Το θησαυροφυλάκιο εγγράφων

Ένας κοινόχρηστος δίσκος είναι αποθηκευτικός χώρος. Μια περιοχή εγγράφων είναι αποθηκευτικός χώρος συν τις πληροφορίες που καθιστούν κάθε αρχείο ανιχνεύσιμο σε δύο χρόνια. Το IDup διατηρεί τα αρχεία σε φακέλους και συνδέει τον ίδιο φάκελο με τον πελάτη, το έργο ή το τιμολόγιο στο οποίο ανήκει.

Βήμα προς βήμα

1. Ανοιχτό Διαχείριση εγγράφων. Η αποθήκευσή σας δημιουργείται την πρώτη φορά που την ανοίγετε.
2. Κάντε κλικ Νέος φάκελος, ή σύρετε αρχεία στη σελίδα για να ανεβάσετε πολλά ταυτόχρονα.
3. Χρησιμοποιήστε Φάκελος από πρότυπο για μια έτοιμη δομή. Υπάρχουν τρία πρότυπα: Κατασκευαστικό έργο, Ενοικιαστής και Γενικά πελάτη. Μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας κάτω από Διαχείριση προτύπων.
4. Συνδέστε τον φάκελο με πελάτη, έργο, τιμολόγιο, προσφορά, σύμβαση ή δυνητικό πελάτη στο Σύνδεσμοι. Ο ίδιος φάκελος εμφανίζεται τότε σε εκείνη την εγγραφή χωρίς αντίγραφο.
5. Προσθήκη Ετικέτες. Αναζητήστε με όνομα, ετικέτα ή το κείμενο μέσα σε αρχεία PDF.

Εκδόσεις

Μεταφορτώστε ένα αρχείο με το ίδιο όνομα στον ίδιο φάκελο και θα γίνει νέα έκδοση. Η παλιά παραμένει διαθέσιμη. Χρησιμοποιήστε Επαναφορά για να επιστρέψετε.

Ποιος βλέπει τι

• Κάτω από Πρόσβαση ένας φάκελος είναι ανοιχτός σε όλο το προσωπικό με την άδεια εγγράφου ή μόνο σε επιλεγμένο προσωπικό και ρόλους. Οι υποφάκελοι κληρονομούν αυτό.
• Επιλέξτε Ορατό στους πελάτες στην πύλη για να μοιραστείτε έναν φάκελο με έναν πελάτη. Μπορούν μόνο να δουν και να κατεβάσουν.
• Αρχεία που βρίσκονται σε εγγραφή πελάτη εμφανίζονται στο δέντρο φακέλων ως σύνδεσμος. Δεν αντιγράφονται.

Αυτόματη αποθήκευση PDF

Εντός Ρυθμίσεις μπορείτε να αποθηκεύετε το PDF ενός τιμολογίου ή μιας προσφοράς κατά την αποστολή και μιας σύμβασης μετά την υπογραφή της. Αυτό λειτουργεί μόνο αν υπάρχει ο αντίστοιχος υποφάκελος για τον συγκεκριμένο πελάτη ή έργο. Μπορείτε επίσης να δημιουργείτε φάκελο από πρότυπο για κάθε νέο έργο.

Κοινοποίηση και υπογραφή

Κάντε κλικ Νέο και στη συνέχεια Κλασική προβολή για κοινή χρήση, ηλεκτρονική υπογραφή, τη ροή έγκρισης και τις υπενθυμίσεις.

Τα αρχεία υπολογίζονται στο όριο αποθήκευσης του πλάνου σας.

Σχετικές περιοχές

• Αποθήκευση αρχείου — γρήγορη αποθήκευση χωρίς τη δομή φακέλων.
• Υπολογιστικό φύλλο online — υπολογιστικά φύλλα επεξεργασμένα μέσα στο χώρο εργασίας.
• Σάρωση και αρχειοθέτηση εγγράφων — φωτογραφίστε ένα έγγραφο και αρχειοθετήστε το.