Thư của bạn, được số hóa. Hộp thư kỹ thuật số của IDup nắm bắt tài liệu đến, đọc chúng, sắp xếp và chuyển chúng thẳng vào quy trình làm việc của bạn — để không có gì chờ đợi trong một đống và không có gì bị mất trên bàn.
Giấy tờ và PDF đến là nơi mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ mất nhiều thời gian và tiền bạc nhất. Một hóa đơn nhà cung cấp nằm chưa mở trong hai tuần và chiết khấu thanh toán sớm hết hạn. Một lá thư từ cơ quan thuế được mở bởi người không đúng và không bao giờ được nhắc đến nữa. Một phiếu giao hàng được lưu trữ ở nơi không ai tìm. Đó không phải là vấn đề kiến thức — đó là vấn đề định tuyến.
IDup giải quyết việc định tuyến. Bưu điện, quét và tệp đính kèm email đến trong một hộp thư kỹ thuật số, được đọc tự động, phân loại theo loại và người gửi, và đẩy đến đúng chỗ: một hóa đơn đến trở thành một chi phí có thể đặt chỗ với nhà cung cấp, số tiền và VAT đã được trích xuất; một hợp đồng hạ cánh trong tệp của khách hàng; một bản sao kê ngân hàng đi đến kế toán. Bạn thấy mọi thứ đã đến, nó là gì và những gì vẫn cần quyết định — từ bất kỳ thiết bị nào, bất cứ nơi nào bạn ở.
Tài liệu đến được ghi nhận tự động — thư đã quét, email chuyển tiếp, PDF và ảnh đều tập trung về một nơi. Bạn mở một hộp thư đến thay vì một khay vật lý, ba hộp thư và một ổ đĩa chia sẻ.
AI nhận ra mỗi tài liệu là gì và từ ai, sau đó chuyển nó đến đúng khách hàng, dự án, nhân viên hoặc tài khoản — để nó đến được người cần hành động thay vì chờ được chú ý.
Chuyển hóa hóa đơn đến thành chi phí đã ghi sổ chỉ trong một bước. Nhà cung cấp, số tiền, giá trị ròng, tỷ lệ VAT và ngày đáo hạn đã được trích xuất, và tài liệu gốc vẫn được đính kèm vào mục nhập làm bằng chứng.
Mọi thứ được lưu trữ mã hóa, có thể tìm kiếm toàn văn và không thể sửa đổi trên các máy chủ bảo mật toàn cầu. Nhiều năm sau, bạn có thể tìm lại một lá thư bằng những từ in bên trong nó, không cần nhớ thư mục nào đã chứa nó.
Tài liệu đến nằm trong hộp thư số của bạn sẵn sàng để xử lý — không cần quét đống giấy tờ, không cần sắp xếp buổi tối, không cần chồng phong bì chờ ai đó rảnh rỗi. Những gì đến đã có thể đọc, đã được phân loại và đã hiển thị cho những người cần.
Điều đó thay đổi nhịp điệu của tuần. Thay vì xử lý thư từ theo lô khi nó trở nên cấp bách, bạn xử lý nó trong vài phút khi nó đến: phê duyệt, đặt chỗ, chuyển tiếp hoặc lưu trữ. Khay không bao giờ chất đống, vì không có khay.
Nó cũng loại bỏ sự phụ thuộc vào một người duy nhất. Khi thư từ là kỹ thuật số và được định tuyến theo quy tắc thay vì ai mở phong bì, một kỳ nghỉ, một ngày ốm hoặc một tuần làm việc tại nhà không còn là lý do cho một hạn chót bị bỏ lỡ.
Một hóa đơn nhà cung cấp đến trở thành một chi phí đã ghi sổ chỉ với vài cú nhấp chuột. AI đã đọc nhà cung cấp, số tiền, tỷ lệ VAT và ngày đến hạn; bạn xác nhận và nó được đăng vào tài khoản chính xác với tài liệu đính kèm.
Vì cùng một nền tảng giữ kế toán của bạn, mục nhập không phải là bản sao của tài liệu — nó được kết nối với nó. Vị trí VAT của bạn cập nhật, khoản phải trả xuất hiện trong các mục mở của bạn, và ngày đến hạn hiển thị trong chế độ xem tiền mặt của bạn trước khi nó trở thành vấn đề.
Điều khoản thanh toán không còn là trò chơi may rủi. Bạn thấy rõ khi nào đến hạn, những chiết khấu nào còn đáng để tận dụng, và hóa đơn nào đang bị tranh chấp — thay vì phát hiện tất cả từ một lá thư nhắc nhở ba tuần sau đó.
Mọi thứ đều được lưu trữ, có thể tìm kiếm và liên kết với hồ sơ đúng — khách hàng, nhà cung cấp, dự án hoặc nhân viên mà nó liên quan. Một tài liệu không bao giờ chỉ là một tệp; nó luôn có một địa chỉ.
Tìm kiếm đi sâu vào các trang đã quét, vì vậy bạn có thể tìm một lá thư bằng số tham chiếu in trên đó hoặc một hợp đồng bằng điều khoản nó chứa. Những gì từng mất một giờ trong tủ hồ sơ giờ chỉ mất năm giây trong hộp tìm kiếm.
Và bởi vì quyền truy cập là chi tiết, những người phù hợp sẽ thấy bài đăng phù hợp. Tài liệu tài chính đến tay kế toán của bạn, thư HR ở lại trong HR, và thư từ bí mật không nằm trong hộp thư chung mà nửa công ty có thể đọc.
Phần đắt đỏ của thư đến hiếm khi là tài liệu tự nó — đó là thời hạn ẩn bên trong nó. Một điều khoản thanh toán, một thời hạn phản đối, một ngày gia hạn, một thời hạn thông báo. Bỏ lỡ nó và chi phí là thực: một chiết khấu bị mất, một phí trễ hạn, một hợp đồng được gia hạn thêm một năm.
IDup đọc những ngày đó từ tài liệu và đặt chúng nơi bạn thực sự nhìn: trong lịch của bạn, trong các mục mở và trong chế độ xem tiền mặt của bạn. Những gì đến hạn trong tuần này sẽ hiển thị trong tuần này, không phải khi nhắc nhở đến.
Theo dõi tự động tiến xa hơn. Các phê duyệt mà không ai thực hiện sẽ được theo dõi, hóa đơn nhà cung cấp định kỳ được nhận diện khi đến, và bất kỳ điều gì bất thường sẽ được đánh dấu cho con người. Kết quả là một hộp thư quản lý nghĩa vụ thay vì chỉ lưu trữ chúng.
Hộp thư số là một phần của IDup, không phải toàn bộ sản phẩm — và bạn không phải trả thêm cho phần còn lại. Cùng một đăng nhập cung cấp cho bạn kế toán với nhận dạng hóa đơn AI, lập hóa đơn và thanh toán trực tuyến, nộp thuế và báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo tài chính, một CRM hoàn chỉnh với khách hàng tiềm năng, ước tính, hợp đồng và dự án, một bàn trợ giúp, một cổng thông tin khách hàng, quản lý nhân viên và bảng lương, quyền hạn và không gian làm việc đa người thuê.
Nó cũng cung cấp cho bạn lớp hiện đại mà hầu hết các công cụ tài liệu đơn giản không có: IDup AI như một trợ lý trên toàn bộ nền tảng, một chatbot AI cho trang web của bạn, quy trình tự động hóa chạy công việc định kỳ cho bạn, một đại lý truyền thông xã hội, các chiến dịch tiếp thị và một hộp thư chung mang WhatsApp, SMS, email và các cuộc trò chuyện xã hội vào một nơi.
Hiệu ứng thực tế là một lá thư đến không còn là khởi đầu của một chuỗi thủ công. Nó trở thành một mục nhập, một nhiệm vụ, một khoản thanh toán và một tài liệu lưu trữ trong một động tác — trên máy tính để bàn và trong ứng dụng di động, tuân thủ GDPR, trên các máy chủ an toàn toàn cầu, bằng 27 ngôn ngữ, không cần kiến thức trước.
Sarah L.
Chuyển sang Hệ thống Hộp Thư Kỹ Thuật Số này đã thay đổi cuộc chơi cho lực lượng lao động từ xa của chúng tôi. Chúng tôi có thể truy cập tất cả thư ngay lập tức từ bất kỳ đâu, điều này đã tăng cường đáng kể khả năng phản hồi của chúng tôi.
Rajiv P.
Quản lý thư từ qua năm văn phòng của chúng tôi từng là một cơn ác mộng về hậu cần. Giờ đây, mọi thứ đều được tập trung và an toàn. Hỗ trợ nhiều người dùng làm cho việc cộng tác trở nên dễ dàng.
Jessica M.
Khả năng gán yêu cầu hành động trực tiếp trên các mục thư và tích hợp với CRM của chúng tôi đã tối ưu hóa quy trình làm việc của chúng tôi như chưa bao giờ có trước đây. Chúng tôi không bao giờ bỏ lỡ một tài liệu quan trọng.
Michael T.
Biết rằng tất cả thư đã quét của chúng tôi được lưu trữ an toàn với các kiểm soát truy cập nghiêm ngặt mang lại cho chúng tôi sự yên tâm. Các dấu vết kiểm toán là một điểm cộng lớn cho mục đích tuân thủ.
IDup hợp nhất kế toán, lập hóa đơn và thanh toán, chụp hóa đơn bằng AI, khai thuế, báo cáo hàng năm và báo cáo tài chính với một CRM đầy đủ — khách hàng tiềm năng, ước tính và hợp đồng, dự án, vé, lịch và cổng thông tin khách hàng. Trên đó là IDup AI, một chatbot AI, tự động hóa và một đại lý truyền thông xã hội, một hộp thư chung cho WhatsApp, SMS, email và xã hội, chiến dịch tiếp thị, quản lý nhân viên và bảng lương, quyền hạn, không gian làm việc đa người thuê, một kho tài liệu, truy cập đám mây và một ứng dụng di động cho iOS và Android.
Tất cả đều chạy sau một lần đăng nhập, trên một cơ sở dữ liệu, với một mức giá — vì vậy một lá thư đến, chi phí mà nó trở thành, nhà cung cấp mà nó thuộc về và khoản thanh toán mà nó giải quyết đều là cùng một bản ghi thay vì bốn công cụ rời rạc.
Nhiều cách, và bạn có thể kết hợp chúng. Chuyển tiếp email và tệp đính kèm đến địa chỉ hộp thư của bạn, tải lên PDF trực tiếp, chụp ảnh giấy bằng ứng dụng di động, hoặc quét một lô từ máy in đa chức năng. Tài liệu IDup tự sản xuất — hóa đơn, phiếu lương, hợp đồng — được lưu trữ tự động.
Dù là lộ trình nào, kết quả vẫn như nhau: tài liệu được đọc, phân loại, liên kết với hồ sơ đúng và có thể tìm kiếm. Bạn không cần phải quyết định trước nơi nào thuộc về; hệ thống đề xuất và bạn xác nhận.
Có. IDup trích xuất người gửi, loại tài liệu, ngày, số tiền, mức thuế VAT và số tham chiếu từ hóa đơn, biên lai, báo cáo và thư — bao gồm cả giấy quét, không chỉ PDF kỹ thuật số.
Bất kỳ điều gì AI không chắc chắn đều được đánh dấu thay vì đoán, vì vậy bạn xem xét một danh sách ngắn các ngoại lệ thay vì kiểm tra mọi thứ. Các chỉnh sửa dạy hệ thống cách nhận diện nhà cung cấp định kỳ của bạn, vì vậy danh sách ngoại lệ sẽ ngắn hơn theo thời gian thay vì dài hơn.
Chúng được định tuyến. Quy tắc quyết định ai thấy gì — hóa đơn nhà cung cấp cho người phê duyệt chúng, thư HR cho HR, thư từ khách hàng cho chủ tài khoản — và mọi người chỉ thấy phần của họ.
Phê duyệt diễn ra trong IDup với đầy đủ dấu vết ai đã phê duyệt cái gì và khi nào. Không có gì phụ thuộc vào việc một email được chuyển tiếp đến đúng người, và không có gì bị bỏ qua vì bản sao duy nhất nằm trong hộp thư của người khác.
Không. IDup được xây dựng để bạn có thể bắt đầu ngay — không cần nền tảng kế toán hay IT. Chuyển tiếp email hoặc chụp ảnh một lá thư là toàn bộ quá trình học.
Giao diện sử dụng ngôn ngữ đơn giản thay vì thuật ngữ, và IDup AI có thể giải thích bất kỳ tài liệu, con số hay mục nhập nào trong một câu. Nếu bạn có thể mở thư của mình, bạn có thể quản lý hộp thư số của mình.
Có. IDup tuân thủ GDPR, được lưu trữ trên các máy chủ an toàn, tuân thủ GDPR trên toàn thế giới, với mã hóa trong quá trình truyền và lưu trữ. Bạn quyết định chính xác ai trong nhóm của mình thấy gì thông qua vai trò và quyền hạn chi tiết, và mọi thay đổi đều có thể truy xuất.
Tài liệu được lưu trữ trong kho lưu trữ chống kiểm toán, vì vậy bằng chứng đằng sau một giao dịch có thể truy xuất sau nhiều năm. Vì mọi thứ nằm trong một nền tảng, thư nhạy cảm không còn di chuyển dưới dạng tệp đính kèm email giữa các hộp thư riêng.
Có — thông qua một REST API mở, webhooks và tích hợp sẵn, để IDup phù hợp với hệ thống bạn đã chạy. Tài liệu có thể được đẩy vào từ dịch vụ quét hoặc hệ thống cửa hàng và kéo ra vào bất kỳ quy trình hạ nguồn nào.
Hộp thư chung cũng đưa WhatsApp, SMS, email và mạng xã hội vào một nơi, vì vậy tin nhắn của khách hàng kết thúc bên cạnh hóa đơn, dự án hoặc thư liên quan thay vì trong một silo riêng biệt.
Vài phút, không phải vài tháng. Tạo tài khoản của bạn, thiết lập địa chỉ hộp thư và bắt đầu chuyển tiếp — không có gì để cài đặt và không cần cấu hình máy chủ.
Bạn không cần số hóa lịch sử của mình trước. Bắt đầu với bài đăng hôm nay’s, thêm tài liệu cũ hơn bất cứ khi nào phù hợp với bạn, và từ ngày đầu tiên không có gì mới kết thúc trong một đống nữa.
Bản quyền © 2026 - IDup. Bảo lưu mọi quyền.
Chúng tôi sử dụng cookie
Chúng tôi sử dụng cookie cần thiết để chạy trang web này. Với sự đồng ý của bạn, chúng tôi cũng sử dụng Google Analytics để hiểu cách trang web của chúng tôi được sử dụng. Bạn có thể thay đổi lựa chọn của mình bất cứ lúc nào. Chính sách Cookie · Chính sách Quyền riêng tư
