Dokumentvalvet

En delad enhet är lagring. Ett dokumentområde är lagring plus informationen som gör varje fil sökbar om två år. IDup håller filerna i mappar och länkar samma mapp till kunden, projektet eller fakturan den tillhör.

Steg för steg

1. Öppen Dokumenthantering. Din lagring skapas första gången du öppnar den.
2. Klicka Ny mapp, eller dra filer till sidan för att ladda upp flera samtidigt.
3. Använd Mapp från mall för en färdig struktur. Tre mallar finns: Byggprojekt, Hyresgäst och Kund allmänt. Du kan skapa din egen under Hantera mallar.
4. Länka mappen till en kund, ett projekt, en faktura, en prisoffert, ett kontrakt eller en lead under Länkar. Samma mapp visas sedan i den posten utan en kopia.
5. Lägg till Etiketter. Sök efter namn, etikett eller texten inuti PDF-filer.

Versioner

Ladda upp en fil med samma namn till samma mapp så blir det en ny version. Den gamla finns kvar. Använd Återställ för att gå tillbaka.

Vem ser vad

• Under Åtkomst en mapp är öppen för all personal med dokumentbehörighet, eller endast för utvald personal och roller. Undermappar ärver detta.
• Kryssa Synlig för kunder i portalen för att dela en mapp med en kund. De kan endast visa och ladda ner.
• Filer som finns i en kundpost visas i mappträdet som en länk. De kopieras inte.

Spara PDF:er automatiskt

In Inställningar du kan låta spara PDF:en av en faktura eller prisoffert när du skickar den, och av ett kontrakt efter att det har signerats. Detta fungerar endast om motsvarande undermapp finns för den kunden eller det projektet. Du kan också låta skapa en mapp från en mall för varje nytt projekt.

Delning och signatur

Klicka Ny och sedan Klassisk vy för delning, e-signatur, godkännandeflöde och påminnelser.

Filer räknas mot lagringsgränsen för din plan.

Relaterade områden

• Filbesparare — snabb lagring utan mappstruktur.
• Kalkylblad online — kalkylblad redigerade i arbetsytan.
• Skanna och arkivera dokument — fotografera ett dokument och få det arkiverat.