La caixa forta de documents
Un lloc per als arxius de l'empresa, amb carpetes, plantilles, etiquetes i enllaços a clients i projectes.
Un disc compartit és emmagatzematge. Una àrea de documents és emmagatzematge més la informació que fa que cada fitxer sigui localitzable en dos anys. IDup manté els fitxers en carpetes i enllaça la mateixa carpeta amb el client, el projecte o la factura a la qual pertany.
Pas a pas
- Obrir Gestió de documents. El seu emmagatzematge es crea la primera vegada que l'obre.
- Faci clic Nova carpeta, o arrossegui fitxers a la pàgina per pujar-ne diversos alhora.
- Utilitzi Carpeta des de plantilla per a una estructura preparada. Existeixen tres plantilles: Projecte de construcció, Llogater i General del client. Pot crear el seu propi sota Gestionar plantilles.
- Enllaci la carpeta a un client, projecte, factura, pressupost, contracte o lead sota Enllaços. La mateixa carpeta apareix llavors en aquest registre sense una còpia.
- Afegir Etiquetes. Cerqueu per nom, etiqueta o el text dins dels PDFs.
Versions
Pugi un fitxer amb el mateix nom a la mateixa carpeta i es convertirà en una nova versió. L'anterior continuarà disponible. Utilitzi Restaurar per tornar enrere.
Qui veu què
- Sota Accés una carpeta està oberta a tot el personal amb permís de document, o només a personal i rols seleccionats. Les subcarpetes hereten això.
- Marqui Visible per als clients al portal per compartir una carpeta amb un client. Només poden veure i descarregar.
- Els arxius que es troben en un registre de client apareixen a l'arbre de carpetes com un enllaç. No es copien.
Desar PDFs automàticament
A Configuracions pot fer que el PDF d'una factura o d'un pressupost es desi en enviar-lo, i el d'un contracte un cop signat. Això només funciona si la subcarpeta corresponent existeix per a aquell client o projecte. També pot fer que es generi una carpeta a partir d'una plantilla per a cada projecte nou.
Compartir i signatura
Faci clic Nou i després Vista clàssica per a compartir, signatura electrònica, el flux de treball d'aprovació i recordatoris.
Els arxius compten per al límit d'emmagatzematge del seu pla.
Àrees relacionades
- Desa-arxius — emmagatzematge ràpid sense l'estructura de carpetes.
- Full de càlcul en línia — fulls de càlcul editats dins de l'espai de treball.
- Escanejar i arxivar documents — fotografiar un document i arxivar-lo.
Res no es rastreja — els botons només obren un missatge perquè pugui dir-nos què faltava.
