Funções e permissões

Definir direitos por pessoa parece flexível, mas se torna incontrolável a partir do quinto funcionário, porque ninguém consegue mais responder “quem pode ver as faturas?”.

Passo a passo

1. Abrir Segurança / admin → Configuração → Funções.
2. Crie um papel para cada tipo de pessoa que você tem — por exemplo, escritório, vendas, técnico, contabilidade.
3. Defina as permissões para o papel. A maioria das áreas distingue visualização, criação, edição e exclusão, e muitas distinguem “todos” de “próprios”.
4. Atribua o papel no registro de cada pessoa em Central → Equipe.
5. Altere o papel quando o trabalho mudar, em vez de editar os direitos de uma pessoa.

Três princípios que valem a pena seguir

1. Comece de forma restrita. Adicionar um direito quando alguém pede é fácil; descobrir que todos poderiam excluir faturas não é.
2. Prefira “próprio” em vez de “todos” quando o trabalho for pessoal — próprios leads, próprias tarefas, próprio tempo.
3. Revise os papéis quando a equipe muda de forma, não quando algo dá errado.

Autenticação em duas etapas no topo

As funções decidem o que alguém pode fazer uma vez que está dentro. Segurança / admin → MFA decide quão certo você está de que são eles — gestão de MFA, relatórios e configurações. Veja Entre com um código de e-mail.

O restante da Configuração

Segurança / admin → Configuração também reúne funcionários, inquilinos, ajuda, leads, finanças, tipos de contrato, solicitações de orçamento, módulos, modelos de e-mail, campos personalizados e GDPR. Configurações ao lado está a configuração para todo o espaço de trabalho.