Rollen en permissies

Instellingsrechten per persoon lijken flexibel maar worden onhandelbaar bij ongeveer de vijfde werknemer, omdat niemand meer kan antwoorden op de vraag 'wie kan de facturen zien?'

Stap voor stap

1. Open Beveiliging / beheer → Instellingen → Rollen.
2. Maak een rol voor elk type persoon dat u heeft — bijvoorbeeld kantoor, verkoop, technicus, boekhouding.
3. Stel de permissies in voor de rol. De meeste gebieden onderscheiden bekijken, aanmaken, bewerken en verwijderen, en velen onderscheiden 'alle' van 'eigen'.
4. Wijs de rol toe in het dossier van elke persoon onder Centraal → Team.
5. Wijzig de rol wanneer de functie verandert, in plaats van de rechten van één persoon te bewerken.

Drie principes die het volgen waard zijn

1. Begin smal. Een recht toevoegen wanneer iemand erom vraagt is eenvoudig; ontdekken dat iedereen facturen kon verwijderen is dat niet.
2. Geef de voorkeur aan 'eigen' boven 'alle' waar het werk persoonlijk is — eigen leads, eigen taken, eigen tijd.
3. Beoordeel de rollen wanneer het team van vorm verandert, niet wanneer er iets misgaat.

Twee-factor bovenop

Rollen bepalen wat iemand mag doen zodra ze binnen zijn. Beveiliging / admin → MFA bepaalt hoe zeker u bent dat zij het zijn — MFA-beheer, rapporten en instellingen. Zie Inloggen met een e-mailcode.

De rest van de Setup

Beveiliging / admin → Installatie bevat ook medewerkers, huurders, hulp, leads, financiën, contracttypen, prijsaanvragen, modules, e-mailsjablonen, aangepaste velden en AVG. Instellingen ernaast is de werkruimtebrede configuratie.