La bóveda de documentos
Un lugar para los archivos de la empresa, con carpetas, plantillas, etiquetas y enlaces a clientes y proyectos.
Un disco compartido es almacenamiento. Un área de documentos es almacenamiento más la información que hace que cada archivo sea localizable en dos años. IDup mantiene los archivos en carpetas y vincula la misma carpeta al cliente, al proyecto o a la factura a la que pertenece.
Paso a paso
- Abrir Gestión de documentos. Su almacenamiento se crea la primera vez que lo abre.
- Haga clic Nueva carpeta, o arrastre archivos a la página para subir varios a la vez.
- Usar Carpeta desde plantilla para una estructura lista. Existen tres plantillas: Proyecto de construcción, Inquilino y General del cliente. Puede crear el suyo propio en Gestionar plantillas.
- Vincule la carpeta a un cliente, proyecto, factura, presupuesto, contrato o cliente potencial en Enlaces. La misma carpeta aparece entonces en ese registro sin una copia.
- Añadir Etiquetas. Busque por nombre, etiqueta o el texto dentro de los PDFs.
Versiones
Suba un archivo con el mismo nombre a la misma carpeta y se convertirá en una nueva versión. La anterior seguirá disponible. Use Restaurar para volver.
Quién ve qué
- Debajo de Acceso una carpeta está abierta a todo el personal con permiso para documentos, o solo a personal y roles seleccionados. Las subcarpetas heredan esto.
- Marcar Visible para los clientes en el portal para compartir una carpeta con un cliente. Solo pueden ver y descargar.
- Los archivos que se encuentran en un registro de cliente aparecen en el árbol de carpetas como un enlace. No se copian.
Guardar PDFs automáticamente
En Configuraciones usted puede guardar el PDF de una factura o un presupuesto cuando lo envía, y un contrato después de que se firma. Esto solo funciona si existe la subcarpeta correspondiente para ese cliente o proyecto. También puede tener una carpeta creada a partir de una plantilla para cada nuevo proyecto.
Compartir y firma
Haga clic Nuevo y luego Vista clásica para compartir, firma electrónica, el flujo de aprobación y recordatorios.
Los archivos cuentan para el límite de almacenamiento de su plan.
Áreas relacionadas
- Guardado de archivos — almacenamiento rápido sin la estructura de carpetas.
- Hoja de cálculo en línea — hojas de cálculo editadas dentro del espacio de trabajo.
- Escanear y archivar documentos — fotografiar un documento y archivarlo.
Nada se rastrea — los botones solo abren un mensaje para que pueda decirnos qué faltaba.
