Escanejar i arxivar documents

Un Escanejar botó gestiona rebuts, factures de proveïdors, contractes, pòlisses d'assegurança, cartes i més. Ho confirma una vegada, i queda arxivat.

Pas a pas

1. Faci clic Fer foto o Triï fitxer. Utilitzi Afegeixi una pàgina per a un document de múltiples pàgines. Les pàgines es combinen en un sol PDF.
2. Faci clic Fet – llegit. IDup llegeix el text.
3. Comprovar Què és?. IDup suggereix un tipus amb un valor de confiança: Rebut, Factura del proveïdor, Contracte, Pòlissa d'assegurança, Protocol d'entrega, Carta / correspondència, Certificat de salari o Altres. Si no està segur, li demana que triï.
4. Comprovar els detalls i A què pertany això?: client, proveïdor, propietat, unitat, contracte de lloguer, projecte o contracte.
5. Faci clic Confirmeu i arxiveu.

On va

• Un rebut es converteix en una despesa amb el rebut adjunt. Es comptabilitza contra les seves escanejos de rebuts.
• Una factura de proveïdor es registra com una factura pendent amb la seva data de venciment. Es llegeix una part de pagament QR suïssa per obtenir l'IBAN, la referència i l'import.
• Un contracte es converteix en contracte amb l'arxiu. Marqui Ja signat si ho és.
• Tot el que resta va a l'emmagatzematge de documents, i al contracte de lloguer o propietat si n'ha triat un.
• Una data com ara Vàlid fins a crea un recordatori.

Advertiments i comprovacions

IDup avisa si el mateix fitxer ja va ser escanejat abans, o si una factura amb la mateixa referència o import probablement ja està registrada. Els escanejos dels quals no està segur esperen sota Per comprovar. Les pestanyes Presentat i Descartat mostra la resta, i pot cercar el text de tots els escanejos.

Límits

Un escaneig pot tenir fins a 40 pàgines i 60 MB. Es permeten JPG, PNG, WEBP, GIF i PDF. Un PDF no es pot barrejar amb altres pàgines.

L'original es manté inalterat durant 10 anys. Un escaneig descartat es manté emmagatzemat.

Per a rebuts, vegeu també Assignar un rebut a un client o projecte.