Escanear y archivar documentos

Uno Escanear el botón maneja recibos, facturas de proveedores, contratos, pólizas de seguro, cartas y más. Usted confirma una vez, y se archiva.

Paso a paso

1. Haga clic Tomar foto o Elegir archivo. Use Añadir página para un documento de varias páginas. Las páginas se combinan en un solo PDF.
2. Haga clic Hecho – leído. IDup lee el texto.
3. Verificar ¿Qué es?. IDup sugiere un tipo con un valor de confianza: Recibo, Factura del proveedor, Contrato, Póliza de seguro, Protocolo de entrega, Carta / correspondencia, Certificado de salario o Otro. Si no está seguro, le pide que elija.
4. Verificar los detalles y ¿A qué pertenece esto?: cliente, proveedor, propiedad, unidad, arrendamiento, proyecto o contrato.
5. Haga clic Confirmar y archivar.

Donde va

• Un recibo se convierte en un gasto con el recibo adjunto. Cuenta contra sus escaneos de recibos.
• Una factura de proveedor se registra como una factura abierta con su fecha de vencimiento. Se lee una parte de pago QR suiza para IBAN, referencia y monto.
• Un contrato se convierte en contrato con el archivo. Marque Ya firmado si lo es.
• Todo lo demás va al almacenamiento de documentos, y a la unidad o propiedad si eligió una.
• Una fecha como Válido hasta crea un recordatorio.

Advertencias y comprobaciones

IDup advierte si el mismo archivo fue escaneado antes, o si una factura con la misma referencia o importe probablemente ya está registrada. Las escaneadas sobre las que no está seguro esperan bajo Para verificar. Las pestañas Archivado y Descartado muestra el resto, y puede buscar el texto de todos los escaneos.

Límites

Un escaneo puede tener hasta 40 páginas y 60 MB. Se permiten JPG, PNG, WEBP, GIF y PDF. Un PDF no puede mezclarse con otras páginas.

El original se mantiene sin cambios durante 10 años. Un escaneo descartado permanece almacenado.

Para recibos, vea también Asignar un recibo a un cliente o proyecto.