O cofre de documentos
Um lugar para os arquivos da empresa, com pastas, modelos, etiquetas e links para clientes e projetos.
Um drive compartilhado é armazenamento. Uma área de documentos é armazenamento mais a informação que torna cada arquivo encontrável em dois anos. O IDup mantém os arquivos em pastas e vincula a mesma pasta ao cliente, ao projeto ou à fatura a que pertence.
Passo a passo
- Abrir Gestão de documentos. Seu armazenamento é criado na primeira vez que você o abre.
- Clique Nova pasta, ou arraste arquivos para a página para fazer upload de vários de uma vez.
- Usar Pasta a partir de modelo para uma estrutura pronta. Existem três modelos: Projeto de construção, Inquilino e Cliente geral. Você pode criar o seu próprio em Gerenciar modelos.
- Vincule a pasta a um cliente, projeto, fatura, orçamento, contrato ou lead em Links. A mesma pasta aparece então nesse registro sem uma cópia.
- Adicionar Rótulos. Pesquise por nome, etiqueta ou o texto dentro de PDFs.
Versões
Carregue um arquivo com o mesmo nome na mesma pasta e ele se tornará uma nova versão. A antiga permanece disponível. Use Restaurar para voltar.
Quem vê o quê
- Sob Acesso uma pasta está aberta para toda a equipe com permissão para documentos, ou apenas para funcionários e funções selecionadas. Subpastas herdam isso.
- Marcar Visível para clientes no portal para compartilhar uma pasta com um cliente. Eles podem apenas visualizar e baixar.
- Arquivos que estão em um registro de cliente aparecem na árvore de pastas como um link. Eles não são copiados.
Salvar PDFs automaticamente
Em Configurações você pode salvar o PDF de uma fatura ou de um orçamento ao enviá-lo, e o de um contrato depois de assinado. Isso só funciona se a subpasta correspondente existir para aquele cliente ou projeto. Você também pode criar uma pasta a partir de um modelo para cada novo projeto.
Compartilhamento e assinatura
Clique Novo e então Visualização clássica para compartilhamento, assinatura eletrônica, fluxo de aprovação e lembretes.
Os arquivos contam para o limite de armazenamento do seu plano.
Áreas relacionadas
- Salvador de arquivos — armazenamento rápido sem a estrutura de pastas.
- Planilha online — planilhas editadas dentro do espaço de trabalho.
- Digitalizar e arquivar documentos — fotografe um documento e arquive-o.
Nada é rastreado — os botões apenas abrem uma mensagem para que você possa nos dizer o que estava faltando.
