ドキュメント保管庫

共有ドライブはストレージです。文書エリアはストレージに加え、各ファイルを2年後に見つけやすくする情報を含んでいます。IDupはファイルをフォルダに保存し、同じフォルダを顧客、プロジェクト、またはそれに属する請求書にリンクします。

ステップバイステップ

1. 開く 書類管理。初めて開くとストレージが作成されます。
2. クリック 新しいフォルダー、またはファイルをページにドラッグして一度に複数をアップロードします。
3. 使用 テンプレートからのフォルダー 準備された構造用。3つのテンプレートがあります： 建設プロジェクト, 賃借人 および 顧客一般。自分で作成することができます テンプレート管理.
4. フォルダーを、顧客、プロジェクト、請求書、見積書、契約書、リードのいずれかにリンクします。場所： リンク同じフォルダがコピーなしでその記録に表示されます。
5. 追加 ラベル。名前、ラベル、またはPDF内のテキストで検索します。

バージョン

同じ名前のファイルを同じフォルダにアップロードすると、新しいバージョンになります。古いものは利用可能なままです。使用 復元 戻るために。

誰が何を見られるか

• 下 アクセス フォルダーは、文書の権限を持つすべてのスタッフに公開されるか、選択されたスタッフと役割にのみ公開されます。サブフォルダーはこれを継承します。
• チェック ポータルで顧客に表示 顧客とフォルダーを共有するために。彼らは表示とダウンロードのみ可能です。
• 顧客記録にあるファイルは、フォルダツリーにリンクとして表示されます。コピーはされません。

PDFを自動保存

内 設定 請求書や見積書のPDFは送信時に、契約書は署名後に保存できます。これは、その顧客またはプロジェクトに対応するサブフォルダーがある場合のみ機能します。新しいプロジェクトごとに、テンプレートからフォルダーを作成することもできます。

共有と署名

クリック 新規 そして クラシックビュー 共有、電子署名、承認ワークフローおよびリマインダー用。

ファイルはプランのストレージ制限にカウントされます。

関連エリア

• ファイルセーバー — フォルダ構造なしでの簡単な保存。
• オンラインスプレッドシート — ワークスペース内で編集されたスプレッドシート。
• ドキュメントをスキャンしてファイルする — 書類を撮影してファイルに保存します。