Kho tài liệu

Ổ đĩa chia sẻ là nơi lưu trữ. Khu vực tài liệu là nơi lưu trữ cộng với thông tin giúp tìm thấy từng tệp trong hai năm. IDup giữ các tệp trong thư mục và liên kết cùng thư mục đó với khách hàng, dự án hoặc hóa đơn mà nó thuộc về.

Từng bước một

1. Mở Quản lý tài liệu. Lưu trữ của bạn được tạo lần đầu tiên bạn mở nó.
2. Nhấp Thư mục mới, hoặc kéo các tệp lên trang để tải lên nhiều tệp cùng lúc.
3. Sử dụng Thư mục từ mẫu cho một cấu trúc sẵn có. Có ba mẫu: Dự án xây dựng, Người thuê và Khách hàng chung. Bạn có thể tự tạo dưới Quản lý mẫu.
4. Liên kết thư mục với khách hàng, dự án, hóa đơn, báo giá, hợp đồng hoặc khách hàng tiềm năng tại Liên kết. Thư mục tương tự sau đó xuất hiện trong hồ sơ đó mà không có bản sao.
5. Thêm Nhãn. Tìm kiếm theo tên, nhãn hoặc văn bản bên trong tệp PDF.

Phiên bản

Tải lên một tệp có cùng tên vào cùng thư mục và nó sẽ trở thành phiên bản mới. Phiên bản cũ vẫn có sẵn. Sử dụng Khôi phục để quay lại.

Ai thấy gì

• Dưới Truy cập một thư mục được mở cho tất cả nhân viên có quyền tài liệu, hoặc chỉ cho nhân viên và vai trò được chọn. Các thư mục con thừa hưởng điều này.
• Đánh dấu Hiển thị cho khách hàng trong cổng thông tin để chia sẻ một thư mục với khách hàng. Họ chỉ có thể xem và tải xuống.
• Tệp nằm trong hồ sơ khách hàng hiển thị trong cây thư mục dưới dạng liên kết. Chúng không được sao chép.

Tự động lưu PDF

Trong Cài đặt quý khách có thể lưu PDF của hóa đơn hoặc báo giá khi gửi, và lưu hợp đồng sau khi được ký. Việc này chỉ hoạt động nếu thư mục con tương ứng tồn tại cho khách hàng hoặc dự án đó. Quý khách cũng có thể tạo thư mục từ mẫu cho mỗi dự án mới.

Chia sẻ và chữ ký

Nhấp Mới và sau đó Chế độ xem cổ điển cho chia sẻ, chữ ký điện tử, quy trình phê duyệt và nhắc nhở.

Tệp được tính vào giới hạn lưu trữ của gói của bạn.

Khu vực liên quan

• Trình lưu tệp — lưu trữ nhanh mà không cần cấu trúc thư mục.
• Bảng tính trực tuyến — bảng tính được chỉnh sửa trong không gian làm việc.
• Quét và lưu trữ tài liệu — chụp ảnh tài liệu và lưu trữ.