Úložisko dokumentov

Zdieľaný disk je úložisko. Oblasť dokumentov je úložisko plus informácie, ktoré umožňujú nájsť každý súbor o dva roky. IDup uchováva súbory v priečinkoch a prepojuje ten istý priečinok so zákazníkom, projektom alebo faktúrou, ku ktorej patrí.

Krok za krokom

1. Otvoriť Správa dokumentov. Vaše úložisko sa vytvorí pri prvom otvorení.
2. Kliknite Nový priečinok, alebo presuňte súbory na stránku, aby ste nahrali niekoľko naraz.
3. Použiť Priečinok zo šablóny pre pripravenú štruktúru. Existujú tri šablóny: Stavebný projekt, Nájomník a Všeobecné údaje o zákazníkovi. Môžete si vytvoriť vlastné pod Spravovať šablóny.
4. Prepojte priečinok so zákazníkom, projektom, faktúrou, ponukou, zmluvou alebo leadom v Odkazy. Rovnaký priečinok sa potom objaví v tom zázname bez kópie.
5. Pridať Štítky. Vyhľadávajte podľa mena, štítku alebo textu vo vnútri PDF súborov.

Verzie

Nahrajte súbor s rovnakým názvom do rovnakého priečinka a stane sa novou verziou. Starý zostane dostupný. Použite Obnoviť vrátiť sa späť.

Kto vidí čo

• Pod Prístup priečinok je prístupný všetkým zamestnancom s povolením na dokument, alebo len vybraným zamestnancom a rolám. Podpriečinky toto dedia.
• Označiť Viditeľné pre zákazníkov v portáli zdieľať priečinok so zákazníkom. Môžu ho len zobraziť a stiahnuť.
• Súbory, ktoré sú uložené v zázname zákazníka, sa zobrazujú v stromovej štruktúre priečinkov ako odkaz. Nie sú kopírované.

Automaticky ukladať PDF

V Nastavenia môžete nechať uložiť PDF faktúry alebo ponuky pri odoslaní a zmluvy po jej podpise. Funguje to len vtedy, ak pre daného zákazníka alebo projekt existuje zodpovedajúci podpriečinok. Pre každý nový projekt môžete tiež nechať vytvoriť priečinok zo šablóny.

Zdieľanie a podpis

Kliknite Nové a potom Klasický pohľad pre zdieľanie, elektronický podpis, schvaľovací proces a pripomienky.

Súbory sa započítavajú do úložného limitu vášho plánu.

Súvisiace oblasti

• Ukladanie súborov — rýchle uloženie bez štruktúry priečinkov.
• Tabuľka online — tabuľky upravované v rámci pracovného priestoru.
• Skenovať a archivovať dokumenty — odfotografujte dokument a uložte ho.