Rôles et autorisations

Définir les droits par personne semble flexible mais devient ingérable à partir du cinquième employé, car personne ne peut plus répondre à la question « qui peut voir les factures ? ».

Étape par étape

1. Ouvrir Sécurité / admin → Configuration → Rôles.
2. Créez un rôle pour chaque type de personne que vous avez — par exemple bureau, ventes, technicien, comptabilité.
3. Définissez les autorisations sur le rôle. La plupart des zones distinguent la visualisation, la création, la modification et la suppression, et beaucoup distinguent « tout » de « propre ».
4. Attribuez le rôle sur le dossier de chaque personne sous Central → Équipe.
5. Changer le rôle lorsque le poste change, plutôt que de modifier les droits d'une personne.

Trois principes à suivre

1. Commencez de manière restreinte. Ajouter un droit lorsqu'on le demande est facile ; découvrir que tout le monde peut supprimer des factures ne l'est pas.
2. Préférez « propre » à « tout » lorsque le travail est personnel — propres prospects, propres tâches, propre temps.
3. Révisez les rôles lorsque l'équipe change de forme, pas lorsque quelque chose ne va pas.

Double facteur en plus

Les rôles déterminent ce que quelqu'un peut faire une fois qu'il est à l'intérieur. Sécurité / admin → MFA décide à quel point vous êtes sûr que c'est eux — gestion MFA, rapports et paramètres. Voir Connectez-vous avec un code e-mail.

Le reste de la configuration

Sécurité / admin → Configuration contient également le personnel, les locataires, l'aide, les prospects, les finances, les types de contrat, les demandes de devis, les modules, les modèles d'e-mail, les champs personnalisés et le RGPD. Paramètres à côté se trouve la configuration à l'échelle de l'espace de travail.