گاوصندوق اسناد

یک درایو مشترک ذخیره‌سازی است. یک منطقه اسناد، ذخیره‌سازی به‌علاوه اطلاعاتی است که هر فایل را در دو سال آینده قابل یافتن می‌کند. IDup فایل‌ها را در پوشه‌ها نگه می‌دارد و همان پوشه را به مشتری، پروژه یا فاکتور مربوطه پیوند می‌دهد.

گام‌به‌گام

1. باز مدیریت اسناد. ذخیره‌سازی شما اولین بار که آن را باز می‌کنید ایجاد می‌شود.
2. کلیک کنید پوشه جدید، یا فایل‌ها را روی صفحه بکشید تا چندین فایل را به‌طور همزمان بارگذاری کنید.
3. استفاده کنید از پوشه از قالب برای ساختاری آماده. سه قالب وجود دارد: پروژه ساخت‌وساز, مستأجر و عمومی مشتری. شما می‌توانید خودتان را تحت مدیریت الگوها.
4. پوشه را در بخش زیر به مشتری، پروژه، فاکتور، پیشنهاد قیمت، قرارداد یا سرنخ پیوند دهید پیوندها. همان پوشه سپس بدون کپی در آن رکورد ظاهر می‌شود.
5. افزودن برچسب‌ها. جستجو بر اساس نام، برچسب یا متن داخل فایل‌های PDF.

نسخه‌ها

فایلی با همان نام را در همان پوشه بارگذاری کنید تا نسخه‌ی جدیدی شود. نسخه‌ی قدیمی در دسترس می‌ماند. استفاده کنید از بازیابی برای بازگشت.

چه کسی چه چیزی را می‌بیند

• زیر دسترسی یک پوشه برای همه کارکنان دارای مجوز سند باز است، یا فقط برای کارکنان و نقش‌های انتخاب‌شده. زیرپوشه‌ها این را به ارث می‌برند.
• علامت بزنید برای مشتریان در پورتال قابل‌مشاهده است برای اشتراک‌گذاری یک پوشه با مشتری. آن‌ها فقط می‌توانند ببینند و دانلود کنند.
• فایل‌هایی که در رکورد مشتری قرار دارند، به صورت پیوند در درخت پوشه نمایش داده می‌شوند. آن‌ها کپی نمی‌شوند.

ذخیره خودکار PDFها

در تنظیمات می‌توانید PDF صورتحساب یا پیشنهاد قیمت را هنگام ارسال و قرارداد را پس از امضا ذخیره کنید. این فقط وقتی کار می‌کند که زیرپوشه‌ی مربوط برای آن مشتری یا پروژه وجود داشته باشد. همچنین می‌توانید برای هر پروژه‌ی جدید پوشه‌ای از روی قالب بسازید.

اشتراک‌گذاری و امضا

کلیک کنید جدید و سپس نمای کلاسیک برای اشتراک‌گذاری، امضای الکترونیکی، گردش‌کار تأیید و یادآوری‌ها.

فایل‌ها به محدودیت ذخیره‌سازی طرح شما محاسبه می‌شوند.

مناطق مرتبط

• ذخیره‌کننده فایل — ذخیره‌سازی سریع بدون ساختار پوشه‌ها.
• صفحه‌گسترده آنلاین — صفحه‌گسترده‌هایی که درون فضای کاری ویرایش می‌شوند.
• اسکن و بایگانی اسناد — از سند عکس بگیرید تا بایگانی شود.