Η αλληλογραφία σας, ψηφιοποιημένη. Η ψηφιακή θυρίδα του IDup καταγράφει εισερχόμενα έγγραφα, τα διαβάζει, τα ταξινομεί και τα κατευθύνει απευθείας στη ροή εργασίας σας — ώστε τίποτα να μην περιμένει σε μια στοίβα και τίποτα να μην χάνεται σε ένα γραφείο.
Τα εισερχόμενα χαρτιά και τα εισερχόμενα PDFs είναι εκεί όπου οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις χάνουν τον περισσότερο χρόνο και τα περισσότερα χρήματα. Ένας λογαριασμός προμηθευτή μένει κλειστός για δύο εβδομάδες και η έκπτωση έγκαιρης πληρωμής λήγει. Ένα γράμμα από την εφορία ανοίγεται από λάθος άτομο και δεν αναφέρεται ποτέ ξανά. Ένα δελτίο παράδοσης αρχειοθετείται κάπου που κανείς δεν κοιτάει. Τίποτα από αυτά δεν είναι πρόβλημα γνώσης — είναι πρόβλημα δρομολόγησης.
Το IDup λύνει τη δρομολόγηση. Ταχυδρομείο, σαρώσεις και συνημμένα email φτάνουν σε ένα ψηφιακό γραμματοκιβώτιο, διαβάζονται αυτόματα, ταξινομούνται κατά τύπο και αποστολέα, και προωθούνται στη σωστή θέση: ένα εισερχόμενο τιμολόγιο γίνεται καταχωρίσιμο έξοδο με προμηθευτή, ποσό και ΦΠΑ ήδη εξαγόμενα· ένα συμβόλαιο καταλήγει στο αρχείο του πελάτη· μια τραπεζική δήλωση πηγαίνει στη λογιστική. Βλέπετε όλα όσα έφτασαν, τι είναι και τι ακόμα χρειάζεται απόφαση — από οποιαδήποτε συσκευή, όπου κι αν βρίσκεστε.
Τα εισερχόμενα έγγραφα καταγράφονται αυτόματα — σκαναρισμένη αλληλογραφία, προωθημένα emails, PDFs και φωτογραφίες καταλήγουν όλα σε ένα μέρος. Ανοίγετε ένα εισερχόμενο αντί για έναν φυσικό δίσκο, τρία γραμματοκιβώτια και έναν κοινόχρηστο δίσκο.
Το AI αναγνωρίζει τι είναι κάθε έγγραφο και από ποιον προέρχεται, και το κατευθύνει στον σωστό πελάτη, έργο, υπάλληλο ή λογαριασμό — ώστε να φτάσει στο άτομο που πρέπει να δράσει αντί να περιμένει να το προσέξουν.
Μετατρέψτε ένα εισερχόμενο τιμολόγιο σε καταχωρημένο έξοδο με ένα βήμα. Ο προμηθευτής, το ποσό, το καθαρό, ο συντελεστής ΦΠΑ και η ημερομηνία λήξης έχουν ήδη εξαχθεί, και το αρχικό έγγραφο παραμένει συνημμένο στην καταχώρηση ως απόδειξη.
Όλα αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα, με δυνατότητα πλήρους αναζήτησης κειμένου και αδιάβλητα σε ασφαλείς διακομιστές παγκοσμίως. Χρόνια αργότερα μπορείτε να ανακτήσετε ένα γράμμα με τις λέξεις που είναι τυπωμένες μέσα του, όχι θυμούμενοι σε ποιον φάκελο το βάλατε.
Τα εισερχόμενα έγγραφα καταλήγουν στο ψηφιακό σας γραμματοκιβώτιο έτοιμα για δράση — χωρίς στοίβες για σκανάρισμα, χωρίς βραδιές ταξινόμησης, χωρίς στοίβα φακέλων που περιμένουν κάποιον να έχει ελεύθερη ώρα. Ό,τι φτάνει είναι ήδη αναγνώσιμο, ήδη ταξινομημένο και ήδη ορατό στους ανθρώπους που το χρειάζονται.
Αυτό αλλάζει τον ρυθμό της εβδομάδας. Αντί να επεξεργάζεστε την αλληλογραφία σε παρτίδες όταν γίνεται επείγουσα, την διαχειρίζεστε σε λεπτά καθώς φτάνει: εγκρίνετε, καταχωρείτε, προωθείτε ή αρχειοθετείτε. Ο δίσκος δεν γεμίζει ποτέ, γιατί δεν υπάρχει δίσκος.
Αφαιρεί επίσης την εξάρτηση από ένα μόνο άτομο. Όταν η αλληλογραφία είναι ψηφιακή και δρομολογείται από κανόνες αντί από όποιον ανοίγει τον φάκελο, μια διακοπές, μια ημέρα ασθένειας ή μια εβδομάδα εργασίας από το σπίτι παύει να είναι λόγος για μια χαμένη προθεσμία.
Ένα εισερχόμενο τιμολόγιο προμηθευτή γίνεται καταχωρημένο έξοδο με μερικά κλικ. Η AI έχει ήδη διαβάσει τον προμηθευτή, το ποσό, το ποσοστό ΦΠΑ και την ημερομηνία λήξης· εσείς επιβεβαιώνετε και καταχωρείται στον σωστό λογαριασμό με το έγγραφο επισυναπτόμενο.
Επειδή η ίδια πλατφόρμα κρατά τη λογιστική σας, η καταχώρηση δεν είναι αντίγραφο του εγγράφου — είναι συνδεδεμένη με αυτό. Η θέση ΦΠΑ σας ενημερώνεται, το πληρωτέο εμφανίζεται στα ανοιχτά σας θέματα, και η ημερομηνία λήξης εμφανίζεται στην προβολή μετρητών σας πριν γίνει πρόβλημα.
Οι όροι πληρωμής δεν είναι πλέον λαχείο. Βλέπετε τι οφείλεται πότε, ποιες εκπτώσεις αξίζει να εκμεταλλευτείτε και ποιες τιμολόγια αμφισβητούνται — αντί να τα ανακαλύψετε όλα από μια επιστολή υπενθύμισης τρεις εβδομάδες αργότερα.
Όλα αρχειοθετούνται, είναι αναζητήσιμα και συνδέονται με τη σωστή εγγραφή — τον πελάτη, τον προμηθευτή, το έργο ή τον υπάλληλο που αφορούν. Ένα έγγραφο δεν είναι ποτέ απλώς ένα αρχείο· έχει πάντα μια διεύθυνση.
Η αναζήτηση φτάνει μέσα σε σαρωμένες σελίδες, ώστε να μπορείτε να βρείτε ένα γράμμα με έναν αριθμό αναφοράς τυπωμένο πάνω του ή ένα συμβόλαιο με μια ρήτρα που περιέχει. Αυτό που κάποτε ήταν μια ώρα σε ένα αρχείο γίνεται πέντε δευτερόλεπτα σε ένα πλαίσιο αναζήτησης.
Και επειδή οι άδειες είναι λεπτομερείς, οι σωστοί άνθρωποι βλέπουν τη σωστή ανάρτηση. Τα οικονομικά έγγραφα φτάνουν στον λογιστή σας, οι επιστολές HR παραμένουν στο HR και η εμπιστευτική αλληλογραφία δεν βρίσκεται σε κοινόχρηστο inbox που μπορεί να διαβάσει το μισό της εταιρείας.
Το ακριβό μέρος της εισερχόμενης αλληλογραφίας σπάνια είναι το ίδιο το έγγραφο — είναι η προθεσμία που κρύβεται μέσα του. Ένας όρος πληρωμής, μια περίοδος ένστασης, μια ημερομηνία ανανέωσης, μια περίοδος ειδοποίησης. Αν το χάσετε, το κόστος είναι πραγματικό: μια χαμένη έκπτωση, μια καθυστερημένη χρέωση, ένα συμβόλαιο που ανανεώθηκε για άλλο ένα έτος.
Το IDup διαβάζει αυτές τις ημερομηνίες από τα έγγραφα και τις τοποθετεί εκεί που πραγματικά κοιτάτε: στο ημερολόγιό σας, στα ανοιχτά σας αντικείμενα και στην προβολή μετρητών σας. Αυτό που οφείλεται αυτή την εβδομάδα είναι ορατό αυτή την εβδομάδα, όχι όταν φτάνει η υπενθύμιση.
Οι αυτοματοποιημένες παρακολουθήσεις το προχωρούν περαιτέρω. Εγκρίσεις που δεν έχουν ενεργοποιηθεί παρακολουθούνται, επαναλαμβανόμενα τιμολόγια προμηθευτών αναγνωρίζονται κατά την άφιξη και οτιδήποτε ασυνήθιστο επισημαίνεται για ανθρώπινη παρέμβαση. Το αποτέλεσμα είναι ένα γραμματοκιβώτιο που διαχειρίζεται υποχρεώσεις αντί να τις αποθηκεύει απλώς.
Το ψηφιακό γραμματοκιβώτιο είναι ένα μέρος της IDup, όχι ολόκληρο το προϊόν — και δεν πληρώνετε επιπλέον για το υπόλοιπο. Η ίδια σύνδεση σας δίνει λογιστική με AI λήψη αποδείξεων, τιμολόγηση και online πληρωμές, υποβολή φόρων και ετήσιες καταστάσεις, οικονομικές αναφορές, ένα πλήρες CRM με leads, εκτιμήσεις, συμβόλαια και έργα, ένα helpdesk, μια πύλη πελατών, διαχείριση υπαλλήλων και μισθοδοσίας, δικαιώματα και πολυενοικιαζόμενους χώρους εργασίας.
Σας προσφέρει επίσης το σύγχρονο επίπεδο που τα περισσότερα εργαλεία εγγράφων απλά δεν έχουν: το IDup AI ως βοηθό σε όλη την πλατφόρμα, ένα AI chatbot για την ιστοσελίδα σας, αυτοματοποιημένες ροές εργασίας που εκτελούν επαναλαμβανόμενες εργασίες για εσάς, έναν πράκτορα κοινωνικών μέσων, καμπάνιες μάρκετινγκ και ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο που συγκεντρώνει WhatsApp, SMS, email και κοινωνικές συνομιλίες σε ένα μέρος.
Η πρακτική επίδραση είναι ότι μια εισερχόμενη επιστολή δεν είναι πλέον η αρχή μιας χειροκίνητης αλυσίδας. Γίνεται μια καταχώρηση, μια εργασία, μια πληρωμή και ένα αρχειοθετημένο έγγραφο με μία κίνηση — σε επιτραπέζιο υπολογιστή και στην εφαρμογή για κινητά, συμβατό με το GDPR, σε ασφαλείς διακομιστές παγκοσμίως, σε 27 γλώσσες, χωρίς απαιτούμενη προηγούμενη γνώση.
Sarah L.
Η μετάβαση σε αυτό το σύστημα Ψηφιακού Ταχυδρομείου ήταν καθοριστική για το απομακρυσμένο εργατικό μας δυναμικό. Μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε όλη την αλληλογραφία άμεσα από οπουδήποτε, κάτι που έχει ενισχύσει την ανταπόκρισή μας σημαντικά.
Rajiv P.
Η διαχείριση της αλληλογραφίας στα πέντε γραφεία μας ήταν εφιάλτης. Τώρα, όλα είναι κεντρικοποιημένα και ασφαλή. Η υποστήριξη πολλών χρηστών κάνει τη συνεργασία απρόσκοπτη.
Τζέσικα Μ.
Η δυνατότητα ανάθεσης αιτημάτων δράσης απευθείας σε στοιχεία αλληλογραφίας και η ενσωμάτωση με το CRM μας έχει απλοποιήσει τη ροή εργασίας μας όπως ποτέ άλλοτε. Δεν χάνουμε ποτέ ένα κρίσιμο έγγραφο.
Μιχαήλ Τ.
Η γνώση ότι όλη η σαρωμένη αλληλογραφία μας αποθηκεύεται με ασφάλεια με αυστηρούς ελέγχους πρόσβασης μας δίνει ηρεμία. Τα ίχνη ελέγχου είναι ένα εξαιρετικό μπόνους για σκοπούς συμμόρφωσης.
Το IDup ενοποιεί λογιστική, τιμολόγηση και πληρωμές, AI καταγραφή αποδείξεων, φορολογική δήλωση, ετήσιες καταστάσεις και οικονομικές αναφορές με ένα πλήρες CRM — leads, εκτιμήσεις και συμβόλαια, έργα, εισιτήρια, ημερολόγιο και πύλη πελατών. Πάνω από αυτά βρίσκεται το IDup AI, ένα AI chatbot, αυτοματισμοί και ένας πράκτορας κοινωνικών μέσων, ένα κοινόχρηστο inbox για WhatsApp, SMS, email και κοινωνικά δίκτυα, καμπάνιες μάρκετινγκ, διαχείριση υπαλλήλων και μισθοδοσίας, δικαιώματα, πολυενοικιαζόμενοι χώροι εργασίας, θησαυροφυλάκιο εγγράφων, πρόσβαση στο cloud και μια εφαρμογή για κινητά για iOS και Android.
Όλα λειτουργούν πίσω από μία σύνδεση, σε μία βάση δεδομένων, για μία τιμή — έτσι ώστε ένα εισερχόμενο γράμμα, η δαπάνη που γίνεται, ο προμηθευτής στον οποίο ανήκει και η πληρωμή που το εξοφλεί να είναι η ίδια εγγραφή αντί για τέσσερα αποσυνδεδεμένα εργαλεία.
Διάφοροι τρόποι, και μπορείτε να τους συνδυάσετε. Προωθήστε emails και συνημμένα στη διεύθυνση του γραμματοκιβωτίου σας, ανεβάστε PDF απευθείας, φωτογραφίστε χαρτί με την εφαρμογή για κινητά ή σαρώστε μια παρτίδα από έναν πολυλειτουργικό εκτυπωτή. Τα έγγραφα που παράγει το ίδιο το IDup — τιμολόγια, μισθοδοσίες, συμβόλαια — αρχειοθετούνται αυτόματα.
Όποια κι αν είναι η διαδρομή, το αποτέλεσμα είναι το ίδιο: το έγγραφο διαβάζεται, ταξινομείται, συνδέεται με τη σωστή εγγραφή και γίνεται αναζητήσιμο. Δεν χρειάζεται να αποφασίσετε εκ των προτέρων πού ανήκει κάτι· το σύστημα το προτείνει και εσείς το επιβεβαιώνετε.
Ναι. Το IDup εξάγει τον αποστολέα, τον τύπο εγγράφου, την ημερομηνία, τα ποσά, τους συντελεστές ΦΠΑ και τους αριθμούς αναφοράς από τιμολόγια, αποδείξεις, καταστάσεις και επιστολές — συμπεριλαμβανομένων των σκαναρισμένων εγγράφων, όχι μόνο των ψηφιακών PDFs.
Οτιδήποτε δεν είναι σίγουρο το AI επισημαίνεται αντί να μαντεύεται, ώστε να ελέγχετε μια σύντομη λίστα εξαιρέσεων αντί να ελέγχετε τα πάντα. Οι διορθώσεις διδάσκουν το σύστημα πώς φαίνονται οι επαναλαμβανόμενοι προμηθευτές σας, έτσι ώστε η λίστα εξαιρέσεων να γίνεται μικρότερη με την πάροδο του χρόνου αντί να μεγαλώνει.
Κατευθύνονται. Οι κανόνες αποφασίζουν ποιος βλέπει τι — τιμολόγια προμηθευτών στο άτομο που τα εγκρίνει, επιστολές HR στο HR, αλληλογραφία πελατών στον κάτοχο του λογαριασμού — και όλοι βλέπουν μόνο το μέρος τους.
Οι εγκρίσεις γίνονται μέσα στο IDup με πλήρη καταγραφή του ποιος ενέκρινε τι και πότε. Τίποτα δεν εξαρτάται από την προώθηση ενός email στο σωστό άτομο και τίποτα δεν μένει αναπάντητο επειδή το μόνο αντίγραφο ήταν στο inbox κάποιου άλλου.
Όχι. Το IDup είναι σχεδιασμένο ώστε να ξεκινήσετε αμέσως — δεν χρειάζεται υπόβαθρο λογιστικής ή IT. Η προώθηση ενός email ή η φωτογράφιση μιας επιστολής είναι όλη η καμπύλη εκμάθησης.
Η διεπαφή μιλά απλή γλώσσα αντί για ορολογία, και το IDup AI μπορεί να εξηγήσει οποιοδήποτε έγγραφο, αριθμό ή καταχώρηση σε μία πρόταση. Αν μπορείτε να ανοίξετε την αλληλογραφία σας, μπορείτε να διαχειριστείτε το ψηφιακό σας γραμματοκιβώτιο.
Ναι. Το IDup είναι συμβατό με το GDPR, φιλοξενείται σε ασφαλείς, συμβατούς με το GDPR διακομιστές παγκοσμίως, με κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και σε κατάσταση ηρεμίας. Εσείς αποφασίζετε ακριβώς ποιος στην ομάδα σας βλέπει τι μέσω λεπτομερών ρόλων και αδειών, και κάθε αλλαγή είναι ανιχνεύσιμη.
Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ένα αρχείο ανθεκτικό σε έλεγχο, έτσι ώστε τα αποδεικτικά στοιχεία πίσω από μια κράτηση να είναι ανακτήσιμα χρόνια αργότερα. Επειδή όλα βρίσκονται σε μία πλατφόρμα, τα ευαίσθητα δεδομένα σταματούν να ταξιδεύουν ως συνημμένα email μεταξύ ιδιωτικών γραμματοκιβωτίων.
Ναι — μέσω ενός ανοιχτού REST API, webhooks και έτοιμων ενσωματώσεων, ώστε το IDup να ενσωματώνεται στο σύστημα που ήδη χρησιμοποιείτε. Τα έγγραφα μπορούν να σπρωχτούν από μια υπηρεσία σάρωσης ή ένα σύστημα καταστήματος και να τραβηχτούν σε οποιαδήποτε διαδικασία καθοδικής ροής.
Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο φέρνει επίσης το WhatsApp, SMS, email και τα κοινωνικά σε ένα μέρος, έτσι ώστε το μήνυμα ενός πελάτη να καταλήγει δίπλα στο τιμολόγιο, το έργο ή το γράμμα που σχετίζεται αντί να βρίσκεται σε ξεχωριστό σιλό.
Λεπτά, όχι μήνες. Δημιουργήστε τον λογαριασμό σας, ορίστε τη διεύθυνση του ταχυδρομείου σας και ξεκινήστε να προωθείτε — δεν υπάρχει τίποτα να εγκαταστήσετε και κανένας διακομιστής να ρυθμίσετε.
Δεν χρειάζεται να ψηφιοποιήσετε πρώτα την ιστορία σας. Ξεκινήστε με την σημερινή αλληλογραφία, προσθέστε παλαιότερα έγγραφα όποτε σας βολεύει και από την πρώτη μέρα τίποτα νέο δεν καταλήγει ξανά σε στοίβα.
Πνευματικά δικαιώματα © 2026 - IDup. Όλα τα δικαιώματα διατηρούνται.
Χρησιμοποιούμε cookies
Χρησιμοποιούμε απαραίτητα cookies για τη λειτουργία αυτού του ιστότοπου. Με τη συγκατάθεσή σας, χρησιμοποιούμε επίσης το Google Analytics για να κατανοήσουμε πώς χρησιμοποιείται ο ιστότοπός μας. Μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή σας ανά πάσα στιγμή. Πολιτική Cookies · Πολιτική Απορρήτου
