Mötespåminnelser och gästsjälvbetjäning

Påminnelser minskar uteblivna besök. Självbetjäning sparar dig telefonsamtal för att flytta en bokning.

Påminnelser

1. Välj Lägg till påminnelse.
2. Ställ in hur lång tid före mötet: från 5 till 1 440 minuter, eller i timmar eller dagar.
3. Välj vem som påminns: gästen, personalen eller båda.
4. Välj kanalerna: e-post, SMS, WhatsApp eller push.
5. Skriv ditt eget ämne och text, eller lämna det tomt. Då går standardtexten ut på gästens språk.

Du kan använda platshållare som gästens namn, datum, tid, plats och länkar för att ändra eller avboka. En påminnelse skickas exakt en gång för varje person och kanal. En kanal som inte ingår i din plan är gråmarkerad. SMS och WhatsApp skickas endast till gäster som godkänt vid bokning. WhatsApp kräver din egen anslutning.

På kalendersidan, Redigera företagsstandard ställer in standardpåminnelser för nya kalendrar. Tillämpa på alla kalendrar ersätter påminnelserna för de befintliga.

I en bokning Påminnelser listar vad som är schemalagt och vad som skickades.

Gäst självbetjäning

• Bekräftelse-e-posten har länkar för att ändra eller avboka mötet. De slutar fungera efter den deadline du ställt in. Gästen ombeds då att ringa.
• Avbokning kräver bekräftelse och en valfri anledning. En länkgranskare i postfacket kan inte avboka av misstag.
• Gästen kan lägga till mötet i Google, Outlook eller Apple-kalendrar.
• Med en Google Meet-, Zoom- eller Teams-länk behålls mötet vid ombokning och tas bort vid avbokning. Gästen kan ansluta från 10 minuter före start.
• I kundkontot, Mina möten listar kommande och tidigare möten med Omboka, Avbryt och Boka igen.

Varje e-post till gäster och personal skickas ut på mottagarens språk.