Skarbiec dokumentów

Udostępniony dysk to magazyn. Obszar dokumentów to magazyn plus informacje, które sprawiają, że każdy plik można znaleźć za dwa lata. IDup przechowuje pliki w folderach i łączy ten sam folder z klientem, projektem lub fakturą, do której należy.

Krok po kroku

1. Otwórz Zarządzanie dokumentami. Twoja przestrzeń dyskowa jest tworzona przy pierwszym otwarciu.
2. Kliknij Nowy folder, lub przeciągnij pliki na stronę, aby przesłać kilka naraz.
3. Użyj Folder z szablonu dla gotowej struktury. Istnieją trzy szablony: Projekt budowlany, Najemca i Ogólne informacje o kliencie. Można stworzyć własne w Zarządzaj szablonami.
4. Połącz folder z klientem, projektem, fakturą, ofertą, umową lub leadem w Linki. Ten sam folder pojawia się wtedy w tym rekordzie bez kopii.
5. Dodaj Etykiety. Wyszukaj według nazwy, etykiety lub tekstu wewnątrz plików PDF.

Wersje

Prześlij plik o tej samej nazwie do tego samego folderu, a stanie się nową wersją. Stara wersja pozostaje dostępna. Użyj Przywróć wrócić.

Kto co widzi

• Pod Dostęp folder jest dostępny dla całego personelu z uprawnieniami do dokumentów lub tylko dla wybranych pracowników i ról. Podfoldery dziedziczą to ustawienie.
• Zaznacz Widoczne dla klientów w portalu udostępnić folder klientowi. Mogą tylko przeglądać i pobierać.
• Pliki znajdujące się w rekordzie klienta wyświetlają się w drzewie folderów jako link. Nie są kopiowane.

Zapisuj PDF-y automatycznie

W Ustawienia można zapisać plik PDF faktury lub oferty przy wysyłaniu, a umowy po jej podpisaniu. Działa to tylko wtedy, gdy dla tego klienta lub projektu istnieje odpowiedni podfolder. Można również utworzyć folder z szablonu dla każdego nowego projektu.

Udostępnianie i podpis

Kliknij Nowy a następnie Klasyczny widok do udostępniania, e-podpisu, przepływu zatwierdzeń i przypomnień.

Pliki są wliczane do limitu przechowywania w ramach planu.

Powiązane obszary

• Zapis plików — szybkie przechowywanie bez struktury folderów.
• Arkusz kalkulacyjny online — arkusze kalkulacyjne edytowane wewnątrz przestrzeni roboczej.
• Skanuj i archiwizuj dokumenty — sfotografuj dokument i zarchiwizuj go.