Documenten scannen en archiveren

Eén Scannen knop verwerkt bonnen, leveranciersfacturen, contracten, verzekeringspolissen, brieven en meer. U bevestigt één keer, en het wordt gearchiveerd.

Stap voor stap

1. Klik Maak foto of Kies bestand. Gebruik Pagina toevoegen voor een document met meerdere pagina's. Pagina's worden gecombineerd tot één PDF.
2. Klik Gedaan – gelezen. IDup leest de tekst.
3. Controleren Wat is het?. IDup stelt een type voor met een betrouwbaarheidswaarde: Ontvangstbewijs, Leveranciersfactuur, Contract, Verzekeringspolis, Overdrachtsprotocol, Brief / correspondentie, Looncertificaat of Overige. Als het niet zeker is, vraagt het u om te kiezen.
4. Controleer de details en Waar hoort dit bij?: klant, leverancier, eigendom, eenheid, huurcontract, project of contract.
5. Klik Bevestigen en indienen.

Waar het naartoe gaat

• Een bon wordt een uitgave met de bon als bijlage. Het telt mee voor uw bon-scans.
• Een leveranciersfactuur wordt geregistreerd als een openstaande rekening met de vervaldatum. Een Zwitserse QR-betalingsgedeelte wordt gelezen voor IBAN, referentie en bedrag.
• Een contract wordt een contract met het bestand. Vink Al ondertekend als dat zo is.
• Alles wat overblijft gaat naar de documentopslag, en naar de huur of eigendom als u er een heeft gekozen.
• Een datum zoals Geldig tot maakt een herinnering aan.

Waarschuwingen en controles

IDup waarschuwt als hetzelfde bestand eerder is gescand, of als een factuur met dezelfde referentie of bedrag waarschijnlijk al is geregistreerd. Scans waarover het onzeker is, wachten onder Om te controleren. De tabbladen Ingediend en Verwijderd toon de rest, en u kunt de tekst van alle scans doorzoeken.

Limieten

Een scan kan maximaal 40 pagina's en 60 MB bevatten. Toegestaan zijn JPG, PNG, WEBP, GIF en PDF. Een PDF kan niet worden gemengd met andere pagina's.

Het origineel wordt 10 jaar ongewijzigd bewaard. Een weggegooide scan blijft opgeslagen.

Voor bonnen, zie ook Wijs een ontvangstbewijs toe aan een klant of project.