Asiakirjavarasto

Jaettu asema on tallennustila. Asiakirja-alue on tallennustila sekä tieto, joka tekee jokaisesta tiedostosta löydettävän kahden vuoden kuluttua. IDup säilyttää tiedostot kansioissa ja linkittää saman kansion asiakkaaseen, projektiin tai laskuun, johon se kuuluu.

Vaihe vaiheelta

1. Avoin Asiakirjojen hallinta. Tallennustilanne luodaan ensimmäisellä avaamiskerralla.
2. Napsauta Uusi kansio, tai vedä tiedostoja sivulle ladataksesi useita kerralla.
3. Käytä Kansio mallista valmiille rakenteelle. Kolme mallia on olemassa: Rakennusprojekti, Vuokralainen ja Asiakas yleinen. Voitte luoda omanne kohdassa Hallitse malleja.
4. Liitä kansio asiakkaaseen, projektiin, laskuun, tarjoukseen, sopimukseen tai liidiin kohdassa Linkit. Sama kansio näkyy sitten siinä tietueessa ilman kopiota.
5. Lisää Tunnisteet. Hae nimen, tunnisteen tai PDF-tiedostojen sisällön perusteella.

Versiot

Lataa tiedosto samalla nimellä samaan kansioon, ja siitä tulee uusi versio. Vanha pysyy saatavilla. Käytä Palauta palataksesi takaisin.

Kuka näkee mitä

• Alla Pääsy kansio on avoinna kaikille asiakirjan käyttöoikeuden omaaville työntekijöille tai vain valituille työntekijöille ja rooleille. Alikansiot perivät tämän.
• Rasti Näkyvissä asiakkaille portaalissa jakaa kansio asiakkaan kanssa. He voivat vain katsella ja ladata.
• Asiakastietueessa olevat tiedostot näkyvät kansiopuussa linkkinä. Niitä ei kopioida.

Tallenna PDF:t automaattisesti

Sisään Asetukset voitte tallentaa laskun tai tarjouksen PDF:n lähetyksen yhteydessä ja sopimuksen sen allekirjoittamisen jälkeen. Tämä toimii vain, jos vastaava alikansio on olemassa kyseiselle asiakkaalle tai projektille. Voitte myös luoda kansion mallista jokaiselle uudelle projektille.

Jakaminen ja allekirjoitus

Napsauta Uusi ja sitten Klassinen näkymä jakamista, sähköistä allekirjoitusta, hyväksyntätyönkulkua ja muistutuksia varten.

Tiedostot lasketaan mukaan suunnitelmasi tallennusrajaan.

Liittyvät alueet

• Tiedostonsäästäjä — nopea tallennus ilman kansiorakennetta.
• Taulukko verkossa — taulukot, joita muokataan työtilassa.
• Skannaa ja arkistoi asiakirjat — valokuvaa asiakirja ja tallenna se.