De documentkluis

Een gedeelde schijf is opslag. Een documentgebied is opslag plus de informatie die elk bestand vindbaar maakt over twee jaar. IDup bewaart de bestanden in mappen en koppelt dezelfde map aan de klant, het project of de factuur waartoe het behoort.

Stap voor stap

1. Open Documentbeheer. Uw opslag wordt aangemaakt de eerste keer dat u het opent.
2. Klik Nieuwe map, of sleep bestanden naar de pagina om meerdere tegelijk te uploaden.
3. Gebruik Map van sjabloon voor een kant-en-klare structuur. Er bestaan drie sjablonen: Bouwproject, Huurder en Klant algemeen. U kunt uw eigen maken onder Beheer sjablonen.
4. Koppel de map aan een klant, project, factuur, prijsopgave, contract of lead onder Links. Dezelfde map verschijnt dan in dat record zonder een kopie.
5. Toevoegen Labels. Zoek op naam, label of de tekst in PDF's.

Versies

Upload een bestand met dezelfde naam naar dezelfde map en het wordt een nieuwe versie. De oude blijft beschikbaar. Gebruik Herstellen om terug te keren.

Wie wat ziet

• Onder Toegang een map is toegankelijk voor alle medewerkers met de documentrechten, of alleen voor geselecteerde medewerkers en rollen. Submappen erven dit.
• Aanvinken Zichtbaar voor klanten in het portaal om een map met een klant te delen. Ze kunnen alleen bekijken en downloaden.
• Bestanden die in een klantrecord staan, worden in de mappenstructuur als een link weergegeven. Ze worden niet gekopieerd.

PDF's automatisch opslaan

In Instellingen kunt u de PDF van een factuur of prijsopgave laten opslaan bij het versturen, en van een contract nadat het is ondertekend. Dit werkt alleen als de bijbehorende submap bestaat voor die klant of dat project. U kunt ook voor elk nieuw project een map laten aanmaken op basis van een sjabloon.

Delen en ondertekening

Klik Nieuw en dan Klassieke weergave voor delen, e-handtekening, de goedkeuringsworkflow en herinneringen.

Bestanden tellen mee voor de opslaglimiet van uw plan.

Gerelateerde gebieden

• Bestand beschermer — snelle opslag zonder de mappenstructuur.
• Spreadsheet online — spreadsheets bewerkt binnen de werkruimte.
• Documenten scannen en archiveren — fotografeer een document en laat het archiveren.