Сховище документів

Спільний диск — це сховище. Область документів — це сховище плюс інформація, яка робить кожен файл доступним через два роки. IDup зберігає файли в папках і пов'язує ту ж папку з клієнтом, проектом або рахунком, до якого вона належить.

Крок за кроком

1. Відкрити Управління документами. Ваше сховище створюється при першому відкритті.
2. Натисніть Нова папка, або перетягніть файли на сторінку, щоб завантажити кілька одночасно.
3. Використовуйте Папка з шаблону для готової структури. Існує три шаблони: Будівельний проект, Орендар і Загальні відомості про клієнта. Ви можете створити власне під Керування шаблонами.
4. Прив'яжіть папку до клієнта, проєкту, рахунку, пропозиції, договору або ліда в Посилання. Та ж папка потім з'являється в цьому записі без копії.
5. Додати Мітки. Шукайте за назвою, міткою або текстом всередині PDF-файлів.

Версії

Завантажте файл з тим самим ім'ям у ту саму папку, і це стане новою версією. Стара версія залишиться доступною. Використовуйте Відновити щоб повернутися назад.

Хто бачить що

• Під Доступ папка відкрита для всього персоналу з дозволом на документи або лише для вибраного персоналу та ролей. Підпапки успадковують це.
• Позначка Видно клієнтам у порталі щоб поділитися папкою з клієнтом. Вони можуть лише переглядати та завантажувати.
• Файли, що знаходяться в записі клієнта, відображаються в дереві папок як посилання. Вони не копіюються.

Автоматично зберігати PDF-файли

В Налаштування можна зберігати PDF рахунку чи пропозиції під час надсилання, а договір після підписання. Це працює лише за наявності відповідної підпапки для цього клієнта або проєкту. Також можна створювати папку із шаблону для кожного нового проєкту.

Обмін та підпис

Натисніть Новий а потім Класичний вигляд для спільного використання, електронного підпису, процесу затвердження та нагадувань.

Файли враховуються в межах ліміту зберігання Вашого плану.

Пов'язані області

• Зберігач файлів — швидке зберігання без структури папок.
• Таблиця онлайн — електронні таблиці, редаговані всередині робочого простору.
• Сканувати та архівувати документи — сфотографуйте документ і збережіть його.