Postisi, digitalisoitu. IDup’n digitaalinen postilaatikko tallentaa saapuvat asiakirjat, lukee ne, lajittelee ne ja ohjaa ne suoraan työnkulkuusi — joten mikään ei odota pinossa eikä mikään katoa pöydälle.
Saapuvat paperit ja PDF:t ovat paikka, jossa pienet yritykset menettävät eniten aikaa ja rahaa. Toimittajan lasku on avaamatta kaksi viikkoa ja ennakkomaksualennus vanhenee. Verotoimiston kirje avataan väärän henkilön toimesta eikä siitä koskaan mainita. Toimitusasiakirja arkistoidaan paikkaan, josta kukaan ei katso. Tämä ei ole tietämysongelma — se on reititysongelma.
IDup ratkaisee reitityksen. Posti, skannaukset ja sähköpostiliitteet saapuvat yhteen digitaaliseen postilaatikkoon, luetaan automaattisesti, luokitellaan tyypin ja lähettäjän mukaan ja ohjataan oikeaan paikkaan: saapuva lasku muuttuu kirjattavaksi kuluksi, josta on jo poimittu toimittaja, summa ja ALV; sopimus päätyy asiakkaan tiedostoon; tiliote menee kirjanpitoon. Näet kaiken saapuneen, mitä se on ja mikä vielä tarvitsee päätöksen — miltä tahansa laitteelta, missä tahansa oletkin.
Saapuvat asiakirjat tallennetaan automaattisesti — skannattu posti, välitetyt sähköpostit, PDF:t ja valokuvat päätyvät kaikki yhteen paikkaan. Avaat yhden postilaatikon fyysisen lokeron, kolmen postilaatikon ja jaetun aseman sijaan.
AI tunnistaa, mikä kukin asiakirja on ja keneltä se on, ja ohjaa sen oikealle asiakkaalle, projektille, työntekijälle tai tilille — jotta se saavuttaa henkilön, jonka on toimittava sen perusteella, sen sijaan että odottaisi huomatuksi tulemista.
Muuta saapuva lasku kirjatuksi kuluksi yhdellä askeleella. Toimittaja, summa, netto, ALV-kanta ja eräpäivä on jo poimittu, ja alkuperäinen asiakirja pysyy liitteenä todisteena.
Kaikki tallennetaan salattuna, täystekstihaettavana ja auditointivarmana turvallisille palvelimille ympäri maailmaa. Vuosien päästä voit hakea kirjeen sen sisällön perusteella, ei muistamalla mihin kansioon se meni.
Saapuvat asiakirjat päätyvät digitaaliseen postilaatikkoosi valmiina käsiteltäväksi — ei skannauspinoja, ei lajitteluöitä, ei kirjekuoripinoja odottamassa vapaata hetkeä. Saapuva on jo luettavissa, luokiteltu ja näkyvissä niille, jotka sitä tarvitsevat.
Se muuttaa viikon rytmiä. Sen sijaan, että käsittelisit postia erissä, kun siitä tulee kiireellistä, hoidat sen minuuteissa sen saapuessa: hyväksy, kirjaa, välitä tai arkistoi. Lokerot eivät kasaannu, koska lokeroita ei ole.
Se poistaa myös yhden henkilön riippuvuuden. Kun posti on digitaalista ja ohjataan sääntöjen mukaan eikä sen mukaan, kuka avaa kirjekuoren, loma, sairauspäivä tai etätyöviikko ei ole enää syy myöhästyneelle määräajalle.
Saapuvasta toimittajan laskusta tulee kirjattu kulu parilla klikkauksella. AI on jo lukenut toimittajan, summan, ALV-kannan ja eräpäivän; sinä vahvistat ja se kirjataan oikealle tilille asiakirjan liitteenä.
Koska sama alusta sisältää kirjanpitosi, merkintä ei ole dokumentin kopio — se on siihen liitetty. ALV-asemasi päivittyy, maksettava näkyy avoimissa asioissasi, ja eräpäivä näkyy kassavirrassasi ennen kuin siitä tulee ongelma.
Maksuehdot eivät ole enää arpapeliä. Näet, mikä on erääntynyt milloin, mitkä alennukset kannattaa vielä hyödyntää ja mitkä laskut ovat kiistanalaisia — sen sijaan, että saisit tietää kaiken vasta muistutuskirjeestä kolme viikkoa myöhemmin.
Kaikki on arkistoitu, haettavissa ja linkitetty oikeaan merkintään — asiakkaaseen, toimittajaan, projektiin tai työntekijään, jota se koskee. Dokumentti ei ole koskaan vain tiedosto; sillä on aina osoite.
Haku ulottuu skannattujen sivujen sisälle, joten voit löytää kirjeen siihen painetun viitenumeron perusteella tai sopimuksen sen sisältämän lausekkeen perusteella. Tunti arkistokaapissa muuttuu viideksi sekunniksi hakukentässä.
Ja koska käyttöoikeudet ovat yksityiskohtaisia, oikeat ihmiset näkevät oikean viestin. Taloudelliset asiakirjat tavoittavat kirjanpitäjäsi, HR-kirjeet pysyvät HR:n sisällä, ja luottamuksellinen kirjeenvaihto ei istu jaetussa postilaatikossa, jota puolet yrityksestä voi lukea.
Saapuvan postin kallis osa on harvoin itse dokumentti — se on sen sisällä piilevä määräaika. Maksuehto, vastustusaika, uusimispäivä, irtisanomisaika. Jos sen unohtaa, kustannukset ovat todellisia: menetetty alennus, myöhästymismaksu, sopimus, joka uusiutui vuodeksi.
IDup lukee päivämäärät dokumenteista ja asettaa ne sinne, missä oikeasti katsot: kalenteriisi, avoimiin kohteisiin ja kassavirranäkymääsi. Mitä on erääntynyt tällä viikolla, on näkyvissä tällä viikolla, ei silloin, kun muistutus saapuu.
Automaattiset seurannat vievät sen pidemmälle. Hyväksynnät, joihin kukaan ei ole reagoinut, saavat muistutuksen, toistuvat toimittajalaskut tunnistetaan saapuessaan, ja kaikki epätavallinen merkitään ihmiselle. Tuloksena on postilaatikko, joka hallitsee velvoitteita eikä vain säilytä niitä.
Digitaalinen postilaatikko on osa IDupia, ei koko tuote — etkä maksa ylimääräistä muusta. Sama kirjautuminen antaa sinulle kirjanpidon AI-kuittien tunnistuksella, laskutuksen ja verkkomaksut, verotuksen ja vuosiraportit, talousraportit, täydellisen CRM:n liideillä, tarjouksilla, sopimuksilla ja projekteilla, tukipalvelun, asiakasportaalin, työntekijä- ja palkkahallinnan, käyttöoikeudet ja monikäyttäjäympäristöt.
Se tarjoaa myös modernin kerroksen, jota useimmilta asiakirjatyökaluilta puuttuu: IDup AI avustajana koko alustalla, AI-chatbot verkkosivustollesi, automatisoidut työnkulut, jotka hoitavat toistuvat työt puolestasi, sosiaalisen median agentti, markkinointikampanjat ja jaettu postilaatikko, joka yhdistää WhatsAppin, SMS:n, sähköpostin ja sosiaaliset keskustelut yhteen paikkaan.
Käytännön vaikutus on, että saapuva kirje ei enää ole manuaalisen ketjun alku. Se muuttuu merkinnäksi, tehtäväksi, maksuksi ja arkistoiduksi asiakirjaksi yhdellä liikkeellä — työpöydällä ja mobiilisovelluksessa, GDPR-yhteensopivasti, turvallisilla palvelimilla maailmanlaajuisesti, 27 kielellä, ilman aiempaa tietoa.
Sarah L.
Siirtyminen tähän digitaaliseen postilaatikkojärjestelmään oli mullistavaa etätyövoimallemme. Pääsemme käsiksi kaikkeen postiin välittömästi mistä tahansa, mikä on parantanut reagointikykyämme valtavasti.
Rajiv P.
Postin hallinta viidessä toimistossamme oli logistinen painajainen. Nyt kaikki on keskitetty ja turvallista. Usean käyttäjän tuki tekee yhteistyöstä vaivatonta.
Jessica M.
Mahdollisuus osoittaa toimintapyyntöjä suoraan postikohteisiin ja integroida CRM:ään on virtaviivaistanut työnkulkuamme ennennäkemättömällä tavalla. Emme koskaan unohda kriittistä asiakirjaa.
Michael T.
Tietäen, että kaikki skannattu postimme on tallennettu turvallisesti tiukoin käyttöoikeuksin, antaa meille mielenrauhan. Tarkastusjäljet ovat loistava lisäys vaatimustenmukaisuuden kannalta.
IDup yhdistää kirjanpidon, laskutuksen ja maksut, AI-kuittien tallennuksen, veroilmoitukset, vuosikertomukset ja talousraportit täyteen CRM:ään — liidit, arviot ja sopimukset, projektit, tiketit, kalenterin ja asiakasportaalin. Tämän lisäksi on IDup AI, AI-chatbot, automaatio ja sosiaalisen median agentti, jaettu postilaatikko WhatsAppille, SMS:lle, sähköpostille ja sosiaaliselle medialle, markkinointikampanjat, työntekijöiden ja palkanlaskennan hallinta, käyttöoikeudet, monivuokralaisympäristöt, dokumenttivarasto, pilvipääsy ja mobiilisovellus iOS:lle ja Androidille.
Kaikki toimii yhden kirjautumisen takana, yhdellä tietokannalla, yhdellä hinnalla — joten saapuva kirje, siitä syntyvä kulu, toimittaja johon se kuuluu ja maksu joka sen kuittaa ovat sama tietue neljän erillisen työkalun sijaan.
Useita tapoja, ja voit yhdistellä niitä. Välitä sähköpostit ja liitteet postilaatikko-osoitteeseesi, lataa PDF-tiedostot suoraan, valokuvaa paperit mobiilisovelluksella tai skannaa erä monitoimitulostimella. IDupin itsensä tuottamat asiakirjat — laskut, palkkalaskelmat, sopimukset — arkistoidaan automaattisesti.
Mikä tahansa reitti, tulos on sama: asiakirja luetaan, luokitellaan, linkitetään oikeaan tietueeseen ja tehdään haettavaksi. Sinun ei tarvitse päättää etukäteen, mihin jokin kuuluu; järjestelmä ehdottaa ja sinä vahvistat.
Kyllä. IDup poimii lähettäjän, asiakirjatyypin, päivämäärän, summat, ALV-kannat ja viitenumerot laskuista, kuiteista, tiliotteista ja kirjeistä — mukaan lukien skannatut paperit, ei vain digitaaliset PDF:t.
Kaikki, mistä AI ei ole varma, merkitään epävarmaksi arvailun sijaan, joten tarkistat lyhyen poikkeuslistan kaiken tarkistamisen sijaan. Korjaukset opettavat järjestelmälle, miltä toistuvat toimittajasi näyttävät, joten poikkeuslista lyhenee ajan myötä pitenemisen sijaan.
Ne ohjataan. Säännöt päättävät, kuka näkee mitä — toimittajien laskut sille, joka ne hyväksyy, HR-kirjeet HR:lle, asiakaskirjeenvaihto tilin omistajalle — ja jokainen näkee vain oman osansa.
Hyväksynnät tapahtuvat IDupissa täydellisenä jälkenä siitä, kuka hyväksyi mitä ja milloin. Mikään ei riipu siitä, että sähköposti välitetään oikealle henkilölle, eikä mikään jää vastaamatta, koska ainoa kopio oli jonkun toisen postilaatikossa.
Ei. IDup on rakennettu niin, että voit aloittaa heti — et tarvitse kirjanpito- tai IT-taustaa. Sähköpostin edelleenlähetys tai kirjeen valokuvaaminen on koko oppimiskäyrä.
Käyttöliittymä puhuu selkokieltä jargonin sijaan, ja IDup AI voi selittää minkä tahansa asiakirjan, luvun tai merkinnän yhdellä lauseella. Jos osaat avata postisi, osaat käyttää digitaalista postilaatikkoasi.
Kyllä. IDup on GDPR-yhteensopiva, isännöity turvallisilla, GDPR-yhteensopivilla palvelimilla maailmanlaajuisesti, salauksella siirrossa ja levossa. Sinä päätät tarkasti, kuka tiimissäsi näkee mitäkin yksityiskohtaisten roolien ja käyttöoikeuksien avulla, ja jokainen muutos on jäljitettävissä.
Asiakirjat tallennetaan tarkastuskestävään arkistoon, joten varauksen taustalla oleva näyttö on saatavilla vuosienkin jälkeen. Koska kaikki on yhdessä alustassa, arkaluontoinen posti ei enää kulje sähköpostiliitteinä yksityisten postilaatikoiden välillä.
Kyllä — avoimen REST API:n, webhooksien ja valmiiden integraatioiden kautta, joten IDup sopii jo käytössä olevaan järjestelmäänne. Asiakirjat voidaan työntää skannauspalvelusta tai kauppajärjestelmästä ja vetää mihin tahansa jatkoprosessiin.
Jaettu postilaatikko tuo myös WhatsAppin, SMS:n, sähköpostin ja sosiaalisen median yhteen paikkaan, joten asiakkaan viesti päätyy laskun, projektin tai kirjeen viereen, johon se liittyy, sen sijaan että se olisi erillisessä siilossa.
Minuutteja, ei kuukausia. Luo tilisi, aseta postilaatikon osoitteesi ja aloita edelleenlähetys — ei ole mitään asennettavaa eikä palvelinta konfiguroitavana.
Sinun ei tarvitse ensin digitalisoida historiaasi. Aloita tämän päivän postista, lisää vanhempia asiakirjoja aina kun se sopii sinulle, ja ensimmäisestä päivästä lähtien mikään uusi ei enää päädy kasaan.
Tekijänoikeus © 2026 - IDup. Kaikki oikeudet pidätetään.
Käytämme evästeitä
Käytämme välttämättömiä evästeitä tämän verkkosivuston toimintaan. Suostumuksellasi käytämme myös Google Analyticsia ymmärtääksemme, miten verkkosivustoamme käytetään. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa. Evästekäytäntö · Tietosuojakäytäntö
