Roles y permisos

Asignar derechos por persona parece flexible pero se vuelve inmanejable a partir del quinto empleado, porque nadie puede responder “¿quién puede ver las facturas?” más.

Paso a paso

1. Abrir Seguridad / administración → Configuración → Roles.
2. Cree un rol para cada tipo de persona que tenga, por ejemplo, oficina, ventas, técnico, contabilidad.
3. Configure los permisos en el rol. La mayoría de las áreas distinguen entre ver, crear, editar y eliminar, y muchas distinguen entre “todos” y “propios”.
4. Asigne el rol en el registro de cada persona bajo Central → Equipo.
5. Cambie el rol cuando cambie el trabajo, en lugar de editar los derechos de una persona.

Tres principios que vale la pena seguir

1. Empiece de manera restringida. Añadir un derecho cuando alguien lo solicita es fácil; descubrir que todos pueden eliminar facturas no lo es.
2. Prefiera “propio” sobre “todo” cuando el trabajo es personal: propios clientes potenciales, propias tareas, propio tiempo.
3. Revise los roles cuando el equipo cambia de forma, no cuando algo sale mal.

Doble factor en la parte superior

Los roles deciden qué puede hacer alguien una vez que está dentro. Seguridad / administrador → MFA decide cuán seguro está de que son ellos — gestión de MFA, informes y configuraciones. Ver Inicie sesión con un código de correo electrónico.

El resto de la configuración

Seguridad / administrador → Configuración también contiene personal, inquilinos, ayuda, clientes potenciales, finanzas, tipos de contrato, solicitudes de presupuesto, módulos, plantillas de e-mail, campos personalizados y GDPR. Configuraciones junto a él está la configuración de todo el espacio de trabajo.