O cofre de documentos
Um lugar para os arquivos da empresa, com pastas, modelos, etiquetas e links para clientes e projetos.
Uma unidade de armazenamento partilhada é armazenamento. Uma área de documentos é armazenamento mais a informação que torna cada ficheiro localizável em dois anos. O IDup mantém os ficheiros em pastas e liga a mesma pasta ao cliente, ao projeto ou à fatura a que pertence.
Passo a passo
- Abrir Gestão de documentos. O seu armazenamento é criado na primeira vez que o abre.
- Clicar Nova pasta, ou arraste ficheiros para a página para carregar vários de uma vez.
- Utilizar Pasta a partir de modelo para uma estrutura pronta. Existem três modelos: Projeto de construção, Inquilino e Geral do cliente. Pode criar o seu próprio em Gerir modelos.
- Ligar a pasta a um cliente, projeto, fatura, orçamento, contrato ou lead em Ligações. A mesma pasta aparece então nesse registo sem uma cópia.
- Adicionar Etiquetas. Pesquisar por nome, etiqueta ou o texto dentro de PDFs.
Versões
Carregue um ficheiro com o mesmo nome na mesma pasta e ele torna-se uma nova versão. A antiga permanece disponível. Utilize Restaurar para voltar.
Quem vê o quê
- Abaixo Acesso uma pasta está aberta a todo o pessoal com permissão para documentos, ou apenas a pessoal e funções selecionados. As subpastas herdam isto.
- Assinalar Visível para clientes no portal para partilhar uma pasta com um cliente. Eles podem apenas visualizar e descarregar.
- Os ficheiros que estão num registo de cliente aparecem na árvore de pastas como um link. Não são copiados.
Guardar PDFs automaticamente
Em Configurações é possível guardar o PDF de uma fatura ou de um orçamento ao enviá-lo, e um contrato após ser assinado. Isto só funciona se a subpasta correspondente existir para esse cliente ou projeto. Também é possível criar uma pasta a partir de um modelo para cada novo projeto.
Partilha e assinatura
Clicar Novo e depois Vista clássica para partilha, assinatura eletrónica, o fluxo de aprovação e lembretes.
Os ficheiros contam para o limite de armazenamento do seu plano.
Áreas relacionadas
- Salvaguarda de ficheiros — armazenamento rápido sem a estrutura de pastas.
- Folha de cálculo online — planilhas editadas dentro do espaço de trabalho.
- Digitalizar e arquivar documentos — fotografar um documento e arquivá-lo.
Nada é rastreado — os botões apenas abrem uma mensagem para que possa nos dizer o que estava em falta.
