Seiful de documente

Un disc partajat este un spațiu de stocare. O zonă de documente este un spațiu de stocare plus informațiile care fac ca fiecare fișier să fie găsit peste doi ani. IDup păstrează fișierele în dosare și leagă același dosar de clientul, proiectul sau factura căreia îi aparține.

Pas cu pas

1. Deschis Managementul documentelor. Stocarea dumneavoastră este creată prima dată când o deschideți.
2. Faceți clic Dosar nou, sau trageți fișierele pe pagină pentru a încărca mai multe deodată.
3. Utilizați Dosar din șablon pentru o structură gata. Există trei șabloane: Proiect de construcție, Chiriaș și General client. Puteți crea propriul sub Gestionați șabloanele.
4. Conectați dosarul la un client, proiect, factură, ofertă, contract sau lead sub Linkuri. Același dosar apare apoi în acel registru fără o copie.
5. Adăugați Etichete. Căutați după nume, etichetă sau textul din interiorul PDF-urilor.

Versiuni

Încărcați un fișier cu același nume în același dosar și acesta devine o versiune nouă. Cel vechi rămâne disponibil. Utilizați Restaurați pentru a reveni.

Cine vede ce

• Sub Acces un folder este deschis pentru tot personalul cu permisiunea de document, sau doar pentru personalul și rolurile selectate. Subfolderele moștenesc aceasta.
• Bifați Vizibil pentru clienți în portal pentru a partaja un dosar cu un client. Ei pot doar vizualiza și descărca.
• Fișierele care se află într-un dosar de client apar în arborele de foldere ca un link. Ele nu sunt copiate.

Salvați PDF-urile automat

În Setări puteți avea PDF-ul unei facturi sau al unei oferte salvat atunci când îl trimiteți, și un contract după ce este semnat. Acest lucru funcționează doar dacă subfolderul corespunzător există pentru acel client sau proiect. De asemenea, puteți avea un folder construit dintr-un șablon pentru fiecare proiect nou.

Partajare și semnătură

Faceți clic Nou și apoi Vizualizare clasică pentru partajare, semnătură electronică, fluxul de aprobare și memento-uri.

Fișierele contează pentru limita de stocare a planului dumneavoastră.

Zone conexe

• Salvator de fișiere — stocare rapidă fără structura de dosare.
• Tabel online — foi de calcul editate în cadrul spațiului de lucru.
• Scanați și arhivați documente — fotografiați un document și îl arhivați.