Хранилище документов
Одно место для файлов компании, с папками, шаблонами, метками и ссылками на клиентов и проекты.
Общий диск — это хранилище. Область документов — это хранилище плюс информация, которая делает каждый файл доступным через два года. IDup хранит файлы в папках и связывает одну и ту же папку с клиентом, проектом или счетом, к которому она относится.
Шаг за шагом
- Открыть Управление документами. Ваше хранилище создается при первом открытии.
- Нажмите Новая папка, или перетащите файлы на страницу, чтобы загрузить несколько сразу.
- Использовать Папка из шаблона для готовой структуры. Существуют три шаблона: Строительный проект, Арендатор и Общие сведения о клиенте. Вы можете создать свой собственный под Управление шаблонами.
- Свяжите папку с клиентом, проектом, счётом, коммерческим предложением, контрактом или лидом в разделе Ссылки. Та же папка затем появляется в этой записи без копии.
- Добавить Метки. Поиск по имени, метке или тексту внутри PDF.
Версии
Загрузите файл с тем же именем в ту же папку, и он станет новой версией. Старая версия останется доступной. Используйте Восстановить вернуться назад.
Кто видит что
- Под Доступ папка доступна всем сотрудникам с разрешением на документы или только выбранным сотрудникам и ролям. Подпапки наследуют это.
- Отметить Видимо для клиентов в портале поделиться папкой с клиентом. Они могут только просматривать и загружать.
- Файлы, находящиеся в записи клиента, отображаются в дереве папок как ссылка. Они не копируются.
Сохранять PDF автоматически
В Настройки Вы можете сохранять PDF счёта или коммерческого предложения при отправке, а контракт — после его подписания. Это работает, только если для этого клиента или проекта существует соответствующая подпапка. Также можно создавать папку по шаблону для каждого нового проекта.
Совместное использование и подпись
Нажмите Новый а затем Классический вид для совместного использования, электронной подписи, рабочего процесса утверждения и напоминаний.
Файлы учитываются в лимите хранения вашего плана.
Связанные области
- Сохранение файлов — быстрое хранение без структуры папок.
- Электронная таблица онлайн — электронные таблицы, редактируемые внутри рабочего пространства.
- Сканировать и архивировать документы — сфотографируйте документ и сохраните его.
Ничего не отслеживается — кнопки только открывают сообщение, чтобы Вы могли сообщить нам, чего не хватало.
