Papéis e permissões

Definir direitos por pessoa parece flexível, mas torna-se ingovernável a partir do quinto funcionário, porque ninguém consegue responder “quem pode ver as faturas?” mais.

Passo a passo

1. Abrir Segurança / admin → Configuração → Funções.
2. Crie um papel para cada tipo de pessoa que tem — por exemplo, escritório, vendas, técnico, contabilidade.
3. Defina as permissões no papel. A maioria das áreas distingue entre visualizar, criar, editar e eliminar, e muitas distinguem entre “todos” e “próprios”.
4. Atribua o papel no registo de cada pessoa em Central → Equipa.
5. Altere o papel quando o trabalho muda, em vez de editar os direitos de uma pessoa.

Três princípios que vale a pena seguir

1. Comece de forma restrita. Adicionar um direito quando alguém pede é fácil; descobrir que todos podiam eliminar faturas não é.
2. Preferir “próprio” em vez de “todos” quando o trabalho é pessoal — próprios leads, próprias tarefas, próprio tempo.
3. Rever os papéis quando a equipa muda de forma, não quando algo corre mal.

Autenticação de dois fatores no topo

Os papéis decidem o que alguém pode fazer uma vez que está dentro. Segurança / administração → MFA decide quão seguro está de que são eles — gestão de MFA, relatórios e configurações. Veja Iniciar sessão com um código de e-mail.

O resto da Configuração

Segurança / administração → Configuração também contém pessoal, inquilinos, ajuda, potenciais clientes, finanças, tipos de contrato, pedidos de orçamento, módulos, modelos de e-mail, campos personalizados e RGPD. Configurações ao lado está a configuração para todo o espaço de trabalho.