Digitalizar e arquivar documentos

Um Digitalizar botão lida com recibos, faturas de fornecedores, contratos, apólices de seguro, cartas e mais. Confirma uma vez, e é arquivado.

Passo a passo

1. Clicar Tirar foto ou Escolher ficheiro. Use Adicionar página para um documento de várias páginas. As páginas são combinadas num único PDF.
2. Clicar Concluído – lido. O IDup lê o texto.
3. Verificar O que é isto?. O IDup sugere um tipo com um valor de confiança: Recibo, Fatura do fornecedor, Contrato, Apólice de seguro, Protocolo de entrega, Carta / correspondência, Certificado de salário ou Outro. Se não tiver certeza, pede para escolher.
4. Verificar os detalhes e A que isto pertence?: cliente, fornecedor, propriedade, unidade, arrendamento, projeto ou contrato.
5. Clicar Confirmar e arquivar.

Para onde vai

• Um recibo torna-se uma despesa com o recibo anexado. Conta contra as digitalizações de recibos.
• Uma fatura de fornecedor é registada como uma conta em aberto com a sua data de vencimento. Uma parte de pagamento QR suíça é lida para IBAN, referência e montante.
• Um contrato torna-se um contrato com o ficheiro. Assinale Já assinado se for.
• Tudo o resto vai para o armazenamento de documentos, e para a unidade ou propriedade se escolher uma.
• Uma data como Válido até cria um lembrete.

Avisos e verificações

O IDup avisa se o mesmo ficheiro foi digitalizado antes, ou se uma fatura com a mesma referência ou montante já está provavelmente registada. As digitalizações sobre as quais não tem certeza aguardam em Para verificar. Os separadores Declarado e Descartado mostra o resto, e pode pesquisar o texto de todas as digitalizações.

Limites

Uma digitalização pode ter até 40 páginas e 60 MB. São permitidos JPG, PNG, WEBP, GIF e PDF. Um PDF não pode ser misturado com outras páginas.

O original é mantido inalterado por 10 anos. Um scan descartado permanece armazenado.

Para recibos, veja também Atribuir um recibo a um cliente ou projeto.