit Mitarbeiter- und Zeitdaten mit den Systemen, die Sie verwenden, ausgetauscht werden können. Buchhalter und Lohnbüros können ihren eigenen Zugang erhalten, anstatt eines monatlichen Exports.
Da Lohnabrechnung, Buchhaltung und Projektkosten bereits auf derselben Plattform sitzen, werden die meisten Integrationen, die Unternehmen normalerweise zwischen HR-Systemen benötigen, einfach überflüssig.
Minuten, nicht Monate. Erstellen Sie Ihr Konto, fügen Sie Ihr Team hinzu und legen Sie Berechtigungen fest — es gibt nichts zu installieren und keinen HR-Berater erforderlich.
Sie können mit den Grundlagen beginnen — Profile, Verträge, Berechtigungen — und Abwesenheiten, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung hinzufügen, wenn Sie bereit sind. Jeder Schritt funktioniert für sich und wird besser, wenn der nächste aktiviert wird.
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