Vai trò và quyền hạn

Thiết lập quyền theo từng người có vẻ linh hoạt nhưng trở nên khó quản lý khi có khoảng năm nhân viên, vì không ai có thể trả lời “ai có thể xem hóa đơn?” nữa.

Từng bước một

1. Mở Bảo mật / quản trị viên → Thiết lập → Vai trò.
2. Tạo một vai trò cho mỗi loại người bạn có — ví dụ như văn phòng, bán hàng, kỹ thuật viên, kế toán.
3. Thiết lập quyền hạn trên vai trò. Hầu hết các khu vực phân biệt xem, tạo, chỉnh sửa và xóa, và nhiều khu vực phân biệt “tất cả” với “riêng”.
4. Gán vai trò trên hồ sơ của từng người dưới Trung tâm → Nhóm.
5. Thay đổi vai trò khi công việc thay đổi, thay vì chỉnh sửa quyền của một người.

Ba nguyên tắc đáng để theo đuổi

1. Bắt đầu hẹp. Thêm một quyền khi có ai đó yêu cầu thì dễ; phát hiện rằng mọi người đều có thể xóa hóa đơn thì không.
2. Ưu tiên “của riêng” hơn “tất cả” khi công việc mang tính cá nhân — khách hàng tiềm năng của riêng, nhiệm vụ của riêng, thời gian của riêng.
3. Xem xét các vai trò khi đội ngũ thay đổi, không phải khi có vấn đề xảy ra.

Hai yếu tố trên cùng

Vai trò quyết định những gì ai đó có thể làm khi họ đã vào. Bảo mật / quản trị → MFA quyết định mức độ chắc chắn rằng đó là họ — quản lý MFA, báo cáo và cài đặt. Xem Đăng nhập bằng mã e-mail.

Phần còn lại của Cài đặt

Bảo mật / quản trị → Thiết lập cũng chứa nhân viên, người thuê, trợ giúp, khách hàng tiềm năng, tài chính, loại hợp đồng, yêu cầu báo giá, mô-đun, mẫu e-mail, trường tùy chỉnh và GDPR. Cài đặt bên cạnh đó là cấu hình toàn bộ không gian làm việc.