Dokumentový trezor
Jedno místo pro soubory společnosti, se složkami, šablonami, štítky a odkazy na zákazníky a projekty.
Sdílený disk je úložiště. Oblast dokumentů je úložiště plus informace, které umožňují najít každý soubor za dva roky. IDup uchovává soubory ve složkách a propojuje stejnou složku se zákazníkem, projektem nebo fakturou, ke které patří.
Krok za krokem
- Otevřít Správa dokumentů. Vaše úložiště je vytvořeno při prvním otevření.
- Klikněte Nová složka, nebo přetáhněte soubory na stránku pro nahrání několika najednou.
- Použijte Složka ze šablony pro připravenou strukturu. Existují tři šablony: Stavební projekt, Nájemce a Obecné informace o zákazníkovi. Můžete si vytvořit vlastní pod Spravovat šablony.
- Propojte složku se zákazníkem, projektem, fakturou, nabídkou, smlouvou nebo leadem v Odkazy. Stejná složka se pak objeví v tom záznamu bez kopie.
- Přidat Štítky. Hledat podle jména, štítku nebo textu uvnitř PDF.
Verze
Nahrajte soubor se stejným názvem do stejné složky a stane se z něj nová verze. Starý zůstane dostupný. Použijte Obnovit vrátit se zpět.
Kdo vidí co
- Pod Přístup složka je přístupná všem zaměstnancům s oprávněním k dokumentu, nebo pouze vybraným zaměstnancům a rolím. Podsložky toto dědí.
- Zaškrtnout Viditelné pro zákazníky v portálu sdílet složku se zákazníkem. Mohou pouze prohlížet a stahovat.
- Soubory, které jsou v záznamu zákazníka, se zobrazují ve stromu složek jako odkaz. Nejsou kopírovány.
Automaticky ukládat PDF
V Nastavení můžete nechat uložit PDF faktury nebo nabídky při odeslání a smlouvy po jejím podpisu. Funguje to jen tehdy, pokud pro daného zákazníka nebo projekt existuje odpovídající podsložka. Pro každý nový projekt můžete také nechat vytvořit složku ze šablony.
Sdílení a podpis
Klikněte Nový a pak Klasický pohled pro sdílení, elektronický podpis, schvalovací proces a připomenutí.
Soubory se započítávají do úložného limitu vašeho plánu.
Související oblasti
- Ukládání souborů — rychlé ukládání bez struktury složek.
- Tabulka online — tabulky upravované uvnitř pracovního prostoru.
- Skenovat a archivovat dokumenty — vyfotografujte dokument a nechte jej zaevidovat.
Nic není sledováno — tlačítka pouze otevřou zprávu, abyste nám mohli říct, co chybělo.
