Хранилището за документи
Едно място за файловете на компанията, с папки, шаблони, етикети и връзки към клиенти и проекти.
Споделено устройство е съхранение. Областта за документи е съхранение плюс информацията, която прави всеки файл намираем след две години. IDup съхранява файловете в папки и свързва същата папка с клиента, проекта или фактурата, към които принадлежи.
Стъпка по стъпка
- Отворено Управление на документи. Вашето хранилище се създава при първото му отваряне.
- Кликнете Нова папка, или плъзнете файлове върху страницата, за да качите няколко наведнъж.
- Използвайте Папка от шаблон за готова структура. Съществуват три шаблона: Строителен проект, Наемател и Общи данни за клиента. Можете да създадете свои собствени под Управление на шаблони.
- Свържете папката с клиент, проект, фактура, оферта, договор или потенциален клиент под Връзки. Същата папка след това се появява в този запис без копие.
- Добавяне Етикети. Търсете по име, етикет или текст вътре в PDF файловете.
Версии
Качете файл със същото име в същата папка и той ще стане нова версия. Старият остава наличен. Използвайте Възстановяване да се върнете назад.
Кой вижда какво
- Под Достъп папка е достъпна за целия персонал с разрешение за документи, или само за избрани служители и роли. Подпапките наследяват това.
- Отметка Видимо за клиентите в портала да споделите папка с клиент. Те могат само да преглеждат и изтеглят.
- Файловете, които се намират в запис на клиент, се показват в дървото на папките като връзка. Те не се копират.
Автоматично запазване на PDF файлове
В Настройки можете да запазвате PDF на фактура или оферта при изпращане, а на договор след подписването му. Това работи само ако съществува съответната подпапка за този клиент или проект. Можете също да създадете папка от шаблон за всеки нов проект.
Споделяне и подпис
Кликнете Ново и след това Класически изглед за споделяне, електронен подпис, работен процес за одобрение и напомняния.
Файловете се броят към лимита за съхранение на Вашия план.
Свързани области
- Запазване на файл — бързо съхранение без структура на папките.
- Таблица онлайн — електронни таблици, редактирани в работното пространство.
- Сканирайте и архивирайте документи — фотографирайте документ и го архивирайте.
Нищо не се проследява — бутоните само отварят съобщение, за да ни кажете какво липсваше.
